Control de stock para restaurantes y bares: cada local pide lo que va a servir.

Qué hace en hostelería.

El control de stock de un restaurante se pierde al abrir el segundo local.

En un bar o un restaurante con el dueño dentro, el control de stock está en la cabeza de quien abre la cámara cada mañana. Sabe lo que queda, sabe lo que va a salir el sábado y pide en consecuencia. Funciona, y para un local solo no hace falta más que un escandallo decente y un inventario al mes.

Con el segundo y el tercer local eso se rompe. Cada jefe de cocina pide a su manera, cada encargado de barra tiene su proveedor, la central de compras recibe pedidos por WhatsApp y el inventario mensual da un número total de merma que nadie sabe repartir. En un grupo de restauración, un hotel con varios puntos de venta o una cadena de cafeterías, el dinero que se pierde está en la suma de muchas decisiones pequeñas que nadie ve juntas.

Un control de stock con IA para hostelería no sustituye al jefe de cocina. Le pone delante lo que va a servir la semana que viene, lo que tiene en cámara y lo que le falta, y le enseña a la dirección dónde se va el producto, local a local.

Mermas: la diferencia entre lo que debió gastarse y lo que se gastó.

La merma de un restaurante tiene muchas causas: recortes al limpiar el pescado, raciones más generosas de lo escandallado, producto que se estropea, invitaciones que no se marcan en caja, copas servidas largas y lo que desaparece. Casi todas son normales hasta cierto punto. El problema es no saber cuánto es cada una ni dónde pasa.

Con el escandallo de cada plato y cada copa, la caja dice cuánto se debería haber gastado de cada producto: tantos platos de pulpo por tantos gramos, tantas cañas por tantos centilitros. Con el inventario y las compras se sabe cuánto se gastó de verdad. La resta es la merma, y el programa la da por producto, por local y por semana, comparada con la de los otros locales del grupo.

Esa comparación es lo útil. Si un local pierde el doble en aceite que los demás con la misma carta, hay algo en su forma de trabajar. Si pierde en destilados y no en verdura, no es la cocina. El programa no acusa: señala dónde mirar. Tiene además una lectura legal: la Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario obliga a las empresas de la cadena alimentaria, salvo las microempresas, a tener un plan de prevención, y a los restaurantes, a dejar que el cliente se lleve sin coste lo que no se ha comido, salvo en el bufé libre. El registro de mermas por local ayuda a llevar ese plan; la obligación sigue siendo de tu empresa.

• Ventas por artículo y día, de la caja de cada local.
• Escandallo de los platos y bebidas que más venden y de los productos más caros.
• Compras por proveedor, con fecha y local de destino.
• Conteos de inventario, aunque sean parciales.

Prever la semana: reservas, calendario y tiempo.

El pedido semanal en hostelería suele hacerse mirando lo que se gastó la semana pasada y lo que queda. Funciona mientras las semanas se parecen, y en hostelería se parecen poco: un puente, una boda, un congreso en la ciudad, el primer fin de semana de calor con terraza o una semana de lluvia cambian el servicio de un local de forma muy grande.

El programa aprende cómo mueve cada una de esas cosas las ventas de cada local con el histórico de la caja, y prevé la semana con lo que ya se sabe: reservas, grupos y eventos confirmados, festivos, la ocupación del hotel. Si un local está en zona de oficinas y otro en zona de copas, cada uno tiene su calendario.

Bebida y comida no se piden igual.

La bebida se pide una vez por semana al distribuidor, no caduca a corto plazo, tiene pedido mínimo y a veces condiciones por volumen. El error típico es quedarse sin una referencia de cerveza o de vino que sale mucho el viernes por la noche, porque el pedido se hizo el martes mirando la barra a ojo. Ahí el programa calcula el colchón que hace falta para llegar al siguiente reparto con el nivel de servicio que quieras.

La comida fresca es lo contrario: entregas frecuentes, días de vida y un coste alto por lo que se tira. Pedir de más es peor que pedir justo, porque el proveedor de pescado vuelve mañana. El programa pide poco y a menudo, y avisa cada mañana de lo que va a caducar en cámara para que entre en la sugerencia del día o se pase a otro local.

Los secos y la limpieza van en medio: duran, ocupan espacio y se pueden agrupar con otros pedidos. Cada familia tiene su regla, su proveedor y su día de corte, y el programa los respeta.

Cocina central, almacén central y compras centralizadas.

Cuando un grupo compra en central y reparte a los locales, la compra al proveedor debería salir de la suma de lo que cada local va a necesitar, y no de lo que la central cree que se gastará. El programa hace esa suma con la previsión de cada local y la convierte en el pedido a cada proveedor, con su mínimo y su plazo.

Si además hay cocina central que elabora para los locales (salsas, bases, postres, bollería), el programa calcula cuánto elaborar cada día para cada local, con su vida útil y lo que queda del reparto anterior. Y cuando un local tiene de más de algo que a otro le falta, propone el traspaso en la siguiente ruta antes de comprar o elaborar más.

