Reposición automática en WooCommerce: WooCommerce avisa cuando falta, esto propone el pedido antes.

Qué hace en reposición automática en woocommerce.

¿Qué es la reposición automática en WooCommerce?

La reposición automática es el proceso que decide, cada semana, qué comprar a cada proveedor, cuántas unidades y para cuándo, a partir de lo que vendes, lo que tienes y lo que tarda en llegar. En una tienda con WooCommerce ese proceso casi nunca existe como tal: lo hace una persona, mirando la lista de productos y apoyándose en su memoria.

Automática no significa que nadie decida. Significa que la propuesta llega hecha, ordenada y explicada, y que la persona dedica su tiempo a aprobarla o corregirla en lugar de construirla. Es la diferencia entre una hora de hoja de cálculo y diez minutos de revisión.

¿Qué hace WooCommerce cuando llega mercancía y cuando se acaba?

Cuando entra mercancía, alguien edita el producto y sube su Cantidad en la pestaña Inventario. Esa pestaña, según la documentación de WooCommerce, muestra la cantidad y la opción Allow back orders? cuando el producto gestiona stock, y un Low stock threshold que sustituye al de toda la tienda en ese producto o variación. No hay un registro de la entrada: el número cambia y ya.

Cuando se acaba, el producto pasa a Agotado, o a En espera si permites pedidos pendientes de entrega, con la opción de avisar al cliente o no. En WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario hay además tres avisos que se activan por separado (stock bajo, agotado y pedido pendiente de entrega), unos destinatarios por correo y, aparte, los minutos que se retiene el stock de un pedido a la espera de pago. Eso es todo el reabastecimiento de serie.

¿Dónde se queda corto?

Primero, la cantidad. El umbral es un número: no distingue entre un producto que vende veinte a la semana y uno que vende dos. Segundo, el plazo. WooCommerce no sabe si tu proveedor tarda tres días o tres semanas, y esa diferencia es la que decide cuándo hay que pedir. Tercero, el proveedor: no existe como objeto. No puedes agrupar lo que hay que comprar a un mismo proveedor, ni respetar su pedido mínimo, ni redondear a su caja.

Y cuarto, el registro. Como el stock es un número que se edita, no queda dicho cuándo entró qué. Para calcular plazos de entrega hacen falta las dos fechas, la del pedido y la de la recepción, y esas están en tus correos, en tus albaranes o en tu programa de facturación, no en la tienda. Por eso lo primero del proyecto es juntarlas.

• Umbral único frente a productos con ritmos muy distintos.
• Sin plazos de proveedor ni pedido mínimo.
• Sin agrupar por proveedor ni por caja o palé.
• Sin registro de entradas de mercancía.

¿Cómo calcula qué pedir? Un ejemplo con números

Tóner 59A en la papelería de ejemplo: se venden 20 unidades por semana. El proveedor tarda tres semanas y se pide cada lunes, así que lo que se pide hoy tiene que cubrir cuatro semanas: la espera más la semana hasta el siguiente pedido. Ventas esperadas en cuatro semanas: 80. El colchón de seguridad, calculado con lo que varía la venta y el plazo de ese proveedor, sale en 12. Stock actual: 35. Pendiente de recibir: 0.

Necesidad: 80 + 12 - 35 = 57. El tóner viene en cajas de 4, así que se propone 60. La línea de la propuesta dice: «Pide 60 (15 cajas). Quedan 35, esperas vender 80 hasta que llegue, colchón de 12». Si el proveedor tuviera un pedido mínimo por importe, el sistema lo revisa sobre el conjunto de la propuesta y, si no se alcanza, sugiere qué línea completar con lo que antes va a faltar.

El cálculo depende de la previsión semanal con su banda, que se explica en la página de previsión de demanda de WooCommerce, y del stock de seguridad, que tiene su propia guía y su calculadora. Aquí lo que importa es el resultado: una cantidad concreta, redondeada y con su razón.

¿Cómo se conecta a tu tienda?

Se crea una clave en WooCommerce > Ajustes > Avanzado > REST API. WooCommerce distingue tres permisos: Read, Write y Read/Write. Para proponer pedidos basta Read, y esa es la que se usa al principio. Con ella se leen los pedidos con su estado y líneas y el stock actual de cada producto y variación. No se instala ningún plugin.

