Reposición automática en SAP Business One: el MRP recomienda, pero alguien tiene que fiarse de la recomendación.

Qué hace en reposición automática en sap business one.

¿Cómo recomienda el asistente MRP de SAP Business One?

El asistente MRP de SAP Business One calcula qué hay que comprar, fabricar o trasladar para cubrir la demanda a tiempo, comparando para cada artículo la demanda, el stock y el aprovisionamiento previsto. Según la formación oficial de SAP, es un asistente de seis pasos: elegir o crear un escenario, definir sus detalles, seleccionar artículos, decidir el nivel de inventario, elegir las fuentes de datos y ver las recomendaciones.

En el escenario se fija el horizonte de planificación y los ajustes que afectan al plazo, y se tienen en cuenta festivos y fines de semana si están definidos. En el nivel de inventario eliges entre calcular para la empresa, donde se junta todo y las recomendaciones van al almacén por defecto de cada artículo, o por almacén. Solo se puede usar un escenario por ejecución, aunque se pueden definir varios por empresa.

Los resultados salen en dos pestañas. El informe muestra, artículo a artículo, el inventario inicial, el suministro, la demanda y el inventario final. Las recomendaciones listan las compras, fabricaciones y traslados propuestos. Es información útil, y lo que se hace con ella decide si el MRP se usa o se abandona.

¿De dónde saca el MRP la demanda y el suministro?

La demanda que lee el MRP viene de los documentos de venta (pedidos de cliente, acuerdos marco, facturas de reserva y ofertas), de las previsiones, de las órdenes de fabricación de los componentes, de los niveles de inventario definidos (mínimo, máximo y requerido) y de las solicitudes de traslado desde el almacén de origen. El suministro viene de los documentos de compra, de las órdenes de fabricación de los productos principales y de las solicitudes de traslado hacia el almacén de destino.

En el paso de fuentes de datos también se decide si el MRP tiene en cuenta el inventario existente o el nivel de inventario mínimo. Esto parece un detalle y cambia por completo lo que recomienda: con el mínimo como objetivo, el MRP pide para volver al mínimo y no para atender las ventas que vienen.

Y ahí está el límite. La parte de la demanda que no son pedidos ya cerrados es una previsión o un mínimo, y los dos los pone una persona. Si están viejos o mal, el MRP calcula exacto sobre una base equivocada.

• Demanda: pedidos de cliente, previsiones, niveles mínimo, máximo y requerido, componentes de órdenes de fabricación.
• Suministro: pedidos de compra, solicitudes de compra, órdenes de fabricación y traslados hacia el almacén.
• Decisión del paso 5: contar con el inventario existente o con el nivel mínimo.

¿Por qué las recomendaciones del MRP se repiten o no cuadran?

Hay tres causas típicas. La primera, los datos de planificación de la ficha del artículo: el plazo, el intervalo de pedido, el múltiplo y los días de tolerancia. La formación de SAP define los días de tolerancia como los días que un suministro puede llegar tarde sin que se genere una recomendación nueva. Con tolerancia cero, un pedido que llega un día tarde vuelve a salir recomendado.

La segunda, los documentos abiertos que no se cierran. Un pedido de compra recibido a medias, una solicitud que nadie canceló o una oferta vieja cuentan como suministro o no según su estado, y el MRP se hace un lío. La tercera, el plazo de la ficha, que no es el real. El proveedor que dice 15 días y tarda 25 hace que el MRP recomiende siempre diez días tarde.

Ninguna es un fallo del programa. Son datos que nadie revisa porque revisarlos es un trabajo que no da un resultado visible. Por eso lo primero que hacemos es medirlos con tus entradas de mercancía reales y enseñarte los artículos donde ficha y realidad se separan.

¿Cómo repone el sistema por encima de SAP Business One?

Lee, con un usuario de solo lectura y por el Service Layer, las entregas y facturas, el stock por almacén, los pedidos de compra y las solicitudes de traslado abiertos, las entradas de mercancía con su fecha y los datos de planificación de cada artículo. Con eso calcula la demanda de cada artículo en cada almacén, el plazo real de cada proveedor y el riesgo de quedarse sin stock antes de que llegue el próximo pedido.

La salida es la propuesta de la semana, por proveedor y por almacén, con el porqué de cada línea. No es una cifra: es una frase que Compras puede discutir. Si no está de acuerdo, cambia la cantidad, y el sistema aprende de la diferencia. Lo aprobado puede dejarse como borrador de pedido de compra o como solicitud de traslado en SAP, y lo que se haya acordado escribir (la previsión, el mínimo y el máximo) se escribe con su registro.

Para quien usa el MRP, el programa puede ocuparse solo de la parte de la demanda y dejar que el asistente haga su cálculo y genere los documentos como siempre. Para quien no lo usa, la propuesta semanal sustituye al repaso del informe de stock sin pasar por escenarios.

Un ejemplo con números.

Una brida DN50 en el almacén de Zaragoza. Vende 9 a la semana, el plazo de la ficha es de 15 días y hay 14 en el almacén, con 10 en camino que llegan en 6 días. El mínimo de la ficha es 20. El informe de stock marca el artículo en rojo porque 14 está por debajo de 20, y alguien pediría 20 más. El MRP, con el mínimo como objetivo, recomendaría pedir hasta recuperarlo.

