El stock en depósito es tuyo hasta que el cliente lo usa: y hay que controlarlo como si estuviera en tu almacén.

¿Qué es el stock en depósito en el cliente?

El stock en depósito (también llamado stock en consignación) es mercancía que el proveedor deja en las instalaciones del cliente sin vendérsela todavía. El cliente la guarda, la usa o la vende cuando la necesita, y solo entonces se convierte en una venta. Hasta ese momento sigue siendo del proveedor, aunque físicamente esté a cientos de kilómetros de su almacén.

Se usa cuando al cliente le interesa tener el producto a mano sin inmovilizar dinero, y al proveedor le interesa estar dentro: si su material está en la estantería del taller, del hospital o de la obra, es el que se usa. Los ejemplos son conocidos: el armario de tornillería y consumibles en una fábrica, el material de implantes en una clínica dental, los libros y revistas en un punto de venta, el surtido de recambios en un taller.

El problema es que el stock se multiplica en sitios que no controlas. Un distribuidor con cuarenta depósitos tiene cuarenta almacenes más, con sus roturas, su producto parado y sus diferencias de inventario, y casi siempre con menos información que de su almacén propio.

Depósito, comisión y venta en firme: no son lo mismo.

En el día a día se mezclan los nombres, pero los contratos son distintos y cambian cuándo hay venta. Lo que define cada uno es quién es el dueño de la mercancía y en nombre de quién se vende. Conviene que el contrato con cada cliente diga claramente cuál de estos es, porque de ahí sale todo lo demás.

• Depósito o consignación: la mercancía es tuya hasta que el cliente la retira para usarla o venderla. Le facturas lo consumido.
• Comisión de venta: el cliente (comisionista) vende a un tercero en nombre propio por tu cuenta. La Ley 37/1992 trata como entregas de bienes las transmisiones entre comitente y comisionista que actúe en nombre propio (artículo 8.Dos.6.º).
• Venta en firme con derecho de devolución: la mercancía es del cliente desde que la recibe, pero puede devolver lo que no venda. Es venta desde el principio y la devolución se trata como tal.
• Almacén regulador o stock gestionado por el proveedor: tú decides cuánto hay en el cliente, sea tuyo o suyo. Es una forma de reponer más que un tipo de contrato.

¿Cuándo hay venta y cuándo se devenga el IVA?

La Ley 37/1992 del IVA define la entrega de bienes como la transmisión del poder de disposición sobre bienes corporales (artículo 8.Uno), y fija el devengo en las entregas de bienes cuando tiene lugar su puesta a disposición del adquirente (artículo 75.Uno.1.º). En un depósito, mientras la mercancía sigue siendo tuya y el cliente no ha dispuesto de ella, no hay entrega. La entrega, y con ella el devengo, llega cuando el cliente la retira para usarla o venderla según lo que diga vuestro contrato.

En la comisión de venta en la que el comisionista actúa en nombre propio, la ley tiene una regla específica: el devengo se produce cuando el comisionista entrega los bienes al comprador final (artículo 75.Uno.3.º). Por eso importa tanto saber qué tipo de contrato tienes con cada cliente.

Para la factura, el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite, cuando el destinatario es empresario o profesional, expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto (artículo 11) y agrupar en una factura recapitulativa las operaciones de un mismo mes natural para un mismo destinatario (artículo 13). Es lo que permite facturar los consumos de un depósito una vez al mes. Todo esto es la lectura general de la norma: cómo se aplica a tu contrato concreto lo tiene que confirmar tu asesor fiscal.

¿Y si el depósito está en otro país de la UE?

Desde 2020 la Ley del IVA regula los acuerdos de ventas de bienes en consigna en su artículo 9 bis. Según el manual de IVA de la Agencia Tributaria, es el acuerdo entre empresarios por el que un proveedor envía bienes a otro Estado miembro para que queden almacenados allí a disposición de otro empresario, que los adquiere en un momento posterior a su llegada.

La AEAT enumera los requisitos: que el vendedor no tenga sede ni establecimiento permanente en el Estado de llegada, que el cliente esté identificado a efectos del IVA allí y que el vendedor conozca su número de identificación y su nombre o razón social al inicio de la expedición, y que el envío se anote en el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias y en la declaración recapitulativa (modelo 349). Si se cumplen, el envío al almacén del cliente no se trata como entrega ni como adquisición intracomunitaria: la operación se produce cuando el cliente adquiere los bienes.

Lo práctico para el control de stock: la AEAT pide registrar, entre otras cosas, la fecha de expedición y de llegada, la descripción, cantidad y valor de los bienes que llegan al almacén, cada entrega con su cantidad, precio unitario y fecha, las devoluciones y los bienes destruidos o desaparecidos. Es exactamente el detalle de movimientos que necesitas para reponer bien. Si tu control de stock no lo tiene por depósito, el registro fiscal se hace a mano.

¿Cómo se controla un stock que no está en tu almacén?