Para cerrar el círculo hay una escritura posible y es opcional: actualizar el Low stock threshold de cada producto con el punto de pedido calculado. Se pide después del modo sombra, con el permiso concreto, y queda en un registro con el valor anterior por si quieres deshacerlo.

¿Dónde se crea el pedido al proveedor?

Depende de cómo compres. Si compras por correo o en el portal del proveedor, la propuesta se entrega en una hoja por proveedor con las líneas y las cantidades, y el correo queda preparado. Si llevas las compras en Holded, Odoo u otro programa conectado a tu tienda, el pedido de compra se crea allí como borrador. En los dos casos, nada sale sin que una persona lo apruebe.

Cuando la mercancía llega, se apunta donde la apuntas hoy. El sistema detecta las entradas que no se han registrado: si el stock que debería haber y el que muestra WooCommerce se separan, te avisa. Es una forma discreta de pillar la caja que llegó y nadie dio de alta.

¿Qué pasa con los pedidos pendientes de entrega y con las campañas?

Cuando permites vender sin stock, WooCommerce acumula pedidos que esperan mercancía. Para la reposición son demanda comprometida: lo primero que llega es para ellos. La propuesta los pone por delante y avisa de cuántos hay y cuánto llevan esperando, porque cada día de espera es una cancelación en potencia.

En campaña, la necesidad sube. El sistema adelanta el pedido lo que haga falta según el plazo, sin esperar a que el umbral salte. Y avisa de los proveedores que cierran por vacaciones en la fecha en que te toca pedir, si se lo has indicado.

¿Cómo se comprueba, y cuándo no te hace falta?

Antes de proponer nada se repite tu último año semana a semana con lo que se sabía cada semana, y se compara el pedido que habría salido con el que hicisteis: productos agotados, días de rotura, dinero parado. Después, modo sombra durante uno o dos meses. Si no mejora lo que haces, se dice y no se sigue.

No te hace falta si tus productos se piden bajo demanda, si tienes pocas referencias con proveedor rápido, o si tus ventas son planas todo el año. En esos casos, un Low stock threshold bien puesto producto a producto es suficiente, y la guía de cuánto pedir te enseña a ponerlo. Si compras a varios proveedores con plazos largos y cientos de referencias, el análisis gratuito parte de una exportación de pedidos y te devuelve qué se agotó, cuántos días y cuánto dinero tienes parado.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si pides cada lunes mirando la lista de productos de WooCommerce Ordenar por stock y pedir lo que está más bajo funciona hasta que hay doscientas referencias. La propuesta ordena por riesgo de quedarte sin ello antes de que llegue el pedido.
• Si trabajas con proveedores que tardan semanas El umbral de WooCommerce no sabe lo que tarda cada uno. Con tres semanas de plazo hay que pedir con cobertura de cuatro, y con un día de plazo, con dos.
• Si vendes a empresas y a particulares con la misma tienda Un cliente profesional compra por cajas y un particular por unidades. La necesidad se calcula sobre las dos y se avisa cuando un pedido grande se come el stock de una semana.
• Si permites vender sin stock Con Allow back orders? activado, hay pedidos esperando mercancía. La propuesta los cuenta como demanda ya comprometida y los pone por delante.
• Si tus productos tienen pedido mínimo y caja Pedir sobre unidades sueltas no vale. La cantidad sale redondeada a la caja y, si no llega al mínimo, se propone completar con lo que antes va a faltar.

La propuesta sale fuera. La tienda sigue siendo la tuya.

Hay plugins que añaden pedidos de compra a WooCommerce. Funcionan dentro de WordPress, con su base de datos y su actualización. El sistema que montamos lee tus pedidos por la API, calcula fuera y entrega la propuesta de la semana. No hay un módulo nuevo que mantener ni una pantalla más que aprender, y la comprobación con tu histórico se hace antes de usarlo.

• Pedidos y stock leídos por la API REST con una clave de solo lectura.
• Propuesta agrupada por proveedor, en cajas, con el plazo real.
• Cada línea explicada. La persona aprueba o cambia.
• Si escribe algo en tu tienda, es solo lo que has autorizado.