Control de stock en Excel: cómo llevarlo bien y cuándo se queda corto.

Qué hace en en excel.

Hasta dónde llega Excel, dicho sin vender nada.

Para un negocio con un almacén, una persona que compra y unas decenas o unos pocos cientos de referencias, Excel es un control de stock perfectamente válido. Sabes lo que tienes, sabes cuándo pedir y lo revisas tú. No necesitas un programa, y si alguien te lo intenta vender «porque Excel no es profesional», desconfía: lo profesional es que el stock esté bien, no la herramienta.

Lo que Excel hace bien es lo que se puede calcular con una fórmula fija: el stock actual como suma de movimientos, un punto de pedido por referencia, una lista de lo que está por debajo, un reparto ABC con una tabla dinámica. Lo que Excel no hace es aprender: no sabe que en noviembre vendes el triple, no sabe que el proveedor de Asia tarda ahora 60 días en vez de 40, y no sabe que las ventas de abril fueron cero porque estuviste tres semanas sin producto y no porque nadie lo quisiera. Para eso hace falta que alguien lo sepa y lo corrija a mano, y mientras ese alguien está y las referencias son pocas, funciona.

Cómo montar la hoja: dos pestañas y diez columnas.

La primera pestaña es la de movimientos, y es la más importante. Una fila por cada entrada o salida: fecha, referencia, cantidad (positiva si entra, negativa si sale), tipo (venta, compra, devolución, ajuste de inventario) y tienda o almacén si tienes más de uno. Nunca se borra ni se sobrescribe nada; si un recuento no cuadra, se añade una fila de ajuste. Así el stock actual es una suma y no un número que alguien teclea, y tienes el historial para saber qué pasó cualquier día.

La segunda pestaña es la de referencias, con una fila por producto y estas columnas: referencia, nombre, proveedor, plazo del proveedor en días, venta media semanal (calculada con la pestaña de movimientos, con los últimos tres meses o el periodo que te parezca), stock actual (suma de movimientos de esa referencia), pedido pendiente de recibir, stock de seguridad, punto de pedido y cantidad a pedir. Las tres últimas son fórmulas. Un filtro por «cantidad a pedir mayor que cero» es tu lista de la compra de la semana.

Un consejo que ahorra disgustos: formato de tabla en las dos pestañas, para que las fórmulas se extiendan solas al añadir filas, y una copia del archivo cada viernes con la fecha en el nombre. No es elegante, pero es lo que permite volver atrás cuando alguien borra algo.

Punto de pedido y stock de seguridad, con sus fórmulas.

El punto de pedido es el nivel de stock al que hay que pedir para que el pedido llegue antes de quedarte a cero. Se calcula así: venta media diaria multiplicada por el plazo del proveedor en días, más el stock de seguridad. Si una referencia vende 4 al día, el proveedor tarda 10 días y tu stock de seguridad es 15, el punto de pedido es 4 × 10 + 15 = 55. La regla: cuando el stock actual más lo pendiente de recibir baje de 55, pide. La calculadora de punto de pedido lo hace con tus números.

El stock de seguridad es el colchón para las semanas en que vendes más de lo normal o el proveedor tarda más. La forma más sencilla es la diferencia entre la venta máxima diaria y la media, multiplicada por el plazo: si lo normal son 4 al día y algún día han sido 7, con 10 días de plazo el colchón es (7 − 4) × 10 = 30. La forma más fina usa cuánto varían tus ventas de un día a otro y el nivel de servicio que quieras (en el 95 % de los ciclos no quedarte a cero, o en el 98 %). La calculadora de stock de seguridad da las dos, y la guía de stock de seguridad explica cuándo usar cada una.

La cantidad a pedir, la forma simple: un stock máximo por referencia (por ejemplo, venta media de cuatro semanas más el stock de seguridad) menos el stock actual menos lo pendiente. Si la referencia está por debajo del punto de pedido, se pide hasta el máximo; si no, cero. Redondea al múltiplo que te sirva el proveedor (cajas de 12, palés) y ya está.

Los errores que más se repiten en los Excel de stock.

El primero es sobrescribir el stock actual a mano en vez de llevarlo como suma de movimientos. Al segundo mes nadie sabe de dónde sale el número ni cuándo se desvió. El segundo es poner el mínimo una vez y no volver a tocarlo: hemos visto Excel con mínimos de 2019 en 2026. El tercero es usar la venta media de todo el año para decidir en campaña: la media de un producto de jardín dice 10 a la semana, y en mayo vende 40.

El cuarto es no apuntar las roturas. Si una referencia estuvo tres semanas a cero, sus ventas de esas semanas fueron cero, y la media baja. El siguiente punto de pedido sale más bajo, y la siguiente rotura llega antes. Una columna de «días sin stock» por referencia, aunque se rellene a mano, corta ese círculo. Y el quinto es el archivo compartido por correo: «v7 FINAL (2)» no es una broma, es la causa de la mitad de los descuadres que vemos.

Las señales de que Excel se te ha quedado corto.

No es el número de referencias, aunque ayuda: es que el método deja de aguantar. Cuando hay varias tiendas o almacenes y el archivo se parte en cinco que alguien junta el lunes a mano. Cuando tu negocio tiene temporada clara y cada año la campaña te pilla con el punto de pedido de temporada baja. Cuando pasas de unos cientos de referencias y los mínimos no se revisan porque son demasiados. Cuando lo tocan varias personas desde sitios distintos. Cuando la persona que «sabe» de qué pedir se va de vacaciones y nadie más se atreve.

