Elige el programa de control de stock por cómo pides, no por cómo apuntas.

Apuntar el stock y decidir el pedido son dos trabajos distintos.

Un control de stock hace dos cosas. La primera es saber cuánto hay: lo que entra con cada albarán, lo que sale con cada venta y lo que queda en cada almacén o tienda. La segunda es decidir cuánto pedir y cuándo. Excel y los programas de gestión resuelven bien la primera. La segunda la sigue haciendo una persona, normalmente el jefe de compras o el propio gerente, con la lista de existencias delante y la memoria de lo que pasó el año pasado.

Por eso la comparación útil no es Excel contra programa, sino tres escalones. Una hoja de cálculo, que apunta y avisa si la montas bien. Un programa de gestión (Holded, Odoo, Sage o el panel de tu tienda online), que apunta solo a partir de las ventas y las compras y avisa con mínimos fijos. Y un programa de previsión y reposición, que calcula el pedido. Cada escalón tiene sentido para un tipo de empresa, y saltarse uno sale caro en cualquiera de las dos direcciones.

Lo que sigue va de abajo arriba. Si al leer el primer escalón te reconoces y no te sobra ningún problema, quédate ahí: un programa que no necesitas cuesta en licencias y, sobre todo, en las horas de meter datos que nadie consulta.

Cuándo un Excel basta.

Excel basta más a menudo de lo que dicen quienes venden programas. Si tienes un solo almacén, unas pocas centenas de referencias, una o dos personas que tocan el stock y proveedores que sirven en uno o dos días, una hoja bien hecha te da todo lo que necesitas: saber qué hay, ver qué ha bajado del mínimo y tener el histórico de movimientos para mirarlo cuando algo no cuadra.

También basta cuando el stock no es lo que más te juegas. Una empresa de servicios con un pequeño almacén de material, un taller que guarda consumibles o una tienda con producto de reposición sencilla no ganan gran cosa con un programa: el error de pedir de más o de menos cuesta poco y se arregla con una llamada.

Deja de bastar por razones prácticas, no por tamaño. Cuando dos personas abren el archivo a la vez y una pisa los cambios de la otra, cuando el stock que dice la hoja y el que hay en la estantería ya no coinciden y nadie sabe desde cuándo, o cuando cada venta hay que teclearla dos veces (en el programa de facturación y en la hoja), la hoja ya no ahorra trabajo: lo crea.

Cómo montar bien un control de stock en Excel.

La mayoría de hojas de stock que vemos tienen el mismo defecto: una fila por producto con una celda de existencias que se corrige a mano. Funciona hasta el primer descuadre, y entonces no hay manera de saber qué pasó. Una hoja que aguanta años se monta al revés: lo que se apunta son los movimientos, y el stock se calcula.

Con esa base, la hoja te da el stock de cada producto en cada almacén a cualquier fecha, un aviso cuando baja del mínimo y un histórico limpio que después sirve para cualquier programa, porque es exactamente lo que se le carga. Tenemos una página entera dedicada al control de stock en Excel, con lo que se puede automatizar y dónde está el techo.

• Una hoja de productos con una referencia única por artículo, que nunca se reutiliza aunque el producto se descatalogue.
• Una hoja de movimientos: fecha, referencia, almacén, cantidad (positiva si entra, negativa si sale) y el motivo (compra, venta, devolución, traspaso, rotura, recuento).
• El stock se calcula con SUMAR.SI.CONJUNTO sobre los movimientos. Nadie escribe a mano en la columna de existencias.
• Un mínimo por producto, no uno general, y un formato condicional que pinte en rojo lo que está por debajo.
• Los recuentos físicos se apuntan como un movimiento de ajuste con su fecha, para ver cuánto se descuadra cada mes.
• La fecha de entrada real del pedido, no la que prometió el proveedor: es la que después dice cuánto tarda de verdad.

Qué trae de serie un programa de gestión.

Holded, Odoo, Sage y los paneles de Shopify o WooCommerce llevan el stock como consecuencia de lo demás: cuando facturas, cuando registras un albarán de compra o cuando entra un pedido en la tienda online, las existencias se mueven solas. Esa es su ventaja principal sobre Excel, y para muchas pymes es suficiente para dar el salto: desaparece el doble tecleo y el stock de la pantalla vuelve a parecerse al del almacén.

