¿Cada cuánto reponer a los bares y restaurantes que sirves?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Cada local debe recibir la visita justa para que lo que se le entrega cubra su venta hasta la siguiente entrega, con un pequeño colchón, y quepa en su cámara o almacén. Eso da una frecuencia distinta por cliente: algunos una vez cada diez días, otros tres veces por semana.

Es para distribuidores de bebidas y de alimentación que reparten en ruta a hostelería (bares, restaurantes, hoteles, cafeterías) desde un almacén propio o con una flota de reparto. Si todos tus clientes piden por teléfono y compran lo que quieren cuando quieren, esto es menos relevante: tu frecuencia la fija el cliente.

¿Cómo se decide hoy la frecuencia y por qué falla?

Casi siempre la fija la ruta. El camión pasa los martes y los viernes por esa zona y a cada cliente de la zona le toca martes y viernes. Es cómodo para el transportista y para el cliente, que sabe cuándo viene. Los clientes grandes tienen más días, los pequeños menos, y el criterio lo puso alguien hace tiempo con lo que entonces vendían.

Falla en los extremos. Un bar que ha duplicado su venta sigue con la ruta de antes y se queda sin barril el sábado. Otro que ha bajado su actividad recibe el mismo volumen y acumula producto en una cámara pequeña (con las fechas de caducidad en juego en lo que las tiene). Y el cliente que se queda corto llama y pide una entrega urgente, que rompe la ruta de ese día y cuesta más que una visita normal.

Detrás hay una confusión: se trata la frecuencia como una propiedad del cliente, cuando es una propiedad de su venta y de su espacio, y esas cosas cambian. Además la venta de hostelería no es plana a lo largo de la semana. En previsión, ese patrón ligado al día de la semana se llama estacionalidad: de periodo fijo y conocido. En un bar, el fin de semana pesa más que el resto, y eso condiciona qué entrega cubre qué días.

Paso a paso, con un ejemplo con cuentas.

Tomemos un bar que vende cerveza de barril de 30 litros. Su venta por días es: de lunes a jueves, 0,4 barriles cada día; viernes, 0,8; sábado, 1,0; domingo, 0,6. Total semanal: 1,6 más 0,8 más 1,0 más 0,6, 4,0 barriles. La cámara admite 6.

Opción A, una entrega semanal los martes por la mañana. Tiene que cubrir los siete días: 4,0 barriles. Con un colchón de 1 barril por si el fin de semana se anima, hay que llegar a 5. Caben en la cámara (6), pero la cámara trabaja casi llena y con poco margen para otros formatos. Una visita a la semana.

Opción B, dos entregas: martes y viernes. La del martes cubre martes, miércoles y jueves: 0,4 por 3, 1,2 barriles. La del viernes cubre viernes, sábado, domingo y lunes: 0,8 más 1,0 más 0,6 más 0,4, 2,8. Total 4,0, igual que antes. Con el colchón de 1 barril, el tramo más exigente pide 3,8 y la cámara necesita capacidad para 4. Dos visitas a la semana, cámara con holgura.

La diferencia entre A y B es una visita más por semana a cambio de más de un barril menos en la cámara (de 5 a 3,8). Si la visita cuesta poco porque ya pasas por esa calle, B es una mejora. Si cada visita es un desvío de 20 minutos, A sigue siendo razonable. La decisión no es de la fórmula, es de comparar el coste de una visita con el coste de tener la cámara llena y el riesgo de rotura el sábado; lo que la fórmula hace es poner en cifras ambas cosas.

Fíjate en la regla que sale: el tramo que manda es el que más consume, y en hostelería suele ser el que incluye el fin de semana. Una frecuencia buena para este bar puede ser mala para otro con la misma venta total pero repartida de otra manera. Para entender cómo se combina con el plazo, puedes mirar la guía de punto de pedido y el glosario sobre revisión periódica.

Errores típicos.

El primero es fijar la frecuencia por el tamaño del cliente y no por su venta real. Un restaurante grande puede vender poco de un producto concreto; un bar pequeño con terraza, mucho. El segundo es no distinguir entre productos: el barril, el agua y el vino no se reponen al mismo ritmo, y meterlos todos en la misma entrega obliga a llevar demasiado de lo lento o quedarse corto en lo rápido.

• Dejar la ruta intacta durante años: la venta cambia con la apertura de una terraza, el cambio de cocinero o la obra de la calle de al lado.
• Repartir según lo que pide el cliente por teléfono y no según lo que consume: el cliente pide cuando ya le falta, con lo que la urgencia la fija él.
• Olvidar el espacio: reponer más de lo que cabe obliga al local a guardarlo donde no debe o a devolverlo.
• Ignorar los calendarios: una feria, un puente o un partido grande cambian el consumo de una zona entera en un fin de semana.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Con un sistema, la decisión pasa de la ruta al cliente y al producto. El sistema lee las entregas de cada local y, si el programa lo permite, su consumo (a menudo la entrega es la mejor aproximación de lo que gasta, porque el cliente repone al ritmo que vende), estima cuántos días de cobertura le quedan y cuándo se quedaría corto. Cada semana propone qué locales conviene visitar, qué llevar a cada uno y cuándo, y tú apruebas o cambias.

Eso no significa romper tus rutas. Lo habitual es mantener el esqueleto del reparto y dejar que el sistema indique dónde sobra una visita (un local con la cámara llena que se visita igual) y dónde falta (un local que se acaba antes de su día). Todo se explica en control de stock para bebidas y, para los demás sectores que reparten a hostelería, en control de stock para hostelería.

El aviso de urgencia (el local que va a quedarse sin barril antes de su próxima visita) puede salir por correo o, como añadido, por WhatsApp al comercial o al repartidor.

Qué datos hacen falta.

Las entregas por cliente y producto con fecha de al menos un año, el calendario de rutas actual (qué días pasa el camión por cada zona), la capacidad aproximada de almacenamiento de los clientes principales si la tienes, y el coste aproximado de una visita (tiempo, combustible, conductor) para poder compararla con el de tener la cámara llena.

Si tus clientes te hacen pedidos y el programa registra las entregas, tienes lo esencial. Si además algunos locales te dan su consumo (un contador de barriles, un sistema de punto de venta), el cálculo mejora, pero no es imprescindible.

Cuándo no merece la pena.

Si tus clientes son pocos, tu ruta es corta y conoces a cada uno por su nombre, tu criterio es mejor que cualquier fórmula y un sistema te sobra. Tampoco compensa si el cliente decide siempre cuándo y cuánto pide, o si tu reparto es una sola ruta diaria sin margen para mover visitas.

Sí compensa cuando tienes cientos de locales, rutas con holgura para reordenar, producto con fecha de duración mínima o espacio limitado en los clientes.

Cómo empezar.

Con tus entregas pasadas, en la simulación con tus datos repetimos semanas anteriores y comparamos lo que habría propuesto el sistema con lo que se hizo y con las urgencias que hubo. Después uno o dos meses en modo sombra, sin tocar tu forma de repartir.

Para un primer vistazo, el análisis gratuito revisa un extracto de tus entregas y señala los clientes que reciben de más o de menos. Pedimos una demo de 30 minutos por videollamada.