Pregunta
¿Cómo hacer el pedido a proveedores en un grupo de restaurantes?
El pedido de un grupo de restaurantes sale de los cubiertos que esperas, de lo que pide cada plato y de lo que rinde cada producto al limpiarlo, no de lo que quedó el domingo. Aquí tienes el paso a paso con un ejemplo de pescado fresco y la forma de agrupar los pedidos por proveedor.
La respuesta corta
En un grupo de restaurantes el pedido a proveedores se hace estimando los cubiertos de cada local para los días que cubre la entrega, multiplicándolos por el porcentaje que pide cada plato y por los gramos de cada producto con su rendimiento, restando el stock y sumando el margen. Después se agrupan los pedidos de todos los locales por proveedor y por hora de corte. Lo que más ajusta son las reservas y el rendimiento real del producto, que casi nunca es el de la tabla.
¿Cómo se hace el pedido a proveedores en un grupo de restaurantes?
Se hace desde la demanda esperada de cada local, producto a producto, y después se agrupa por proveedor. Cada restaurante estima sus cubiertos para los días que cubrirá la entrega, calcula lo que va a consumir de cada producto, resta lo que tiene y pide la diferencia. La central de compras (o la persona que la hace) junta lo de todos los locales en un único pedido por proveedor, respetando su hora de corte.
Es una respuesta para grupos con varios restaurantes con cocina propia que comparten proveedores, sea con una central de compras o con compra distribuida entre los jefes de cocina. Un único restaurante con proveedores locales y carta corta puede seguir llamando por teléfono.
Cómo se decide hoy y por qué falla.
En la mayoría de grupos, el pedido lo hace cada jefe de cocina o de sala con su libreta y su criterio, y llama o escribe por WhatsApp al comercial de cada proveedor. Hay quien tiene un pedido tipo por día y lo modifica según el ánimo de la semana. Como es el que vive el local, a menudo acierta; el problema es que no queda escrito y que no se parece de un local a otro.
Falla por varias razones. La primera es que no se ven las reservas: el pedido del jueves para el fin de semana se hace sin sumar las reservas ya cerradas. La segunda es que nadie compara locales: un restaurante pide un 30 % más de merluza que otro con los mismos cubiertos y no se sabe por qué. La tercera es que se compra por separado a los mismos proveedores y se pierden las condiciones de volumen y los portes compartidos. La cuarta es que se pide por kilos de producto bruto sin tener presente el rendimiento: una pieza entera de pescado o de carne no se vende entera.
Y la quinta es que se pide cuando falta, no cuando toca. El producto llega tarde a la cocina del sábado porque se pidió el viernes y el proveedor no sirve en fin de semana.
Paso a paso: la merluza del fin de semana.
Un restaurante del grupo hace el pedido el jueves para cubrir viernes, sábado y domingo. Sus cubiertos previstos, con las reservas ya cerradas y la media de los mismos días de las últimas semanas, son 90 el viernes, 140 el sábado y 100 el domingo: 330 en total. La merluza la pide el 22 % de las mesas: 330 × 0,22 = 72,6 raciones.
La ración es de 180 g de merluza limpia. Entonces se necesitan 72,6 × 0,18 = 13,07 kg de producto limpio. Pero se compra entera, y el rendimiento al limpiarla es del 55 % (cabeza, espinas, piel). Se compran 13,07 / 0,55 = 23,8 kg brutos. En la cámara quedan 3 kg del pedido anterior. Falta pedir 23,8 − 3 = 20,8 kg.
El proveedor sirve en cajas de 6 kg: 20,8 / 6 son 3,5 cajas. Con 3 cajas (18 kg) faltarían 2,8 kg, y quedarían sin merluza el domingo; con 4 cajas (24 kg), sobran unos 3,2 kg, que es un producto que no se guarda. Se pide una caja de 3 kg si el proveedor las sirve, o se pide 4 cajas y se saca como sugerencia del día el domingo. La decisión depende del precio del pescado y de lo que falte, pero lo importante es que se tome sabiendo las cifras.
Si el grupo tiene seis restaurantes y los seis piden merluza al mismo proveedor, el pedido de 6 locales sale en una sola nota con el total por local desglosado para el reparto. Con esa agrupación, además, el volumen se negocia mejor y el proveedor prepara una sola ruta. El rendimiento del 55 % es un ejemplo: el real se mide pesando, y cambia con la pieza y con la persona que limpia.
- Cubiertos previstos por día, con reservas cerradas más media de los mismos días de las últimas semanas.
