¿Cómo controlar el stock de una cocina central?

¿Cómo se controla el stock de una cocina central?

Se calcula desde el menú, no desde el almacén. Una cocina central produce para varios centros (residencias, colegios, comedores de empresa, catering) con un menú cerrado por días: ya sabes qué vas a cocinar la próxima semana. El consumo de cada ingrediente sale de multiplicar los comensales previstos por la cantidad de cada plato, y el pedido es esa necesidad menos lo que ya tienes, con los días de entrega de cada proveedor.

Es una respuesta para responsables de compras, jefes de cocina y dirección de empresas de colectividades que producen en un punto y sirven en muchos. Si cocinas para un solo local con carta, el planteamiento es otro, el de la compra de un grupo de restaurantes.

Cómo se decide hoy y por qué falla.

En muchas cocinas centrales el pedido lo hace el jefe de cocina de memoria y con la cámara delante: mira lo que hay, recuerda el menú de la semana y pide. Funciona mientras el menú sea el de siempre y las personas que cocinan sean las mismas. Falla cuando cambia el menú, el número de comensales, el proveedor o la persona que pide.

Falla por tres razones concretas. La primera, que la cantidad por plato está en la cabeza, no en una hoja: cuánto se gasta de lentejas por ración, cuánta merma tiene cada verdura al limpiarla, cuánto pierde la carne al cocer. La segunda, que los comensales previstos no son los contratados: en un colegio faltan los días de excursión y en una residencia varían con las altas y bajas. La tercera, que cada producto tiene su propio día de entrega y su propia vida útil, y mezclar lo fresco, lo congelado y lo seco en el mismo criterio da sobrantes en lo uno y roturas en lo otro.

Y se mide poco el sobrante. Se sabe que se tira producto, pero no cuánto ni de qué menú viene, de modo que el criterio del jefe de cocina se aprieta o se afloja según el último susto.

Paso a paso: unas lentejas para seis centros.

El menú del jueves es lentejas estofadas. La cocina central sirve a seis centros con 410 comensales contratados. La ración de lentejas es de 80 g en crudo. Si cocinaras para los 410, necesitarías 410 × 0,08 = 32,8 kg.

Pero no comen los 410. Según el histórico de los últimos meses, los jueves falta un 7 % (bajas, ausencias, excursiones), así que se prevén 410 × 0,93 = 381 comensales y la necesidad es 381 × 0,08 = 30,5 kg. A eso se añade un margen del 5 % por las raciones repetidas y las que se desvían: 30,5 × 1,05 = 32 kg.

En la cámara hay 12 kg de lentejas. Hay que pedir la diferencia: 32 − 12 = 20 kg. El proveedor sirve en sacos de 5 kg: 4 sacos. Y la entrega tiene que llegar antes del miércoles si se remojan la víspera, así que el pedido sale como muy tarde el lunes si el proveedor sirve martes y viernes. Con el control de memoria lo habitual es pedir 40 kg «por si acaso» y que sobren 20.

El mismo cálculo se repite para cada ingrediente de cada plato de cada día. Con un menú de cuatro semanas y 60 ingredientes distintos son varios cientos de cuentas, y por eso se hace en el programa y no en la cabeza. Aun así hay que supervisarlas, porque la merma real de una cocina no es la de la tabla: una verdura de mala campaña limpia peor y gasta más.

• Escandallo por plato: gramos en crudo de cada ingrediente por ración, con su merma de limpieza y de cocción.
• Comensales previstos por centro y por día, corregidos con la asistencia real de las últimas semanas.
• Necesidad bruta por ingrediente, restando lo que hay y lo que ya viene de camino.
• Redondeo al formato de compra del proveedor y revisión por fecha de entrega.

Errores típicos.

El más caro es pedir con el menú sin comprobar la asistencia: se pide para el 100 % de los contratados y se cocina para el 93 %. El segundo, tener los escandallos desactualizados: se cambió el proveedor de carne y la pieza viene con otro rendimiento, pero la tabla sigue con el de hace dos años.

El tercero es controlar solo el almacén seco y olvidar lo perecedero. Lo que se tira en una cocina central es sobre todo fresco y producto de cámara con fecha, y ahí hay que rotar por caducidad y no por entrada: lo que caduca antes sale primero (FEFO). El cuarto, no registrar lo que se cocina de más: sin ese dato, no se aprende cuánto margen necesita cada plato.

Y el quinto es tener un solo stock mínimo para todo: un mínimo en kilos que vale para las lentejas no vale para el pescado fresco, que no puede esperar a nadie.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema de reposición hace por ti el paso de convertir menú en necesidades y comparar con el stock. Lee los datos de tu programa de gestión (el menú, los escandallos si los tienes, las compras y el stock, con un usuario que solo puede leer), calcula la necesidad de los próximos días y propone qué pedir a cada proveedor y cuándo, con el porqué de cada línea. Una persona lo revisa y lo aprueba, o lo cambia.

Con el programa que ya usa tu empresa. Si trabajas con Odoo, por ejemplo, la documentación del propio programa describe cómo se gestionan las fechas de caducidad por lote y la estrategia de salida FEFO, y el sistema trabaja encima de ella sin sustituirla. Puedes ver el planteamiento general en nuestra página de control de stock para catering y colectividades.

Además, el asistente contesta en lenguaje normal («¿cuántas lentejas necesito para el jueves?», «¿por qué pides 20 kilos?») y dice de dónde sale cada cifra. Y la Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario establece una jerarquía que empieza por prevenir; si tu empresa está dentro de su ámbito (no lo están las microempresas ni los establecimientos de hasta 1.300 m², según su artículo 6), tener registrados los sobrantes ayuda a llevar el plan. La obligación es tuya y conviene confirmarla con tu asesor.

Qué datos hacen falta.

El menú por días y centros, el número de comensales contratados y el real de cada día (aunque sea de un Excel), los escandallos (si no los tienes, se empieza con los de los platos que más pesan), las compras con sus proveedores y plazos de entrega, y el stock de cámaras y almacén. Si las fechas de caducidad están por lote en el programa, se usan; si no, se empieza sin ellas.

Para arrancar no hace falta tener todos los escandallos: se empieza por las diez o veinte materias primas que más gasto mueven.

Cuándo no merece la pena.

Si cocinas para un solo comedor con un menú que no cambia y un jefe de cocina con muchos años, el control con una hoja de cálculo con los escandallos es suficiente. Tampoco compensa si todo lo que compras se sirve a diario y no hay almacén: ahí el problema es de compra diaria, no de stock.

Empieza a merecer la pena cuando hay varios centros, menús rotativos de varias semanas, más de un proveedor por familia y un almacén con productos de distinta vida.

Cómo empezar.

Lo primero es la simulación con tus datos: repetimos semanas pasadas de tu cocina con lo que se sabía cada día, y comparamos lo que habría pedido el sistema con lo que se pidió. Si no sale mejor, no se sigue.

Para saber cuánto producto tiras ahora y de qué menús viene, pide el análisis gratuito y una demo de 30 minutos por videollamada.