El programa mide que este proveedor ha tardado en realidad entre 19 y 26 días en los últimos seis pedidos, no 15. Con 9 a la semana, en 3 semanas largas se venden unas 27 unidades, y entre lo que hay y lo que viene tiene 24. Propone pedir 20 ahora, en cajas de 10 como pide el proveedor, con la nota «quedan 14 y vienen 10; con plazo real de unos 22 días la cobertura se acaba antes de que llegue otro pedido, riesgo de rotura del 18 %». Es una propuesta, no una orden: Compras la cambia si sabe que hay una oferta del proveedor.

Fíjate en la diferencia. El informe daba una alarma sin cifra. El programa da una cantidad, un plazo y una razón que se pueden comprobar con los pedidos pasados.

Traslado entre almacenes, antes de comprar.

Con varios almacenes, el stock sobrante en uno es la compra que no hace falta en otro. Cuando el MRP se calcula a nivel de almacén, SAP puede recomendar solicitudes de traslado. Cuando se calcula a nivel de empresa, el stock de un almacén puede tapar la falta de otro y no salir ninguna recomendación, así que ese nivel suele esconder el problema.

El programa ve cada almacén por separado, detecta los que van a quedarse sin un artículo mientras otro lo tiene parado y propone el traslado con el plazo del transporte interno. Si el traslado cubre la necesidad, no se propone compra. Si no la cubre del todo, se propone traslado más una compra pequeña.

Fabricación y componentes.

Si fabricas o montas, el MRP explota la lista de materiales y calcula los componentes desde la demanda del producto terminado. El plazo acumulado de un componente puede ser de semanas, y un error de previsión en el terminado llega multiplicado. En los componentes de plazo largo, la propuesta enseña cuándo hay que pedir como muy tarde y qué se estropea si se pide una semana después.

Los componentes que también se venden sueltos como recambio llevan dos demandas, la que sale del terminado y la de venta directa. El programa las prevé por separado y las suma, para que la compra no se quede corta con la segunda.

Lo que no hace.

No sustituye al asistente MRP ni a la ventana de recomendaciones de pedido. No lanza pedidos sin que una persona los apruebe. No toca contabilidad, precios ni documentos cerrados. Y no arregla un catálogo cuyos datos de planificación están mal sin que alguien los mire: lo que hace es enseñarte cuáles son y cuánto se separan de la realidad.

Si tienes pocos artículos y proveedores que sirven en dos días, un mínimo bien puesto te sobra. Te lo decimos en el diagnóstico.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Primero con tus meses pasados: el programa vuelve a decidir semana a semana solo con lo que se sabía ese día y se compara lo que habría propuesto con lo que hiciste con tu MRP o tus mínimos: roturas, pedidos, unidades y dinero parado. Está explicado en la <a href="/control-de-stock/simulacion-con-tus-datos/">simulación con tus datos</a>. Las medidas se fijan antes de ver el resultado.

Después, uno o dos meses en modo sombra, y solo entonces el permiso de escritura. Para saber antes si esto te interesa, el análisis gratuito parte de un export de entregas, facturas, stock por almacén y pedidos de compra, y te devuelve un informe corto con lo primero que cambiaríamos.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes el MRP montado y Compras no se fía de sus recomendaciones Lo habitual es que haya demasiadas líneas, algunas repetidas y otras con fechas que ya pasaron. Menos líneas y cada una con su razón recuperan la confianza.
• Si no usas MRP y repones desde los informes de stock Es lo normal en distribución. La lista de la semana por proveedor sustituye a repasar el informe a ojo, sin tener que montar escenarios ni mantener datos de planificación de todo el catálogo.
• Si importas con plazos de semanas y contenedores Con un plazo largo, pedir una semana tarde son tres semanas de rotura. Cada artículo lleva el plazo real medido con tus entradas, no el de la ficha.
• Si tienes un almacén central y delegaciones La decisión no es solo cuánto comprar, sino qué se manda desde el central y qué se pide fuera. Las solicitudes de traslado se proponen antes que la compra.
• Si fabricas con componentes de plazo largo El MRP explota la lista de materiales. Para los componentes, la propuesta enseña el plazo acumulado y la fecha límite para pedir sin quedarse sin producción.

El MRP y la ventana de recomendaciones siguen siendo los de SAP. Cambian las razones que los acompañan.

No instalamos nada dentro del cliente de SAP Business One ni sustituimos el MRP. Leemos con un usuario de solo lectura, calculamos fuera y devolvemos una propuesta que una persona aprueba. Si ya usas el MRP, mejora lo que le entra. Si no lo usas, no tienes que montarlo para tener una lista de pedidos semanal con su porqué.

• Pedidos y traslados propuestos con la venta prevista, el plazo, el stock a mano y en camino y el riesgo.
• Plazos reales medidos con tus entradas de mercancía, no los de la ficha.
• Funciona con MRP y sin MRP: si pides desde los informes de stock, también.
• Modo sombra primero: propone sin escribir y se compara con lo que hiciste.