Reposición automática en Shopify: Shopify mueve y recibe el stock, el sistema decide cuánto.

Qué hace en reposición automática en shopify.

¿Qué es la reposición automática en Shopify?

Es el cálculo de qué producto mover entre ubicaciones y qué comprar a cada proveedor, para cada variante, sin que alguien tenga que revisar a mano el inventario de todo el catálogo. Lo automático es la propuesta. La decisión de confirmar sigue siendo de una persona.

En Shopify, reponer significa dos acciones: crear una transferencia para mover stock entre ubicaciones, o crear una orden de compra para pedir a un proveedor. Las dos existen en el panel. Lo que falta es lo anterior, la cuenta de cuánto y cuándo, y eso es lo que se monta encima.

¿Qué trae Shopify para reponer?

Según la ayuda de Shopify, para llevar inventario hace falta tener al menos una ubicación y activar el seguimiento de cantidad en cada producto o variante (la opción «Track quantity»). Con eso, cada ubicación tiene su cantidad disponible, y cada ajuste queda registrado con su fecha y su motivo.

La página de transferencias, a la que se llega desde el panel de Shopify, sirve para mover inventario entre tus ubicaciones o desde y hacia ubicaciones externas, como un proveedor. Al procesar una transferencia Shopify crea y gestiona los envíos, puedes añadir seguimiento, enviar por lotes y recibir la mercancía completa o de forma parcial en el destino. Las transferencias creadas por apps de terceros aparecen en la misma página, y existe un informe personalizable para ver los cambios de inventario que provocan.

Las órdenes de compra son los registros de lo acordado con un proveedor: productos, cantidades, costes, condiciones de pago y datos del proveedor. Se pueden guardar en borrador o marcar como pedidas («Ordered») cuando el proveedor confirma. Después se crea una transferencia asociada para seguir los envíos, recibir el stock y añadir ajustes de coste.

Para variantes que se agotan, existe la opción de seguir vendiendo cuando el stock llega a cero (en la ficha de producto, bajo el apartado de inventario). No se aplica al punto de venta físico de Shopify, que avisa al empleado antes de vender algo no disponible.

Es una buena base: ejecutar bien lo que ya está decidido. Lo que no incluye es la parte de decidir.

¿Dónde se queda corto Shopify para reponer?

Ni las transferencias ni las órdenes de compra calculan una cantidad. Quien las crea escribe el número. En una tienda con trescientas variantes y cuatro ubicaciones, eso significa un Excel aparte, cruzar a mano el informe de ventas con el de inventario, y repetirlo cada semana.

Los informes de inventario ayudan con una cifra: los días de inventario restantes, calculados con las ventas de los últimos 28 días. Sirve para detectar lo que baja, pero no sabe lo que tarda tu proveedor, ni cuántas cajas tienes que pedir, ni que en tres semanas empiezan las rebajas. Pedir con esa cifra suele significar pedir tarde y pedir poco.

Y hay un hueco que suele pasar desapercibido: la reposición entre ubicaciones. Es habitual que una tienda se quede sin una variante mientras otra la tiene en exceso, y que nadie lo vea hasta que alguien pregunta por ella. Sin una vista de toda la red, la compra al proveedor se hace de más y la transferencia que lo evitaba nunca se crea.

La ayuda de transferencias menciona también a Sidekick, el asistente de Shopify, como capaz de analizar saldos de stock y crear transferencias. Es un avance, pero esa página no habla de previsión de campañas, de plazos de proveedor ni de redondeo al bulto, que son lo que decide una buena reposición.

¿Cómo se repone por encima de tu Shopify?

Se crea una app personalizada en tu tienda, el mecanismo que Shopify prevé para que un programa propio acceda a los datos de una sola tienda. Se le dan permisos de lectura sobre pedidos, productos e inventario. Con eso el programa conoce, para cada variante, cuánto hay en cada ubicación y cuánto se ha vendido.

Cada semana, normalmente la noche antes de que hagas los pedidos, hace cuatro cálculos en este orden. Primero, la previsión de cada variante y ubicación hasta que pueda llegar el siguiente pedido. Segundo, qué ubicaciones van a quedarse cortas y cuáles tienen de sobra, y de ahí las transferencias posibles. Tercero, lo que sigue faltando en toda la red, que es lo que se compra. Y cuarto, esa compra agrupada por proveedor, con el plazo de cada uno, el bulto y el mínimo de pedido.

La propuesta aparece en el <a href="/control-de-stock/prevision-de-demanda/">panel</a> con cada línea explicada, y en una hoja lista para el proveedor. Quien aprueba puede cambiar cualquier cantidad, y esa corrección queda registrada para que el sistema aprenda de ella. Si hay permiso de escritura, el programa deja transferencias y órdenes de compra en borrador en Shopify, según lo que permita la API de tu plan, o se importan por CSV. Nunca las confirma.

