Control de stock en SAP Business One con IA: la previsión que necesita su MRP.

Qué hace en con sap business one.

¿Qué es el MRP de SAP Business One y cómo recomienda?

El MRP de SAP Business One es la planificación de necesidades de materiales: un cálculo que mira la demanda, el stock y el aprovisionamiento previsto de cada artículo y recomienda qué comprar, qué fabricar y qué trasladar para cubrir la demanda a tiempo. Se ejecuta con el asistente MRP, que en la formación oficial de SAP se describe como un proceso de seis pasos, y cada ejecución se guarda como un escenario: un conjunto de parámetros que define el alcance del cálculo.

En el escenario se decide qué artículos entran, qué horizonte se mira, qué fuentes de demanda cuentan (pedidos de cliente, previsiones, niveles de stock mínimo, máximo o requerido) y si el cálculo se hace a nivel de empresa o de almacén. A nivel de empresa, SAP Business One junta stock, demanda y aprovisionamiento de todos los almacenes y recomienda al almacén por defecto del artículo. A nivel de almacén, calcula cada uno por separado y puede recomendar solicitudes de traslado de stock.

El resultado llega a la ventana de recomendaciones de pedido, que toma las recomendaciones del último MRP guardado para ese escenario. Desde ahí se eligen y se generan los documentos: pedidos de compra, órdenes de fabricación o solicitudes de traslado. Se pueden consolidar por proveedor para hacer menos pedidos.

• Método de planificación: MRP o Ninguno, para que el artículo entre o no en el cálculo.
• Método de aprovisionamiento: comprar o fabricar, que decide el tipo de recomendación.
• Intervalo de pedido: cada cuánto se recomienda pedir.
• Múltiplo de pedido y cantidad mínima de pedido: el tamaño de lote.
• Plazo y días de tolerancia: cuánto tarda en llegar o en fabricarse, y cuánto retraso se acepta.

¿Qué son las previsiones de SAP Business One?

Una previsión de SAP Business One es una tabla de cantidades esperadas por artículo y periodo, que el MRP usa como fuente de demanda adicional. Se crean en el módulo MRP, en Previsiones, con una vista diaria, semanal o mensual que no se puede cambiar una vez guardada. Según la ayuda de SAP, solo se puede elegir una previsión por escenario MRP, y una previsión que ya se ha usado en una ejecución no se puede borrar.

Hay dos maneras de rellenarla. A mano, casilla a casilla. O con el botón para generar previsión, que la calcula con el historial de ventas: se eligen los documentos que cuentan (pedidos de cliente, entregas y facturas de deudores), una fecha de inicio del historial y un método de cálculo que depende de la vista. Después se puede escalar toda la previsión por un porcentaje, por ejemplo multiplicarla por dos para una campaña.

Para un catálogo pequeño y estable vale. Para un distribuidor con 3.000 artículos, cinco almacenes y temporada marcada se queda corta por tres motivos: el método no aprende la temporada de cada artículo, las promociones del año pasado entran como si fueran venta normal, y el porcentaje se aplica igual a todo. El MRP calcula bien, pero sobre una demanda que no es la real.

Niveles de stock mínimo e informes de stock: cómo se repone sin MRP.

Muchas empresas en SAP Business One no usan el MRP. Sobre todo en distribución: cada artículo tiene un stock mínimo y un máximo por almacén, y Compras repasa cada semana los informes de stock para ver qué está por debajo y hace los pedidos de compra a mano. Funciona mientras la persona conoce el catálogo de memoria.

El problema es el mismo que en cualquier ERP: los niveles son fijos y los puso alguien hace años. No miran el plazo real del proveedor, que en importación cambia de una temporada a otra, ni la temporada del artículo. Y el informe de stock enseña lo que hay, no lo que se va a vender. El programa recalcula esos niveles cada semana o, si lo preferís, os da directamente la lista de pedidos de la semana con su porqué.

Lo que lee el programa de SAP Business One y lo que escribe de vuelta.

Se conecta por el Service Layer, la API web de SAP Business One. Según la formación oficial de SAP, es una API REST que sigue el estándar OData, en sus versiones 3.0 y 4.0. Se da de alta un usuario para el programa con permiso de lectura en artículos, almacenes, documentos de venta y de compra, y de escritura solo en lo que se acuerde. Si vuestra instalación no tiene el Service Layer disponible, se arranca con consultas de solo lectura o con exportaciones programadas.

Lo que lee: las líneas de entregas y facturas de deudores con fecha, artículo, almacén y cantidad; el stock por almacén; los pedidos de compra abiertos y las solicitudes de traslado; los datos de planificación de cada artículo; y las entradas de mercancía con su fecha, para medir el plazo real de cada proveedor. Con los movimientos y el stock de hoy se reconstruye el stock de cada día hacia atrás, y así el programa sabe qué días no hubo venta porque no había mercancía.

Lo que escribe, en la forma que elijáis: la previsión que usa el asistente MRP, los niveles de stock mínimo y máximo por artículo y almacén, o la propuesta de pedido de la semana.