Y la señal más clara: cuando cada lunes alguien dedica dos o tres horas a cruzar ventas y stock para decidir los pedidos y lo hace, en el fondo, a ojo, corrigiendo lo que el Excel dice porque sabe que la media no vale. Ese trabajo es exactamente lo que un programa de control de stock con previsión hace solo, para todas las referencias, cada semana. La guía «Excel o programa» lo cuenta con ejemplos de cada caso.

Cómo arranca el programa desde tu Excel.

No hay migración. Nos mandas el Excel (o los cinco) tal cual los tienes, con tus columnas y tus nombres. En el diagnóstico se mapean una vez: esta columna es la fecha, esta la referencia, esta la cantidad, esta la tienda. A partir de ahí se leen solas cada semana desde una carpeta compartida. Antes de calcular nada te devolvemos un informe de calidad de datos: referencias duplicadas o sin nombre, movimientos sin fecha, stock negativo, meses con huecos. Ese informe por sí solo suele descubrir cosas, y te lo quedas aunque no sigas.

Con los movimientos y el stock de hoy se reconstruye el stock de cada día hacia atrás, y con eso el programa sabe qué días no vendiste porque no había. Luego aprende el ritmo y la temporada de cada referencia (con un año ya trabaja; con dos campañas, afina), calcula el riesgo de quedarte a cero antes de que llegue el pedido con el plazo real de cada proveedor, y pone en euros si cada pedido compensa. La propuesta de la semana puede volver en un Excel por proveedor, con el porqué de cada línea, que es la forma más fácil de empezar sin cambiar nada en cómo trabajáis.

Y antes de fiarse, se comprueba: el programa vuelve a decidir tus últimos meses sin conocer el futuro y se compara con lo que hicisteis con tu Excel, con cifras. Si no mejora, se dice. Después, uno o dos meses en modo sombra, y solo entonces se usa de verdad. Si más adelante pasáis a Holded, Odoo o Sage, el motor se conecta a ellos y lo aprendido no se pierde.

Cuándo quedarte en Excel.

Si tienes un almacén, menos de unos cientos de referencias, un proveedor que sirve en pocos días y ventas parecidas todo el año, quédate en Excel. Móntalo como se explica arriba, usa las calculadoras para el punto de pedido y el stock de seguridad de cada referencia, y revísalo una vez al trimestre. Es gratis, lo entiendes entero y nadie te va a dar nada mejor por ese tamaño.

Si dudas, el análisis gratuito es la forma de saberlo con tus propios datos: nos mandas el Excel y te devolvemos qué referencias se te quedaron sin stock y cuántos días, cuánto dinero tienes parado en producto que no rota y si, con tu tamaño, compensa seguir en Excel o no. Con eso decides.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una tienda o un almacén y menos de 300 referencias Excel te basta, y te lo decimos. Móntalo con las columnas de esta página, pon el punto de pedido con la calculadora y revísalo una vez al trimestre. No necesitas un programa.
• Si tu Excel ya son cinco archivos, uno por tienda y cada lunes alguien los junta a mano para decidir qué mandar a cada una. Ese es el punto donde el programa empieza a compensar: lee los cinco, mira cada tienda por separado y propone también traspasos entre ellas.
• Si tu negocio tiene temporada y el Excel usa la venta media Juguetes, jardín, calefacción, ropa. La media de los últimos tres meses te deja sin producto al empezar la campaña y con cajas al terminarla. El programa aprende la temporada con tus propios años pasados.
• Si tienes más de 500 referencias y los mínimos no se revisan Se pusieron una vez y ahí siguen. El programa recalcula cada semana el mínimo y la cantidad de cada referencia con lo que vende ahora, y separa las que están paradas para que no se repongan.
• Si varias personas tocan el mismo archivo Una lo abre en la tienda, otra en el almacén, y el stock actual lo sobrescribe quien llega último. El programa lleva el stock como una suma de movimientos y cada uno ve lo suyo sin pisar al otro.
• Si facturas en un programa pero el stock sigue en Excel Es muy común: Holded o Sage para facturar y un Excel para el almacén. En el diagnóstico se juntan los dos y el programa arranca con las ventas del programa y el stock del Excel.

Tu Excel se lee tal cual. El programa empieza donde tú lo dejaste.

Lo habitual cuando una empresa quiere pasar de Excel a un programa es que le pidan migrar los datos a un formato nuevo, dar de alta los productos otra vez y aprender otra pantalla. Aquí no: tu Excel es la primera fuente de datos, se lee con las columnas que tenga, se reconstruye el historial a partir de él y el programa propone pedidos desde la primera semana. Si en unas semanas no mejora lo que ya hacías con tu Excel, se dice y te quedas el informe.

• Se lee tu Excel tal cual: ventas, stock y movimientos, con tus columnas y tus nombres.
• Antes de calcular nada, un informe de calidad de datos: qué falta, qué no cuadra, qué sobra.
• La propuesta de pedido puede volver en Excel, una hoja por proveedor, con el porqué de cada línea.
• Si Excel te basta, se dice. Para muchos negocios pequeños es la respuesta correcta.