Un ejemplo con números

Ejemplo inventado, para ver la mecánica. Una marca de cosmética natural con almacén central y siete tiendas. El jabón de aceite se vende de media a 95 unidades por semana en toda la red. Entre el almacén y las tiendas hay 380 unidades. El proveedor tarda 21 días y se pide una vez por semana, así que el horizonte a cubrir es de cuatro semanas.

Cuatro semanas de demanda son 380 unidades. El sistema añade un colchón de 55 por la incertidumbre del plazo y de la demanda, de modo que el objetivo es 435. La posición actual es 380. Faltan 55, y como el bulto del proveedor es de 24, la propuesta es pedir 72, tres cajas. Si la última caja no compensa, el sistema lo dice y ofrece la alternativa de dos cajas con riesgo algo mayor.

Antes de comprar, mira las tiendas. Sevilla vende 12 por semana y le quedan 4. Bilbao vende 5 por semana y tiene 60. Es una tienda con doce semanas de cobertura y otra con dos días. La propuesta es una transferencia de 24 unidades de Bilbao a Sevilla, que deja a Bilbao con siete semanas de cobertura y a Sevilla con algo más de dos. La compra al proveedor no cambia, pero la rotura de Sevilla, que habría llegado el jueves, ya no ocurre.

En la hoja de la semana se ven las dos acciones, cada una con su razón. Quien aprueba mira cinco líneas y no trescientas.

¿Qué datos hacen falta?

Pedidos de al menos un año con variante, cantidad, fecha y ubicación, el inventario actual por variante y ubicación y, si existe, el historial de ajustes. De cada proveedor, el plazo real de entrega, el bulto, el mínimo de pedido y qué variantes sirve. Si esos datos están en un Excel o en el programa de gestión, se aportan una vez.

Hace falta también saber qué ubicaciones pueden transferirse entre sí. No siempre pueden: una tienda con poco espacio no recibe un palé, y un operador logístico tiene sus propias reglas. Se anotan como restricciones y el sistema las respeta.

¿Qué NO hace?

No confirma pedidos ni transferencias por su cuenta. No envía correos al proveedor sin que lo apruebes. No negocia precios ni condiciones, y no decide qué productos mantener en catálogo. Tampoco toca tu tienda sin un permiso de escritura concreto, que se concede por separado y después del modo sombra.

Y no sustituye a quien conoce a los proveedores. Si una línea no tiene sentido porque sabes que ese taller cierra en agosto, la cambias y la corrección queda registrada.

¿Cómo se comprueba y cómo se empieza?

Con la <a href="/control-de-stock/simulacion-con-tus-datos/">simulación con tus datos</a>: se repiten semanas pasadas con lo que se sabía cada día, y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que pediste realmente: roturas, sobrante y euros inmovilizados. Si no mejora tu forma de pedir, lo ves antes de contratar.

Después, uno o dos meses en modo sombra, y solo entonces se decide si el programa deja borradores en Shopify. El arranque lleva entre tres y seis semanas. El primer paso es una demo de 30 minutos por videollamada o el <a href="/control-de-stock/analisis-gratuito/">análisis gratuito</a>.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes un almacén central y varias tiendas o ubicaciones Cada una vende distinto y se queda sin lo suyo en momentos distintos. La reposición se calcula por ubicación y empieza por mover lo que sobra.
• Si repones desde un operador logístico La propuesta de reposición al operador sale en el formato que use, y la compra al proveedor, aparte. El stock del operador se lee desde la ubicación de Shopify que sincroniza.
• Si compras a varios proveedores con plazos muy distintos Un taller local que sirve en cuatro días y una importación con ocho semanas no se reponen igual. El plazo de cada uno entra en el cálculo de cuándo pedir.
• Si haces los pedidos los lunes con un Excel y Shopify abierto Se cruza el informe de ventas con el de inventario a mano. La propuesta ya viene calculada y solo hay que revisarla.
• Si tienes productos con bulto o mínimo de compra Cajas de 24, palés de 480, mínimo de 600 unidades por pedido. La cantidad propuesta se redondea al bulto y avisa si el mínimo te hace comprar de más.
• Si ya usas una app de reposición del catálogo y su regla de stock mínimo no entiende la campaña ni mueve nada entre ubicaciones. Esto se prueba con tus datos antes de contratar y el código es tuyo.

Una propuesta con razones, no una regla de mínimo y máximo.

Las apps de reposición más sencillas funcionan con un mínimo por variante: cuando baja de ahí, te avisan o crean una orden de compra por una cantidad fija. Es fácil de entender y falla en cuanto cambia la estación. Aquí la cantidad sale de la previsión de cada variante y ubicación, del plazo del proveedor y del stock de toda la red, y se prueba con tus pedidos pasados antes de usarla.

• Transferencias primero, compra después, por ubicación y por proveedor.
• Cantidades redondeadas al bulto, con mínimos y plazos reales.
• Cada línea con su razón y un asistente al que preguntar.
• Escribe en Shopify solo con permiso concreto y siempre con tu aprobación.