Hay cuatro formas de saber qué queda en cada depósito, de peor a mejor. La primera es esperar a que el cliente te diga qué ha consumido, normalmente a final de mes: sabes lo que facturar, pero no lo que queda hasta semanas después. La segunda es que tu comercial o tu repartidor cuente en cada visita. La tercera es que el cliente te mande sus consumos o su stock con frecuencia (un Excel semanal, una exportación de su programa). La cuarta es leer directamente su stock o sus salidas, con permiso, desde su programa o desde un lector en el propio armario.

Sea cual sea, el control de un depósito se apoya en una cuenta sencilla: lo que había, más lo que has llevado, menos lo que el cliente declara consumido, tiene que ser lo que hay. La diferencia entre esa cuenta y el recuento físico es la merma del depósito, y medirla por cliente dice mucho de cómo se trata tu mercancía en cada sitio. Los recuentos periódicos en depósito se planifican igual que en un almacén propio; está explicado en la guía de inventario cíclico.

• Un código de almacén por depósito en tu programa de gestión, para que el stock de cada cliente figure aparte y no mezclado con el tuyo.
• Cada reposición como traspaso de tu almacén al depósito, no como venta.
• Cada consumo declarado como salida del depósito con su fecha, que es la que después dice cuánto se vende ahí.
• Un recuento físico con fecha, al menos de los productos de más valor, y el ajuste registrado con su motivo.
• El valor del stock en depósito por cliente, a coste, a la vista de quien decide.

El depósito en tus cuentas.

Si la mercancía sigue siendo tuya, forma parte de tus existencias aunque esté en casa del cliente, y tiene que aparecer en tu inventario de cierre. El Código de Comercio obliga a llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales que recoge, entre otras cosas, el inventario de cierre del ejercicio (artículo 28). Una empresa con muchos depósitos necesita saber cuánto tiene en cada uno a 31 de diciembre, o en la fecha de cierre, sin esperar a que cada cliente lo cuente.

Cómo se valora y cómo se refleja en la contabilidad lo decide tu asesor. Lo que te toca a ti es tener el dato: unidades por producto y depósito, con su coste, y la diferencia entre lo que dice el programa y lo que se contó.

¿Cómo se repone un depósito?

Lo más común es fijar un mínimo y un máximo por producto en cada depósito y rellenar hasta el máximo en cada visita. Funciona si las visitas son regulares y el consumo estable. Falla en lo de siempre: el mínimo se fijó cuando se abrió el depósito y nadie lo cambia, el cliente que consume el doble en campaña se queda corto y el que dejó de usar un producto acumula durante meses stock que sigue siendo tuyo.

En un depósito el stock parado es peor que en tu almacén, porque no lo ves y no lo puedes mover a otro sitio sin una visita. Por eso conviene revisar cada trimestre qué productos llevan meses sin consumirse en cada cliente y retirarlos o traspasarlos a otro depósito donde sí se usen. La guía de stock muerto explica cómo detectarlo y qué hacer con él.

La pregunta útil para cada visita es la misma que en una tienda propia: con lo que queda y lo que consume, ¿qué probabilidad hay de que este cliente se quede sin el producto antes de la próxima visita? Está explicado paso a paso en cómo calcular el riesgo de rotura. Con esa cifra, el repartidor lleva lo que hace falta y no rellena por rellenar.

Errores frecuentes con el stock en depósito.

Los vemos en distribuidores de cualquier sector que trabajan con depósitos. Casi todos vienen de tratar el depósito como un cliente más y no como un almacén más.

• Registrar la reposición del depósito como venta: el stock desaparece de tu programa y la factura se adelanta a lo que dice el contrato.
• No tener contrato escrito, o tener uno que no dice cuándo pasa la mercancía a ser del cliente ni quién responde de lo que se pierde.
• Saber el consumo solo a final de mes: el depósito se queda vacío a mitad y nadie se entera hasta la factura.
• Mínimos iguales para todos los depósitos, sin mirar cuánto consume cada cliente.
• No contar nunca el depósito: las diferencias se acumulan años y aparecen de golpe cuando el cliente cierra o cambia de proveedor.
• Producto caducado o descatalogado olvidado en el armario de un cliente, que sigue en tu inventario con su valor.

Cómo lo lleva un programa de control de stock con IA.

Para un sistema de control de stock, cada depósito es un sitio más al que se repone, igual que una tienda o una furgoneta. Lee del programa de gestión el stock y los consumos de cada cliente, calcula el riesgo de que se quede sin cada producto antes de la siguiente visita y propone cada semana qué llevar a cada depósito, cuánto y por qué. La persona aprueba o cambia. Lo que lleva meses sin moverse en un depósito sale en una lista aparte, con su valor, para retirarlo o llevarlo a otro cliente.

Si trabajas con depósitos en muchos clientes y quieres ver cómo quedaría con tus datos, el análisis gratuito de tu stock empieza por el stock parado en euros y los depósitos con más riesgo.