Control de stock para catering y colectividades: cada comedor, con lo que va a servir.

Qué hace en catering y colectividades.

¿Cómo se decide hoy el pedido en restauración colectiva?

En una empresa de restauración colectiva, el pedido se hace cada semana con el menú en una mano y la lista de comensales en la otra. El jefe de cocina o el de compras multiplica raciones por gramajes, mira lo que queda en la cámara y llama a los proveedores. Si la empresa tiene muchos comedores, cada cocina lo hace a su manera, y la central solo ve el resultado en la factura.

Funciona, pero con dos fugas. La primera, los comensales: el pedido se calcula con los inscritos o con la cifra que da el centro, y luego comen menos porque hay excursión, puente o gripe. La segunda, la merma: lo que sobra en la bandeja, lo que caduca en la cámara y lo que se produce de más no se mide, o se mide en kilos a ojo. Desde abril de 2026, con la Ley 1/2025, tener un plan contra el desperdicio ha dejado de ser opcional para muchas empresas, y un plan sin medir la merma se queda en papel.

¿Qué es un control de stock para catering y colectividades?

Un control de stock para catering y colectividades es un cálculo semanal que convierte el menú de cada comedor, las fichas técnicas con sus gramajes y los comensales previstos en un pedido de materia prima por cocina y proveedor, y que compara después lo que se gastó con lo que debió gastarse para medir la merma. A diferencia de un pedido en hoja de cálculo, aprende cuántos comen de verdad y lleva caducidades y lotes.

El programa lee el menú y las fichas técnicas del programa de gestión de menús, los comensales servidos de cada comedor y el stock y las compras del ERP, y propone cada semana el pedido de cada cocina con su porqué.

• Menú cíclico y fichas técnicas: necesidad bruta de cada ingrediente por comedor y día.
• Comensales previstos: aprendidos del histórico y del calendario de cada centro.
• Menús especiales: alergias, intolerancias, dietas por patología y motivos religiosos, contados aparte.
• Stock de cada cocina con caducidad y lote: primero lo que vence.
• Merma: lo que debió gastarse frente a lo que se gastó, en euros por comedor y plato.

Los comensales: la cifra que decide el pedido.

En restauración colectiva el menú no es una sorpresa. Lo que cambia es cuántos comen. Un colegio con 400 inscritos puede servir 320 un viernes de puente; una fábrica con tres turnos come distinto en agosto; un hospital tiene ingresos que suben en invierno. Si el pedido sale de la plantilla teórica, la diferencia se tira o se congela.

El programa aprende el comportamiento de cada comedor: cuántos comieron cada día de la semana, cada mes y con cada evento del calendario del centro (excursiones, jornadas intensivas, exámenes, festivos locales). Si el centro os pasa una previsión, la usa y mide cuánto suele desviarse. El resultado es una cifra de comensales por comedor y día con su banda, y de ahí sale el pedido.

Alérgenos y menús especiales: lo que dice la norma.

El Reglamento (UE) 1169/2011 hace obligatoria, en su artículo 44, la información sobre alérgenos también en los alimentos que se presentan sin envasar al consumidor final y a las colectividades. Su anexo II enumera los 14 grupos de sustancias o productos que causan alergias o intolerancias, del gluten a los moluscos. En España, el Real Decreto 126/2015 lo desarrolla, y según AESAN, en las comidas sin envasar que sirven las colectividades solo se exige la información sobre alérgenos, que puede darse de palabra si hay un registro escrito o electrónico a disposición del consumidor y de la inspección.

En los comedores escolares, el artículo 40 de la Ley 17/2011 y el artículo 10 del Real Decreto 315/2025 piden a los centros disponer de menús especiales para el alumnado con alergias o intolerancias diagnosticadas, o, si no es posible, de medios para conservar y calentar el menú que traiga la familia. El mismo artículo 10 añade los menús especiales por motivos éticos o religiosos.

Para el stock, cada menú especial es una pequeña demanda que no puede fallar. El programa cuenta los menús especiales de cada comedor por día, calcula su materia prima específica (pan y pasta sin gluten, leche sin lactosa, bebidas vegetales, proteínas alternativas) y te avisa antes que del resto. Las fichas de alérgenos de cada plato siguen en tu programa de menús; la obligación de informar es de tu empresa.

Comedores escolares: el Real Decreto 315/2025.

El Real Decreto 315/2025, de 15 de abril, fija para los centros educativos criterios de compra y de programación de menús que cambian lo que hay que tener en la cámara. Su artículo 4 pide que al menos el 45 % de las raciones de fruta y hortaliza sean de temporada y que al menos el 5 % del coste de los alimentos sea de producción ecológica (o, en su lugar, al menos dos platos principales al mes). Su artículo 9 fija frecuencias por semana: de cuatro a cinco raciones de fruta fresca, de una a tres de pescado, como máximo tres de carne, y agua como única bebida.

Para el pedido, eso significa más fresco, más fruta de temporada, más legumbre y pescado y menos precocinado, con proveedores y plazos distintos. El programa calcula el pedido del menú que haya programado tu dietista y, si quieres, te enseña qué parte de lo comprado cumple cada criterio, para que la cifra esté a mano cuando la pidan el centro o la inspección. El menú y su cumplimiento son responsabilidad de tu empresa y del centro.

