Reposición automática en Holded: el cálculo se hace fuera, tú apruebas y el pedido queda hecho.

Qué hace en reposición automática en holded.

¿Repone Holded el stock automáticamente?

No. Holded te avisa y te deja hacer los pedidos, pero no decide por ti. La función más cercana es el stock mínimo: en Inventory > Products abres un producto, pulsas «Assign stock alarm» y escribes las unidades por debajo de las cuales quieres el aviso. Si el producto lleva lotes, puedes poner un valor distinto para cada lote. Eso es todo el automatismo de reposición que describe su ayuda.

El resultado visible es una etiqueta roja «!Stock» en la lista de productos y un informe, «Stock alarm», en Analytics > Reports > Inventory. La ayuda no dice que el aviso cree un pedido ni que llegue por correo. Es un semáforo, no una regla de reposición.

¿Qué hace entonces el panel «Out of stock» de los pedidos?

En Inventory > Orders, al abrir un pedido de venta, de compra o de fabricación y entrar en General, puede aparecer un panel «Out of stock». Según la ayuda, solo se muestra cuando ha habido una falta de stock. Con su botón Create Purchase Order, Holded crea tantos pedidos de compra como proveedores haya asignados a los productos que faltan.

Es útil para salir del paso, pero tiene tres límites claros. Se activa cuando la falta ya ha ocurrido. Crea el pedido con lo que falta, no con lo que vas a necesitar hasta que llegue la mercancía. Y la ayuda no dice nada de cantidades mínimas, cajas ni plazos. Es reaccionar bien, no anticiparse.

¿Qué te falta para una reposición automática de verdad?

Cuatro cosas. Una previsión de lo que se venderá por producto y almacén hasta que llegue el siguiente pedido, que Holded no trae. El plazo real de cada proveedor, que en tu histórico de pedidos y recepciones está pero no se calcula. Las restricciones de compra: caja, palé, pedido mínimo, y qué productos se completan juntos. Y la decisión previa a comprar: lo que sobra en un almacén y falta en otro.

Ninguna de las cuatro aparece en la documentación de Holded que hemos revisado: guía de inventario, informes, pedidos y alarmas. No es un defecto. Holded está pensado para llevar el negocio, no para optimizar las compras.

• Previsión por producto y almacén: no existe de serie.
• Plazo real por proveedor: tus fechas están en Holded, el cálculo no.
• Caja, palé y pedido mínimo: hay que pasarlos a una hoja o a la ficha.
• Traspasos antes que compras: Holded los ejecuta en Transfer Stock, no los propone.

Cómo se conecta el sistema con Holded.

La API de Holded usa una clave que creas en Settings > Developers > Credentials > Add API Token, con permisos por módulo y por separado en lectura, escritura o completo. Según su referencia, existen llamadas para listar productos y almacenes, consultar el stock de cada producto, el stock en tránsito y el de cada almacén, y para crear, aprobar, enviar por correo y recibir unidades de un pedido de compra.

Para reponer, el sistema necesita leer ventas, productos, almacenes y stock, y escribir pedidos de compra. Los límites de uso son los de Holded: 100 peticiones por minuto por clave y un tope mensual según el plan. El cálculo de cada semana se hace con lecturas de la noche anterior y el pedido se crea en una sola llamada por proveedor.

Un ejemplo con números: cámaras de bicicleta en cuatro tiendas.

Recambios Ciclo Norte tiene un almacén central y tiendas en Holded. De la cámara 700x25, cuatro tiendas venden por semana 6 en Santander, 9 en Gijón, 5 en Oviedo y 7 en Pamplona. El proveedor sirve en dos semanas y se revisa cada semana, así que hay que cubrir tres semanas más una de seguridad: cuatro semanas de venta. Objetivos: 24, 36, 20 y 28 unidades. Hay 5, 4, 22 y 6. Faltan 19, 32, 0 y 22.

