El inventario cíclico cuenta un poco cada día: y así el stock del programa se parece al real todo el año.

¿Qué es el inventario cíclico?

El inventario cíclico (o recuento cíclico) es contar una parte del stock de forma continua a lo largo del año, en lugar de contarlo todo de una vez. Cada día o cada semana se cuentan unas cuantas referencias o ubicaciones, de modo que al cabo de un ciclo se ha contado todo, y lo que más importa, varias veces. La documentación de Business Central lo describe como la forma de contar algunos productos con más frecuencia que otros, por ejemplo por su valor o porque se venden más.

No sustituye al control de stock, lo corrige. Cada recuento compara lo que dice el programa con lo que hay en la estantería, registra la diferencia y, sobre todo, deja ver por qué se descuadra: una referencia que siempre sale corta apunta a un problema de entrada, de picking o de merma que el inventario anual tapa con un ajuste.

Inventario cíclico frente a inventario anual.

Los dos responden a preguntas distintas. El anual da una foto completa en una fecha, que es lo que se necesita para el cierre del ejercicio. El cíclico mantiene el stock fiable todos los días, que es lo que se necesita para reponer bien. Muchas empresas hacen los dos, y con un cíclico bien llevado el anual se vuelve más corto, porque hay poco que corregir.

• Cuándo: el anual, una o dos veces al año en una fecha fija; el cíclico, todas las semanas.
• Qué para: el anual suele parar el almacén o la tienda; el cíclico se hace con el almacén abierto, en ratos de poca actividad.
• Quién cuenta: el anual, mucha gente a la vez, a veces sin experiencia; el cíclico, pocas personas que conocen el producto.
• Qué detecta: el anual, la diferencia acumulada de un año; el cíclico, la diferencia de unas semanas, cuando todavía se puede saber qué pasó.
• Qué arregla: el anual, el balance; el cíclico, también los pedidos, porque el programa repone con un stock que se parece al real.

¿Qué pide la ley sobre el inventario?

El Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada que permita elaborar periódicamente balances e inventarios, y a llevar como mínimo un libro de Inventarios y Cuentas anuales y un libro Diario (artículo 25). El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado y recoge, al menos trimestralmente, los balances de comprobación, además del inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (artículo 28). Al cierre, el empresario formula las cuentas anuales (artículo 34), y los libros y justificantes se conservan seis años desde el último asiento (artículo 30).

La ley pide el inventario de cierre, no dice cómo se cuenta. Si un recuento cíclico bien documentado es suficiente para respaldar las existencias del cierre, o hace falta además un recuento completo, lo decide tu asesor o tu auditor según tu caso. Lo que sí está claro es que un inventario cíclico con fechas, cantidades contadas y ajustes registrados es mejor respaldo que un recuento anual hecho deprisa en un día.

Cómo planificarlo con el método ABC.

La regla de planificación más usada es contar cada producto con una frecuencia que dependa de lo que pesa. Se ordena el catálogo con un análisis ABC, por valor de consumo o por número de movimientos, y se asigna una frecuencia a cada grupo. Lo que más se mueve y más vale se cuenta más, porque es donde más errores se generan y donde más cuestan.

Un ejemplo: un almacén con 2.000 referencias. Las 200 del grupo A se cuentan una vez al mes, 2.400 recuentos al año. Las 500 del grupo B, una vez al trimestre, 2.000 recuentos. Las 1.300 del grupo C, una vez al año, 1.300 recuentos. En total, 5.700 recuentos, que repartidos en unos 240 días laborables son unas 24 referencias al día. Una persona cuenta eso en un rato cada mañana, sin parar el almacén.

Las frecuencias se ajustan con la experiencia. Si las referencias del grupo B casi nunca se descuadran, se espacian; si una familia del grupo C aparece siempre con diferencias (producto pequeño, caro o fácil de confundir), se sube de grupo para el recuento aunque no lo esté para las compras.