De serie suelen traer stock actual por almacén, un mínimo por producto con aviso cuando se cruza, el histórico de movimientos y la orden de compra al proveedor desde esa misma pantalla. Odoo y Sage añaden lotes, números de serie y fechas de caducidad, traspasos entre almacenes y reglas de reaprovisionamiento que generan el borrador del pedido cuando un producto baja del mínimo. Shopify y WooCommerce llevan bien el stock de la tienda online y se quedan cortos cuando hay almacén propio, varias tiendas físicas o proveedores con plazos distintos.

Lo que no traen es el cálculo del mínimo. El programa avisa cuando el stock baja de diez, pero el diez lo pones tú, una vez, y se queda igual en agosto y en la semana de antes de la campaña. Por eso es habitual tener un programa de gestión montado y que el pedido se siga decidiendo a ojo con su listado exportado a Excel.

Control de stock gratis: lo que cuesta de verdad.

Se puede llevar el stock sin pagar licencias: Excel o Google Sheets, plantillas descargables y la edición libre de Odoo, que se instala en un servidor propio. Para una empresa pequeña son opciones serias. Lo que no es gratis es el tiempo: montar la plantilla, mantener la instalación, actualizarla y, sobre todo, apuntar cada movimiento a mano cuando el programa no está unido a la facturación.

La cuenta que conviene hacer es de horas a la semana. Si una persona dedica una mañana entera a cuadrar el stock y preparar los pedidos, eso es lo que cuesta tu control de stock gratuito, más lo que se pierde cada vez que un producto falta porque nadie lo vio a tiempo.

Cuándo hace falta previsión y reposición automática.

El tercer escalón no sustituye al programa de gestión: se le añade. Lee de él las ventas y el stock y devuelve el pedido calculado. Compensa cuando la decisión de compra se ha vuelto demasiado grande para hacerla de cabeza, y eso pasa por la forma del negocio, no por la facturación. Estas son las situaciones en las que lo vemos compensar:

• Muchos puntos de venta o tiendas que se reponen desde un almacén: la misma referencia hay que decidirla treinta veces, una por destino.
• Temporada marcada: lo que vale como mínimo en julio deja sin stock en septiembre, y nadie cambia a mano cientos de mínimos dos veces al año.
• Proveedores con plazos largos, de importación o fabricación: con ocho semanas de plazo, un error de previsión ya no se arregla con una llamada.
• Producto que caduca o pasa de moda: pedir de más no es dinero parado, es dinero tirado.
• Envíos que cuestan: cada reposición a un punto de venta tiene un coste fijo y hay que decidir cuándo compensa mandarla.
• Una persona que pasa horas cada semana decidiendo pedidos con exportaciones y que es la única que sabe hacerlo.

Qué usar según tu situación.

Una guía rápida para ubicarte. No hay frontera exacta entre un caso y el siguiente: si estás entre dos, el que manda es el problema que más te cuesta hoy.

• Un almacén, pocas centenas de referencias, proveedor en uno o dos días y sin temporada: Excel bien montado, con movimientos y mínimos por producto.
• Facturas desde un programa y tecleas las ventas otra vez en la hoja: pasa al módulo de inventario de tu programa de gestión.
• Tienda online con almacén propio y poco catálogo: el stock de Shopify o WooCommerce, con mínimos revisados antes de cada campaña.
• Varios almacenes, lotes o caducidades: un programa de gestión que los lleve de serie, como Odoo o Sage.
• Decenas de puntos de venta, temporada o plazos largos: programa de gestión para apuntar y previsión con reposición calculada para decidir.
• Miles de referencias que rotan poco: lo primero es separar lo que se mueve de lo parado; el programa importa menos que esa limpieza.

Cómo lo resuelve un programa de control de stock con IA.

Un programa de control de stock con IA es ese tercer escalón: lee las ventas y el stock de tu Excel, de Holded, de Odoo o de tu tienda online, calcula para cada producto y cada sitio cuánto pedir según su temporada y el plazo de su proveedor, y devuelve la lista para que alguien la apruebe. No obliga a cambiar de programa ni a dejar el Excel el primer día.

Si no tienes claro en qué escalón estás, el análisis gratuito de tu stock te lo dice con tus datos: qué productos se te han quedado sin stock y cuántos días, cuánto tienes parado y si con un buen Excel te sobra.