El central tiene 40 disponibles, descontadas las que están reservadas para la web. Se reparte por días de cobertura: Gijón, que tiene 4 para vender 9 a la semana, recibe 16; Santander recibe 10 y Pamplona 14. Se mueven 40 unidades con tres traspasos, sin comprar nada. Quedan por cubrir 16 en Gijón, 9 en Santander y 8 en Pamplona, 33 en total, y se añaden 27 para reponer el central, que se queda a cero. Total, 60 unidades. El proveedor sirve en cajas de 20: tres cajas.

El pedido de compra de 60 unidades aparece en Holded con una línea y un porqué: «cubre cuatro semanas de cuatro tiendas más el central, tras mover 40 desde el almacén». Sin la lógica de mover antes de comprar, el sistema habría pedido 73 para las tiendas, más lo del central. Es un ejemplo con números inventados, y sirve para ver el orden de las decisiones.

Qué se escribe en Holded y qué lo hace una persona.

El sistema escribe un solo tipo de cosa en Holded: pedidos de compra, con proveedor y líneas, pendientes de aprobar. Enviarlo al proveedor, recibir la mercancía y facturarla ocurre en Holded como siempre. Los traspasos se proponen en el panel y se ejecutan con «Transfer Stock», que resta del almacén de origen y suma en el de destino como si hubieras creado envíos.

Lo que no se toca: facturas, cobros, contabilidad, precios ni fichas de producto. Si quieres, el mínimo de cada producto se actualiza con el cálculo de la semana para que el aviso de Holded vuelva a servir, pero solo si lo pides, y se puede revertir.

Lo que NO hace, y cuándo basta con Holded.

No compra solo: cada pedido pasa por una persona. No ve lo que no está en Holded, como una oferta del proveedor que ha llegado por correo o una huelga de transporte; para eso hay un campo de avisos. Y no arregla un stock descuadrado: la ayuda de Holded explica cómo cambiar fechas de movimientos o borrar almacenes con unidades dentro descuadra los totales, y eso hay que limpiarlo antes.

Con pocos productos, un solo almacén y un proveedor rápido, el mínimo de Holded bien puesto es suficiente. Compensa con cientos de referencias, varios almacenes y proveedores con plazos largos.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Primero la simulación con tus datos: se repiten semanas pasadas con lo que se sabía cada día y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que hiciste, en unidades compradas, ventas perdidas y dinero parado. Después uno o dos meses en modo sombra, y solo entonces el permiso para crear pedidos.

El arranque lleva de tres a seis semanas. Para empezar basta una demo de 30 minutos por videollamada y un export de Holded.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si cada lunes alguien baja a Excel el stock de Holded para decidir pedidos El cálculo que haces a mano con filtros y fórmulas lo hace el sistema con las ventas de cada tienda, y tú te quedas con revisar y aprobar.
• Si tienes un almacén central y varias tiendas dados de alta como almacenes Cada tienda tiene su ritmo. El sistema reparte primero lo que hay y compra solo lo que falta, y nadie compra de más para una tienda cuando sobra en otra.
• Si el aviso de mínimo salta todos los días y ya nadie lo mira Con 600 referencias, los mínimos teclados una vez dejan de significar algo. Aquí solo sale lo que de verdad va a faltar antes de que llegue el siguiente pedido.
• Si compras a proveedores que sirven por cajas o con pedido mínimo Pedir 13 cuando la caja es de 20 no sirve. El cálculo pasa por la caja y por el mínimo, y dice si compensa completar con otros productos del mismo proveedor.
• Si hay productos que dependen de la fabricación Holded convierte la lista de materiales de una orden de fabricación en un pedido de compra. Eso sigue igual y se le añade la previsión de cuánto fabricar y cuándo.

Holded sigue haciendo los pedidos. Esto decide cuáles y cuántos.

No sustituimos el circuito de compras de Holded: pedido, envío, recepción, albarán y factura siguen donde están. Lo que se añade es la decisión previa, que Holded no tiene. Se prueba con tus meses pasados antes de crear un solo pedido, y cuando empieza a crearlos, quedan pendientes de que una persona los revise.

• Propone traspasos antes que compras, con el porqué de cada uno.
• Redondea a caja, respeta el pedido mínimo y agrupa por proveedor.
• Crea en Holded solo el pedido de compra aprobado.
• No toca facturas, cobros ni contabilidad.