Reposición automática en Excel: las fórmulas calculan el pedido, tú sigues haciéndolo.

Qué hace en reposición automática en excel.

¿Se puede automatizar la reposición en Excel?

Se puede automatizar el cálculo, no la acción. Una hoja con fórmulas te dice, al abrirla, qué referencias están por debajo de su punto de pedido y cuánto pedir de cada una. Lo que no hace es pedirlo: nadie manda un correo al proveedor por una celda, ni apunta que ha salido un pedido, ni se entera de que ha llegado. Entre el número de la celda y la mercancía en la estantería hay siempre una persona que hace de pegamento.

Eso no es un defecto, es la naturaleza de una hoja de cálculo, y en un negocio pequeño es perfectamente razonable. El problema aparece cuando esa persona tiene cuatrocientas referencias, ocho tiendas y tres proveedores con condiciones distintas, y la hoja de pedidos se convierte en el cuello de botella de la semana.

¿Cómo se monta la fórmula del pedido sugerido?

Parte de una tabla con una fila por referencia (y por tienda, si repones a varias) y estas columnas: stock actual, pedido pendiente de recibir, venta media diaria, plazo del proveedor en días, stock de seguridad, unidades por caja y stock máximo. Con ellas, el punto de pedido es la venta media diaria por el plazo más el stock de seguridad. Y la cantidad a pedir sale de una condición: si stock más pendiente es menor o igual que el punto de pedido, se pide el máximo menos el stock menos el pendiente, redondeado a cajas; si no, cero.

En Excel, la última columna queda así: =SI(stock+pendiente<=punto; MULTIPLO.SUPERIOR(máximo-stock-pendiente; caja); 0). MULTIPLO.SUPERIOR es la función que redondea hacia arriba al múltiplo que le des, y si el número ya es múltiplo exacto lo deja igual. Con la hoja en formato de tabla, las columnas calculadas se rellenan solas cuando añades filas, así que el producto nuevo hereda la fórmula sin que la copies. Para el total por proveedor, SUMAR.SI.CONJUNTO suma las cantidades de cada proveedor, y de ahí sale la lista que mandas.

Un ejemplo con un champú en una perfumería de Vigo.

Un champú de 400 ml vende de media 3 botes al día en la tienda de Vigo, con un máximo de 5 en un día bueno. El proveedor tarda 6 días. El stock de seguridad más sencillo es (5 − 3) × 6 = 12. El punto de pedido es 3 × 6 + 12 = 30. El máximo lo fijas en cuatro semanas de venta más el colchón: 3 × 28 + 12 = 96.

Hoy hay 28 botes y nada pendiente. 28 es menor que 30, así que toca pedir: 96 − 28 − 0 = 68. El proveedor sirve en cajas de 12, y MULTIPLO.SUPERIOR(68; 12) da 72, seis cajas. Hasta aquí la hoja ha hecho su trabajo, y bien. Ahora suma lo que no sabe. El proveedor tiene un mínimo de 20 cajas por pedido y entre las ocho tiendas sumas 14. En Bilbao quedan 4 días de cobertura y en Logroño hay tres cajas paradas de ese mismo champú. Y en julio ese plazo de 6 días estará en 9.

Ninguna de esas cuatro cosas cabe en la fórmula sin convertir la hoja en un proyecto aparte: el mínimo por proveedor, la prioridad entre tiendas, el traspaso y el plazo real. Y cada una necesita que alguien la mantenga.

¿Dónde se queda corta la reposición con fórmulas?

La media fija es la primera. El punto de pedido usa una venta media que alguien calculó con unos meses y no se recalcula con la temporada. En un protector solar o en un juguete, esa media falla justo cuando más cuesta fallar. La segunda es que cada tienda es una fila independiente: la hoja no sabe que Logroño tiene de sobra lo que falta en Pamplona. La tercera, que las reglas del proveedor (mínimo de pedido, bultos, días de pedido) se escriben a mano y cada excepción añade una columna.

La cuarta es el pendiente de recibir. Si no se actualiza el mismo día, el pedido se repite o se olvida, y ese es el descuadre más frecuente en hojas de reposición. La quinta es que la hoja no explica: te da 72, pero no te dice si es urgente, si compensa en euros o si has pedido ya tres veces esta referencia sin que se venda. Y la última, que depende de quien la hizo. Cuando esa persona se va, el resto abre el archivo con miedo a romperlo.

• Venta media fija, sin temporada.
• Cada tienda por separado, sin traspasos.
• Mínimos y bultos del proveedor escritos a mano.
• Pendiente de recibir que se actualiza a mano.
• Sin porqué: la cifra no dice si es urgente.
• Dependiente de una persona.

¿Cómo lo resuelve el sistema encima de tu Excel?

