El análisis ABC ordena tu inventario por lo que de verdad pesa.

Qué es el inventario ABC.

El análisis ABC de inventario reparte los productos en tres grupos según lo que aportan. Los A son los pocos que suman la mayor parte del valor de ventas; los B, un grupo intermedio; los C, la cola larga de referencias que entre todas pesan poco. Se basa en la observación de Pareto: en la mayoría de los catálogos, en torno al 20 % de las referencias hacen el 80 % de las ventas. Las proporciones exactas cambian en cada empresa; lo que no cambia es que hay unos pocos productos que importan mucho y muchos que importan poco.

No sirve para saber cuánto pedir. Sirve para decidir dónde poner la atención: qué productos revisar cada semana y cuáles cada trimestre, a cuáles darles un nivel de servicio alto y a cuáles no, cuáles contar en el inventario cada mes y cuáles una vez al año. Es la herramienta para que el tiempo del equipo de compras vaya a donde está el dinero.

Cómo hacer el análisis ABC paso a paso.

Se hace en Excel en media hora con un export de ventas por producto. Lo que hace falta: la lista de referencias con las unidades vendidas en el periodo (un año, o la última campaña si el negocio es de temporada) y el coste unitario. El periodo importa: con tres meses, un producto de temporada sale A o C según cuándo mires.

• Calcula el valor de cada referencia: unidades vendidas por coste unitario (o por margen unitario, si quieres ordenar por lo que ganas y no por lo que mueves).
• Ordena la lista de mayor a menor valor.
• Añade una columna con el acumulado: el valor de cada fila sumado a todas las anteriores.
• Pásalo a porcentaje del total: acumulado entre la suma de todo.
• Corta: hasta el 80 % acumulado son A; del 80 al 95 %, B; el resto, C. Los cortes se pueden mover; lo importante es que sean los mismos de un periodo a otro.
• Cuenta cuántas referencias hay en cada grupo y qué porcentaje del catálogo son. Esa proporción es la que te dice cómo de concentrado está tu negocio.

Un ejemplo con números.

Una empresa con 200 referencias y 400.000 euros de ventas anuales a coste ordena la lista y acumula. Las 30 primeras referencias suman 320.000 euros: el 80 % de las ventas con el 15 % del catálogo. Son los A. Las 50 siguientes suman 60.000 euros, del 80 % al 95 %: los B. Las 120 restantes suman 20.000 euros entre todas, el 5 %: los C. Más de la mitad del catálogo mueve una veinteava parte del dinero.

Lo que esa lista suele descubrir, además de los grupos, es dónde está el esfuerzo mal puesto: el equipo de compras dedica el mismo rato a cada pedido, así que la mayor parte de su semana va a las 120 referencias C. Y el stock de seguridad, si es un porcentaje único, está repartido igual: tanto colchón en un C que vende cuatro al año como en un A que vende cuarenta al día.

Una variante útil: hacer la misma lista con el margen en vez del coste. A veces un producto que vende mucho deja poco, y otro que apenas se mueve es el que paga el alquiler. Si las dos listas no coinciden, la decisión es de dirección, no de almacén.

Qué criterio usar para ordenar.

El criterio habitual es el valor de ventas a coste, porque es lo que hay que financiar. Pero no es el único: ordenar por margen dice dónde ganas; ordenar por unidades dice qué mueve el almacén físicamente, que importa para el espacio y la manipulación; ordenar por coste de rotura (lo que pierdes si falta, contando al cliente que se va) dice qué no puede faltar aunque venda poco. El repuesto que para una máquina o el medicamento crónico son C por ventas y A por coste de rotura.

Lo que hace mucha gente con buen resultado es cruzar el ABC con una segunda letra que mida la regularidad: X para los productos que venden parecido todas las semanas, Y para los que tienen temporada y Z para los que venden a saltos. Un AX se puede gestionar con una fórmula; un AZ (vende mucho y de forma impredecible) es el que de verdad necesita que alguien, o un programa, lo mire de cerca.

En una empresa con varias tiendas o almacenes, el análisis se hace por sitio además de en conjunto. La lista global sirve para negociar con el proveedor y para decidir qué se tiene en el almacén central; la de cada tienda, para decidir qué se repone allí cada semana. Son dos listas distintas, y la segunda es la que evita que una tienda esté llena de productos que son A en la otra punta de la ciudad.

Qué política aplicar a cada grupo.

Clasificar no sirve de nada si después se trata a todos igual. Lo que cambia entre grupos es cuánta atención, cuánto colchón y cuánta frecuencia. Una repartición razonable, que después hay que ajustar a cada empresa:

• Productos A: nivel de servicio alto (del 97 % al 99 %), revisión semanal o más en campaña, previsión por producto, inventario físico frecuente. Son pocos y cada rotura cuesta.
• Productos B: nivel de servicio medio (en torno al 95 %), revisión cada dos semanas o mensual, punto de pedido calculado y revisado cada trimestre.
• Productos C: nivel de servicio bajo (90 % o menos, salvo los críticos), revisión mensual o trimestral, lotes grandes y pocos pedidos, y una pregunta periódica: ¿hace falta tenerlos en stock o se piden bajo pedido?
• Para todos: los C con coste de rotura alto (la pieza que para una máquina) se tratan como A aunque vendan dos al año.

Dónde se queda corto el método ABC.

El ABC es una foto, y el negocio se mueve. La referencia que es C en abril puede ser A en la campaña de otoño: si la clasificación se hizo con el año entero, en octubre está mal gestionada justo cuando más vende. En negocios de temporada marcada, la clasificación tiene que hacerse por época o, mejor, con una ventana que avance.

Tampoco ve a los productos nuevos, que no tienen historia y caen en C por defecto, ni a los complementarios: el tornillo que vende dos euros pero sin el cual no se vende la máquina de dos mil. Ni distingue sitios: en una cadena, el mismo producto es A en la tienda del centro y C en la del polígono, y una clasificación hecha con la suma de todas no sirve para ninguna.

Y tiene el problema de todas las herramientas de Excel: se hace una vez, con esfuerzo, y no se vuelve a hacer. Una clasificación de hace dos años sigue mandando sobre a qué productos se mira cada semana, aunque el catálogo ya no sea el mismo.

Cómo lo recalcula solo un programa de control de stock con IA.

En un control de stock con IA, el ABC no es una tarea: es una columna que se recalcula cada semana con las ventas nuevas, por producto y por sitio, con la ventana de tiempo que elijas y con la temporada aprendida, de modo que el producto que va a ser A en octubre ya se trata como A en septiembre. Lo que de verdad cambia es que la clasificación deja de ser el fin: el nivel de servicio y la frecuencia de revisión de cada referencia salen de lo que se pierde si falta y de lo que cuesta tenerla, que es lo que el ABC intenta aproximar a mano.

Si quieres ver cómo queda tu catálogo repartido en A, B y C, por tienda y con la última campaña, el análisis gratuito de tu stock lo incluye a partir de un export de tus ventas.