¿Cómo llevar en Excel el stock de varias tiendas?

La respuesta corta: una hoja de movimientos y una de stock.

La forma más robusta de llevar stock de varias tiendas en Excel es no guardar el stock, sino calcularlo. Una hoja de movimientos recoge cada entrada, venta, devolución o traspaso como una fila. Otra hoja suma esas filas por tienda y producto. Así el stock siempre se puede reconstruir y cualquier cifra tiene un rastro.

La alternativa habitual, una pestaña por tienda con el stock escrito a mano, se desordena enseguida: nadie sabe si el 12 de la casilla es del lunes o del jueves. Esta guía es para una cadena pequeña o una empresa con varios puntos de venta que de momento lleva todo en Excel. Para el enfoque general, mira la landing de control de stock en Excel.

Cómo se lleva hoy el stock de varias tiendas en Excel y por qué falla.

Lo normal es un libro con una pestaña por tienda y una de resumen que copia datos a mano. Cada tienda manda su hoja los viernes por correo, alguien las junta el lunes y a media mañana el resumen ya tiene tres días de retraso. Si dos personas modifican la misma versión, queda la última que guardó.

El fallo de fondo es que el stock se escribe en vez de calcularse. Cuando alguien se equivoca en una casilla, el error se queda sin que nadie lo vea hasta que el inventario físico no cuadra. Y como cada tienda usa sus propios nombres de producto («Zap. 42», «Zapatilla talla 42», «ZAP-42»), el resumen nunca suma bien sin limpieza manual.

Paso a paso: la estructura y las fórmulas.

Ejemplo de una cadena de calzado con tres tiendas: Valencia, Bilbao y Sevilla. Primero, una hoja «Movimientos» con cinco columnas: fecha, tienda, referencia, tipo y unidades. Las unidades llevan signo: positivas en entradas, negativas en ventas y salidas. Cada referencia tiene un código único, el mismo en todas las tiendas: ZAP-42.

Para la referencia ZAP-42 los movimientos del mes son: Valencia, entradas de 24 y 12 (suman 36) y ventas de 3, 2, 4 y 5 (14). Bilbao, entrada de 24 y ventas por 21. Sevilla, entrada de 12 y ventas por 4. Segundo, la hoja «Stock» con una fila por tienda y referencia y esta fórmula, que suma las unidades de los movimientos de esa tienda y esa referencia: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!E:E; Movimientos!B:B; A2; Movimientos!C:C; B2). Es la función oficial de Excel para sumar con varios criterios a la vez.

El resultado: Valencia 36 − 14 = 22, Bilbao 24 − 21 = 3 y Sevilla 12 − 4 = 8. Total de la cadena, 33. Tercero, la cobertura: si Bilbao vende 7 pares a la semana, 3 pares son menos de la mitad de una semana. Una columna con =C2/ventas_semanales, y formato condicional en rojo bajo 1, ya da el aviso. La tabla dinámica de Insertar, Tabla dinámica reorganiza los mismos datos por tienda y por referencia, con una advertencia de la propia ayuda de Microsoft: si añades datos nuevos hay que actualizarla con Actualizar o Actualizar todo; no se refresca sola.

• Hoja «Movimientos»: una fila por hecho, con unidades con signo y referencia única.
• Hoja «Stock»: una fila por tienda y referencia con SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Hoja «Vista»: tabla dinámica por tienda, para mirar sin tocar las fórmulas.
• Columna de cobertura: stock / ventas semanales, con formato de color.

Errores típicos al llevar varias tiendas en Excel.

Se repiten en casi todos los libros que vemos.

• Códigos de producto distintos por tienda: el resumen no suma y nadie sabe por qué.
• Teclear el stock en lugar de los movimientos: se pierde el rastro de los errores.
• Un traspaso anotado solo en la tienda que envía: el stock total baja sin motivo hasta que la otra tienda lo registra.
• Referencias completas de columna (E:E) en miles de filas: el libro se vuelve lento y se cuelga.
• Sin protección de celdas: una fórmula pisada por un valor y la hoja de stock deja de ser fiable sin que se note.
• Una versión por correo: dos archivos con el mismo nombre y datos distintos.

Qué cambia con un sistema de reposición sobre tus hojas.

Un sistema como el nuestro puede leer ese libro (o los CSV de cada tienda) tal como está, sin pedirte que cambies de herramienta, y hacer lo que la hoja no hace: prever las ventas de cada referencia en cada tienda y proponer qué mover o pedir esta semana, con el porqué. Tú sigues llevando el libro; el sistema lo lee, calcula y te lo enseña con la lista de envíos para aprobar.

Lo que aporta frente a las fórmulas es mirar hacia adelante. En el ejemplo, la cobertura de Bilbao dice que le quedan unos tres días; el sistema añade que el traspaso desde Valencia (22 pares, con ventas de 5 a la semana) cubre el hueco y propone cuántos mandar. El detalle de cada pieza está en las landings de reposición automática en Excel, previsión de demanda en Excel y alertas de stock en Excel.

Qué datos hacen falta.

Un identificador único de producto, el mismo en todas las tiendas, y una tabla de ventas con fecha, tienda, referencia y unidades. El stock actual por tienda, que puede salir de la hoja de movimientos. Si hay compras, las fechas de pedido y de entrada, para medir el plazo del proveedor.

No hace falta rehacer nada: el libro se lee tal cual si las columnas se mantienen. Si cada tienda tiene su formato, se normaliza una vez al principio.

Un detalle que ahorra disgustos: guarda los códigos como texto y evita espacios al final. «ZAP-42» y «ZAP-42 » (con un espacio detrás) son para Excel dos productos distintos, y SUMAR.SI.CONJUNTO no los suma juntos. Una columna auxiliar con =ESPACIOS(B2) limpia el problema antes de que cree diferencias de stock difíciles de rastrear.

Cuándo dejar Excel y cuándo seguir.

Sigue en Excel mientras haya una persona que mantenga el libro, pocas tiendas, unos cientos de referencias y los traspasos sean ocasionales. Es barato y lo entiendes entero.

Es momento de pensar en otra cosa cuando se editan los mismos ficheros a la vez, los traspasos son diarios, el libro tarda en abrirse o cuando te das cuenta de que dedicas el lunes entero a juntar hojas en vez de a decidir qué reponer. En ese punto, un ERP o un programa de inventario es el siguiente paso, y el sistema de reposición se monta encima de cualquiera de los dos. La comparación está en la guía Excel o programa para controlar el stock.

Cómo empezar.

Si ya llevas el libro, lo usamos como fuente en una simulación: repetimos semanas pasadas y comparamos lo que habría propuesto el sistema con lo que hiciste. Para un primer vistazo al estado de tus tiendas, empieza por el análisis gratuito.