Lee las mismas hojas que ya usas. Con las ventas con fecha, el stock y las entradas, reconstruye el pendiente de recibir, calcula el plazo real de cada proveedor con sus últimas entregas y recalcula cada semana el punto de pedido de cada referencia y tienda con la previsión de las semanas que dura el plazo y con la variación real de tus ventas. No usa una media tecleada una vez.

Después arma el pedido por proveedor teniendo en cuenta los mínimos, las cajas y las demás tiendas. Si una tienda tiene de sobra lo que otra va a necesitar, propone el traspaso antes de comprar. Cada línea lleva su porqué, por ejemplo cuántos días de cobertura quedan frente al plazo, y su valor en euros. La propuesta vuelve en una hoja de tu Excel o en un CSV. Tú la ves, cambias lo que quieras y la apruebas, y la mandas como siempre o la subes a tu programa. El sistema no escribe en tu hoja de stock ni manda nada por su cuenta.

Y si prefieres enterarte sin abrir el archivo, los avisos de urgencia pueden llegar por correo o por WhatsApp, como se cuenta en la página de alertas de stock en Excel.

¿Qué pasa con las referencias de poca venta?

El punto de pedido con media diaria funciona mal con productos que venden 0, 0, 3, 0, 1. La media dice 0,8 al día y la realidad es que algunos días vende tres y otros nada, así que el colchón sale mal casi siempre. Para esas referencias el sistema usa un método propio de demanda intermitente, en vez de forzar la misma fórmula en todo el catálogo.

También separa lo que lleva semanas sin rotar. Una hoja de reposición repone todo lo que baja de su mínimo, incluso un artículo que dejó de venderse hace seis meses porque nadie le quitó la fila. El sistema lo detecta, no lo repone y lo suma a la lista de stock parado en euros, que se puede revisar aparte.

¿Cómo se comprueba antes de usarlo?

Se repiten meses pasados. El sistema decide, semana a semana, qué habría pedido con lo que sabía ese día, y se compara con lo que pidió tu hoja o tu criterio: cuántas semanas habría estado cada producto a cero, cuánto stock de más habría quedado. Es la simulación con tus datos, y se hace con tu Excel, no con uno de ejemplo.

Si mejora, vienen uno o dos meses en modo sombra: el sistema propone, tú sigues pidiendo como siempre y se mide quién acertó más. Solo entonces cambia quién prepara el pedido. Si no mejora, se dice y te quedas con el informe y con una hoja mejor montada, que ya es algo.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si repones una tienda y un proveedor Tu hoja con punto de pedido es suficiente. Móntala bien, pon las cajas, apunta lo pendiente de recibir el mismo día que haces el pedido y revisa los mínimos una vez por trimestre.
• Si tienes ocho tiendas y un proveedor central La hoja calcula ocho pedidos y alguien los suma. El proveedor te pide un mínimo por pedido y la suma no lo alcanza o lo pasa de largo. El sistema reparte el pedido entre tiendas con ese mínimo en cuenta.
• Si el plazo del proveedor cambia según la época En verano o en Navidad los proveedores tardan más. Tu plazo tecleado de 6 días sigue en la celda con la realidad en 10. El sistema usa el plazo real de las últimas entregas de cada proveedor.
• Si una tienda tiene mucho de lo que otra no tiene Excel no cruza tiendas. Pedirá al proveedor para Pamplona mientras Logroño tiene tres cajas paradas. El sistema compara antes de comprar y propone el traspaso.
• Si compras en bultos de varios tamaños Cajas de 12, palés de 40, mínimo de 6 cajas por referencia. Se puede en una fórmula, hasta que la regla de otro proveedor obliga a otra columna. El sistema guarda las reglas de cada proveedor en una sola tabla.
• Si tu producto tiene temporada El punto de pedido con venta media sirve en marzo y falla en julio con el protector solar. El sistema calcula el punto de pedido con la previsión de las semanas del plazo, no con la media del último trimestre.

Excel calcula el pedido. El sistema lo propone con todo sobre la mesa.

Una hoja bien hecha es un buen primer sistema de reposición, y la mantenemos como entrada. Lo que añadimos es lo que una celda no sabe: lo que tienen las demás tiendas, los mínimos de cada proveedor, el plazo real de las últimas entregas, la temporada y cuánto riesgo de rotura aceptas. Y que la propuesta llega lista cada semana, con su porqué, para que apruebes en lugar de calcular.

• Lee tus hojas con tus columnas y devuelve la propuesta en tu Excel o en CSV.
• Pedido por proveedor, en cajas, con su mínimo y su plazo real.
• Mira todas las tiendas a la vez y propone traspasos antes de comprar.
• No manda nada sin tu aprobación y explica cada línea.