• Grupo A: cada mes, o cada semana si hay mucho movimiento o mucho valor.
• Grupo B: cada trimestre.
• Grupo C: una o dos veces al año.
• Además, fuera de calendario: lo que tiene stock cero o negativo en el programa, lo que ha dado diferencia en el último recuento y lo que va a entrar en un pedido grande.

Recuentos que se disparan solos.

Además del calendario, hay situaciones que justifican contar en el momento. Un producto con stock negativo en el programa es un error seguro. Un producto que el programa dice que tiene stock pero lleva semanas sin venderse en un sitio donde se vendía bien suele ser un stock fantasma: el programa cree que hay y en la estantería no queda nada, así que nadie lo pide.

También conviene contar cuando la estantería está casi vacía, porque contar cinco unidades lleva segundos y es cuando el error más pesa: una diferencia de tres unidades en un stock de cinco cambia el pedido. Y antes de un pedido grande o de una devolución al proveedor, para no pedir sobre un dato que no es.

Cómo hacer un recuento que sirva.

Un recuento mal hecho es peor que ninguno, porque corrige el programa con un dato malo. Hay cuatro prácticas que separan un recuento útil de uno que añade ruido, y todas cuestan poco.

• Contar a ciegas: quien cuenta no ve la cantidad que dice el programa, para que no la «confirme».
• Contar todas las ubicaciones de la referencia: Business Central avisa de que si se eliminan ubicaciones del recuento, el resultado será incorrecto al registrarlo.
• Congelar o anotar los movimientos durante el recuento: lo que se vende o entra mientras se cuenta tiene que quedar claro.
• Registrar el ajuste con su fecha y su motivo (rotura, error de entrada, error de picking, merma), no como una corrección sin explicar.
• Recontar las diferencias grandes antes de ajustar, con otra persona.

Cómo medir si el stock es fiable.

Dos cifras bastan. La primera es la exactitud por líneas: de las referencias contadas en un mes, qué porcentaje coincidía con el programa (con la tolerancia que tenga sentido, por ejemplo una unidad en tornillería a granel). La segunda es el valor de los ajustes: la suma, en valor absoluto, de lo que se ha corregido, a coste. La primera dice cuántas veces falla el dato; la segunda, cuánto cuesta que falle.

Medidas por familia, por ubicación o por tienda, estas cifras apuntan a dónde está el problema. Una tienda con mucha más diferencia que las demás, una familia que siempre sale corta o un turno con más errores de picking son cosas que el inventario anual no enseña.

Cómo lo traen Business Central y Odoo.

Business Central tiene periodos de recuento de inventario físico: se definen (mensual, trimestral, anual o los que hagan falta), se asigna uno a cada producto en su ficha y la acción «Calcular periodo recuento» del diario de inventario físico genera la lista de lo que toca contar. Después se introducen las cantidades contadas y se registra el ajuste.

Odoo organiza el recuento cíclico por ubicación: cada ubicación tiene una frecuencia de inventario en días y, tras el primer recuento, Odoo calcula la siguiente fecha. Además tiene un día de inventario anual, el 31 de diciembre por defecto, que se puede adelantar. Su documentación recomienda hacer un recuento completo una vez al año. En los dos programas, la planificación ABC se hace eligiendo la frecuencia de cada producto o ubicación según su grupo.

Por qué el inventario cíclico importa para reponer.

Cualquier cálculo de reposición, sea un mínimo fijo o una previsión con IA, parte del stock que dice el programa. Si ese stock no es el real, el pedido sale mal aunque la previsión acierte: se pide de más lo que el programa da por agotado y sigue en la estantería, y no se pide lo que el programa cree que hay y ya no queda. Un recuento cíclico es la forma barata de que el cálculo trabaje sobre datos ciertos.

Un programa de control de stock con IA también ayuda al revés: señala qué contar. Una referencia con stock en el programa y venta cero durante semanas en un sitio donde se vendía, o una venta que no cuadra con las entradas, sale en una lista de candidatas a recuento. En el sistema que montamos en Arume esa lista aparece en el panel junto al stock parado en euros. Si quieres verla con tus datos, el análisis gratuito de tu stock la incluye.