- Porcentaje de mesas que pide cada plato (lo da el TPV).
- Gramos por ración y rendimiento del producto (peso bruto a limpio).
- Stock en cámara, producto en camino y formato de compra del proveedor.
Errores típicos.
El primero es pedir por la venta del fin de semana pasado, sin saber que este hay una boda al lado o un partido. El segundo es no medir el rendimiento: si la tabla dice 55 % y en la cocina sale el 48 %, cada pedido se queda corto sin que nadie lo sepa.
El tercero es separar el pedido de bebida, frescos y secos como si fueran el mismo problema: la bebida admite stock y pedido semanal; el fresco, entregas diarias y margen pequeño. El cuarto es no dejar rastro: si el pedido va por teléfono o por mensajes, no hay manera de comparar lo pedido con lo vendido.
El quinto es olvidar el ciclo del proveedor: pedir después de la hora de corte, o un día en que no sirve, aunque la cuenta sea perfecta.
Qué cambia con un sistema de reposición.
Un sistema de reposición hace las cuentas anteriores por ti para cada local y cada producto, con las ventas de tu TPV y el stock de tu programa. Propone el pedido de cada restaurante con el porqué de cada línea (cubiertos esperados, ración, rendimiento, stock), lo agrupa por proveedor y te recuerda la hora de corte. Lo aprueba o lo cambia el jefe de cocina o la central de compras.
Además deja la información en un sitio: se puede preguntar al asistente («¿cuánta merluza hemos pedido de más este mes en cada local?») y contesta con los datos y la fuente. Los avisos de urgencia y la lista del lunes se pueden recibir por WhatsApp. Puedes ver el planteamiento en control de stock para hostelería.
La Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, en su artículo 8, obliga a la hostelería y restauración a facilitar que el cliente se lleve sin coste adicional los alimentos que no haya consumido, salvo en bufés libres, e informar de ello. Ese artículo no habla de compras, pero llevar bien el pedido es la forma más directa de producir menos sobrante. Si tienes dudas sobre cómo te afecta la ley, confírmalo con tu asesor.
Qué datos hacen falta.
Ventas por plato y por local de las últimas semanas (el TPV las tiene), reservas de los próximos días si se llevan en un programa, recetas con gramos por ración y rendimiento de los productos que más pesan, stock de cámara (aunque sea un recuento semanal) y la lista de proveedores con días de servicio y hora de corte. Con las ventas por plato y un recuento básico se puede empezar; lo demás se va sumando.
Cuándo no merece la pena.
Con uno o dos locales y un jefe de cocina que compra a mano a tres proveedores, un pedido tipo con una hoja de ajustes semanal es suficiente. Tampoco compensa si la carta cambia cada semana y casi todo es producto del día: ahí se compra por lo que hay en el mercado y no por previsión.
Empieza a merecer la pena con tres o más locales, un proveedor compartido y una carta estable que repite platos, porque ahí el error se repite en cada pedido.
Cómo empezar.
Con la simulación con tus datos repetimos semanas pasadas de vuestros locales y comparamos lo que habría pedido el sistema con lo que se pidió. Si no mejora, se acaba ahí. Después, uno o dos meses en modo sombra.
Para ver dónde pedís de más o de menos ahora, pide el análisis gratuito y una demo de 30 minutos por videollamada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo meto las reservas en el cálculo?
Se suman a la media de los mismos días como cubiertos cerrados, y se pide margen solo sobre lo que falta por llegar. Si el programa de reservas permite exportarlas, nos conectamos a él.
¿Qué rendimiento uso para cada producto?
El real, medido pesando bruto y limpio en cada local durante unas semanas. Los de las tablas sirven para empezar, pero cambian con la pieza y con quien limpia.
¿Conviene centralizar las compras o que cada local pida a su proveedor?
Para productos que se repiten en todos los locales, la compra agrupada mejora las condiciones y simplifica las rutas. Para producto fresco local, cada cocina conserva su proveedor. El sistema funciona con cualquiera de los dos modelos.
¿Qué hago con el pescado que me sobra el domingo?
Lo mejor es pedirlo ajustado al margen. Si sobra, una sugerencia del día o un uso en otro plato antes de que pierda calidad. La Ley 1/2025 también pone la donación por delante de otros destinos cuando el excedente es apto y no se puede evitar.
¿Se conecta con mi TPV?
Sí, con acceso de lectura a las ventas por plato, o con un volcado en Excel o CSV si tu TPV no tiene otra salida.