Merma y la Ley 1/2025 de desperdicio alimentario.

La Ley 1/2025, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, obliga en su artículo 6 a los agentes de la cadena alimentaria a tener un plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio que aplique la jerarquía de la ley, y a promover convenios para donar los excedentes aptos para el consumo. Quedan fuera las microempresas y los establecimientos de restauración de hasta 1.300 m² (salvo que, bajo un mismo NIF, superen en conjunto esa superficie). Esas obligaciones se aplican desde un año después de la publicación de la ley en el BOE del 2 de abril de 2025. Su artículo 9 añade que las empresas de catering o comedores colectivos pueden organizar con los centros programas de formación contra el desperdicio.

Un plan sin cifras es un papel. El programa calcula la merma comparando lo que debió gastarse (raciones servidas por la ficha técnica) con lo que salió del almacén, y la separa en lo que caducó en la cámara, lo que se produjo de más y, si se registra, lo que volvió en la bandeja. Te la da en kilos y en euros por comedor, por familia y por plato, mes a mes. Con eso se decide dónde actuar y se ve si funciona. La obligación es de tu empresa y conviene confirmarla con tu asesor.

¿Qué programas usan las empresas de restauración colectiva?

Las empresas medianas y grandes trabajan con un programa específico de gestión de colectividades (menús, fichas técnicas, alérgenos, comensales) y un ERP para compras y almacén, como SAP Business One o Business Central. Las pequeñas, con hojas de cálculo para el menú y el pedido y el programa de contabilidad para las facturas.

Nos basta con el menú cíclico, las fichas técnicas con gramajes, los comensales servidos por comedor y día, el stock y las compras. Si los programas tienen acceso directo, nos conectamos con un usuario que solo puede leer. No necesitamos datos personales de los comensales ni de su salud: solo cuántos menús de cada tipo se sirven.

Lo que hace falta, lo que no hace y cómo se empieza.

Hace falta: un curso o un año de comensales servidos por comedor, el menú y las fichas técnicas de ese periodo, los consumos o salidas de almacén por cocina, el stock con caducidades si se registran y las compras con sus fechas. Si medís lo que vuelve en la bandeja, mejor.

Lo que no hace: no diseña los menús ni las fichas de alérgenos, no sustituye a tu sistema de autocontrol ni a tu dietista, no redacta el plan de prevención del desperdicio ni negocia con proveedores. Propone cantidades y mide; la persona de compras y el jefe de cocina deciden.

Cómo se empieza: volvemos a jugar tu último curso con lo que se sabía cada semana y comparamos lo que habría pedido el programa con lo que pediste, comedor a comedor, y cuánta merma habría salido. Después, uno o dos meses en modo sombra. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de comensales, menús y consumos y te devolvemos un análisis corto: dónde se tira más, qué comedor sobrepide y cuánto vale.

Qué pesa en el predictor de stock de una cocina central.

El comedor de un colegio cierra en julio; el de un hospital no cierra nunca. Por eso el predictor junta los comedores del mismo tipo para sacar su temporada y después estima, comedor a comedor y producto a producto, el gasto hasta que salga el siguiente reparto de la cocina central. Los productos de los menús sin gluten o sin lactosa van marcados como imprescindibles, porque sin ellos hay comensales que se quedan sin plato.

Lo perecedero se pide más a menudo y en menos cantidad, porque tenerlo parado sale caro. El detalle del cálculo está en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si gestionas comedores escolares y el número de comensales cambia cada semana. El programa aprende el calendario de cada colegio y calcula el pedido con los que de verdad comen.
• Si das servicio a hospitales y residencias con dietas por patología y texturas. El programa cuenta cada dieta aparte y calcula su materia prima específica.
• Si tienes una cocina central con comedores satélite El programa calcula la producción de la central y lo que necesita cada satélite para terminar el servicio.
• Si tiras comida y no sabes dónde El programa compara lo que debió gastarse con lo que se gastó y te enseña la merma en euros por comedor y por plato.
• Si te piden cifras para el plan de desperdicio El programa te da los kilos y los euros de merma por centro y por familia, que es la base para ese plan.
• Si cada jueves alguien hace el pedido en Excel El menú, los gramajes y los comensales ya están en algún sitio. El programa los cruza y deja el pedido listo para revisar.

Hecho para una cocina que sabe qué va a cocinar y no cuántos van a comer.

Los programas de gestión de colectividades llevan bien el menú, las fichas técnicas y los alérgenos, y el ERP lleva bien el pedido y el almacén. Lo que falla es el número de comensales y la merma: el pedido se calcula con la plantilla teórica y la merma no se mide. Este programa aprende cuántos comen de verdad en cada comedor, calcula el pedido con eso y enseña la merma en euros.

• Pedido calculado con el menú, los gramajes y los comensales reales de cada comedor.
• Menús especiales y alérgenos contados aparte, con su materia prima propia.
• Caducidad y lote de cada cocina dentro de la cuenta.
• Se prueba con tu histórico antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.