Hoteles: el pedido sigue a la ocupación.

En un hotel, la mejor previsión ya existe: las habitaciones ocupadas de los próximos días. El desayuno, el minibar, el bar y los amenities siguen a la ocupación con una relación que se aprende del histórico, distinta entre clientes de empresa entre semana y turistas en fin de semana. Los eventos y banquetes van aparte, con su propio menú y su número de comensales cerrado. Y la ocupación cambia mucho de un mes a otro: según el INE, en enero de 2026 se cubrió el 48,0 % de las plazas hoteleras de España y en julio, el 71,1 %.

El programa lee la ocupación prevista y el calendario de eventos, calcula el consumo de cada punto de venta del hotel y propone el pedido al economato y a los proveedores. Lo que más se nota es en el buffet de desayuno: preparar lo mismo con el hotel medio vacío que lleno es la merma más repetida de los hoteles. Con la ocupación de mañana delante, el jefe de sala sabe cuántas bandejas sacar y cocina sabe cuánto descongelar.

Qué datos hacen falta y cómo se empieza.

Ventas por artículo y día de cada caja, compras por proveedor y local, los escandallos que tengáis y los inventarios de los últimos meses. Si los escandallos no están hechos o están viejos, el diagnóstico empieza por actualizar los de los platos y bebidas que más pesan en el gasto. Con unas decenas se cubre la mayoría.

Después, el examen: el programa vuelve a calcular los pedidos de tus últimas semanas sin conocer el futuro y se compara con lo que pedisteis: roturas en carta, producto tirado y euros en cámara. Luego uno o dos meses en paralelo, proponiendo cada semana mientras los jefes de cocina piden como siempre. Si convence, a producción, con el pedido de cada local y la merma de cada semana en un panel para la dirección.

Cuándo compensa y cuándo no.

No compensa para un bar o un restaurante solo: el dueño ve la cámara, el pedido es pequeño y la merma se controla con un buen escandallo y un inventario mensual en Excel. Si es tu caso, te lo diremos en el análisis gratuito y te indicaremos qué mirar primero.

Compensa cuando hay varios locales, cocina o almacén central, compras centralizadas o un hotel con varios puntos de venta. Ahí la merma que no se ve, los pedidos de más en un local y las roturas en otro suman lo bastante como para que un cálculo semanal con todos los datos juntos merezca la pena.

Qué pesa en el predictor de stock de un grupo de restauración.

En un restaurante el stock se gasta por servicios y lo que manda es la próxima entrega: si el pescado llega dos veces por semana, el predictor calcula lo que cada local va a consumir hasta ese reparto, no hasta el lunes siguiente. Lo hace producto a producto y local a local, con la temporada aprendida entre locales parecidos, los de playa por un lado y los de ciudad por otro.

Para lo que dura poco, el coste de tenerlo parado se pone alto y el predictor prefiere pedidos cortos y frecuentes. Las cajas mínimas del proveedor se respetan. Detrás de cada cifra hay un método que contamos en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes varios restaurantes y cada jefe de cocina pide por su cuenta cada uno a su manera y con sus proveedores de confianza. El programa propone el pedido de cada local con los mismos criterios, y la central ve todos a la vez.
• Si sabes que la merma es alta pero no dónde porque el inventario mensual da un número total y nada más. Con el escandallo y las ventas de caja la merma sale producto a producto y local a local.
• Si llevas un hotel con desayuno buffet y restauración y el buffet se prepara igual con el hotel medio vacío que lleno. La previsión se hace con la ocupación y las entradas del día, y el pedido sigue a la ocupación.
• Si tienes una cadena de cafeterías con obrador o almacén central y el reparto diario de bollería y producto se decide con la costumbre. Cada cafetería recibe lo que va a vender, y lo que sobra cada tarde baja.
• Si compras en central para todo el grupo y los pedidos de los locales llegan por WhatsApp a la persona de compras. Las necesidades de todos se suman solas y el pedido al proveedor sale con la cantidad justa para su mínimo.
• Si tienes un solo bar o un solo restaurante esto no te compensa: tú ves la cámara cada día y sabes lo que hay. Te basta con un buen escandallo y un inventario mensual en Excel.

Para grupos con varios locales, que es donde la merma se esconde.

En un local, el dueño ve la cámara y la barra. Con cinco locales y una central, nadie las ve todas y cada uno pide a su manera. Ahí es donde un programa que cruza la caja, el escandallo, el inventario y las compras de todos los locales a la vez encuentra el dinero. Lo comprobamos con tus semanas pasadas antes de que cambies nada.

• Se prueba primero con tu histórico: qué se habría pedido y cuánta merma habría aparecido, local a local.
• Cada línea del pedido lleva su porqué: reservas, festivo, stock en cámara o caducidad.
• Lee las ventas de tu TPV y las compras de tu programa o tu Excel. No cambias de caja.
• El jefe de cocina aprueba y corrige; el programa aprende de lo que cambia.