• Lee: entregas y facturas, stock por almacén, pedidos abiertos, datos de planificación, entradas de mercancía.
• Escribe: previsiones para el MRP, stock mínimo y máximo por almacén, o propuesta de pedido.
• No toca: contabilidad, precios, interlocutores ni documentos cerrados.

Varios almacenes y solicitudes de traslado.

Un importador típico en SAP Business One tiene un almacén central donde llegan los contenedores y varios almacenes de delegación. El MRP a nivel de empresa junta todo y recomienda al almacén por defecto; a nivel de almacén calcula cada uno, pero con los mismos niveles fijos y la misma previsión repartida. El programa prevé cada almacén con sus propias ventas y propone el traslado desde el central con el plazo del camión interno, no con el del proveedor.

La formación de SAP advierte de un efecto del cálculo a nivel de empresa: si en un almacén sobra stock, puede tapar la falta en otro y no salir ninguna recomendación. Por eso el programa enseña cada almacén por separado y dice dónde está el stock que tapa la falta.

Fabricación: la previsión del producto terminado manda sobre los componentes.

Si fabricáis o montáis en SAP Business One, el MRP explota la lista de materiales: de la demanda del producto terminado saca la de cada componente, con sus plazos. Un error en la previsión del terminado se multiplica en cada componente, y en los de plazo largo ya no hay tiempo de corregir.

El programa calcula la previsión del producto terminado, que es lo que se vende, y deja que el MRP haga su trabajo con los componentes. Para los componentes que también se venden sueltos como recambio, se prevé esa venta aparte y se suma como otra fuente de demanda.

Lo que no hace.

No sustituye a SAP Business One ni a su MRP. No genera pedidos sin que nadie los mire: la recomendación sigue pasando por la ventana de recomendaciones de pedido o por Compras. No toca contabilidad, precios ni documentos cerrados. Y no garantiza que no haya roturas: reduce el riesgo y te dice cuál es, artículo a artículo.

Si tienes un almacén, pocos artículos y proveedores que sirven en dos días, unos niveles de stock mínimo bien puestos te sobran, y te lo diremos en el diagnóstico.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Primero, con tus meses pasados. El programa vuelve a decidir cada semana solo con lo que se sabía esa semana, desde el stock que había en cada almacén, y se compara con lo que hicisteis con vuestro MRP o vuestros mínimos: demanda atendida, roturas, pedidos, unidades y dinero parado. Las medidas se fijan antes de ver el resultado. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra, proponiendo con datos frescos sin escribir nada. Al final se mide qué habría pasado y solo entonces se le da permiso de escritura. Si quieres saber antes si esto es para ti, el análisis gratuito parte de un export de entregas, facturas y stock por almacén, y te devuelve un informe corto con lo que cambiaríamos primero.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si sois distribuidor o importador con varios almacenes en SAP Business One y los traslados entre almacenes se deciden a ojo. Cada almacén se mira con sus ventas y sus plazos, y las solicitudes de traslado se proponen antes que la compra.
• Si tenéis el asistente MRP montado y la previsión la rellena una persona La ventana de previsiones se teclea o se genera con el historial y se corrige con un porcentaje. El programa la calcula con temporada y tendencia, y la deja lista para el escenario MRP.
• Si fabricáis y compráis componentes con plazos largos El MRP explota la lista de materiales a partir de la demanda del producto terminado. Si esa demanda está bien prevista, las compras de componentes llegan a tiempo; si no, llegan tarde o sobran.
• Si importáis con plazos de semanas Contenedores de Asia, proveedores europeos con plazos de 6 a 10 semanas. Cada artículo lleva su plazo real medido con vuestros pedidos pasados, y la previsión mira tan lejos como hace falta.
• Si no usáis MRP y pedís desde el informe de status de stock Es lo habitual en distribución. El programa os da la lista de la semana por proveedor, con el porqué de cada línea, y sustituye la revisión a ojo del informe.
• Si vuestro partner de SAP Business One no quiere add-ons dentro El programa vive fuera y habla con SAP Business One por el Service Layer. Vuestro partner da de alta el usuario y revisa qué leemos y qué escribimos.

El MRP sigue siendo el de SAP Business One. Cambia la demanda que recibe.

No es un add-on que haya que instalar y mantener en cada versión, ni un segundo ERP. Es un motor que lee de SAP Business One, calcula fuera y devuelve la decisión al sitio donde ya se trabaja: la previsión que usa el asistente MRP, los niveles de stock mínimo y máximo por almacén o una propuesta de pedido. Se prueba con tu histórico antes de escribir nada, y el código queda a tu nombre.

• Previsión por artículo y almacén con temporada, tendencia y promociones, no una media escalada a mano.
• Se integra en el escenario MRP como una previsión más.
• Cada propuesta lleva su porqué: venta prevista, plazo, stock a mano y en camino, riesgo.
• Funciona con MRP y sin MRP: si pedís desde los informes de stock, también.