Control de stock de bebidas: llega a agosto con lo que van a pedir tus bares.

Qué hace en bebidas.

Un año de bebidas cabe en diez semanas.

Un distribuidor de bebidas a hostelería vende en julio y agosto lo que vende entre enero y abril juntos, y buena parte de ese verano se concentra en puentes y en fiestas locales. El resto del año el trabajo es el contrario: cientos de bares que piden poco y a menudo, a veces a diario, y que esperan el pedido al día siguiente. Las dos cosas a la vez, con el mismo almacén y los mismos camiones.

El pedido a fábrica no puede esperar a ver qué pasa. La cervecera grande sirve semanal y pide la previsión con antelación; la bodega pequeña embotella cuando embotella; el agua y los refrescos llegan en palés que ocupan lo que ocupan. Si en junio te quedas corto de barril, en agosto no hay manera de recuperar, y si te pasas de lata, en octubre sigue ahí.

Hoy ese pedido lo hace una persona con la hoja del año pasado delante y lo que recuerda de cómo fue el verano. Funciona mientras esa persona está y mientras el año se parece al anterior. Un control de stock de bebidas con IA hace la misma cuenta con todos los clientes y todos los formatos, y la explica.

La temporada de cada zona no es la de todo el almacén.

La media del almacén engaña. La costa se dispara en agosto y en septiembre cae a la mitad; el interior tiene sus picos en las fiestas de cada pueblo, repartidas de junio a octubre; la ciudad baja en agosto porque cierra la mitad de los bares. Sumado, parece un verano suave. Mirado zona a zona, son tres negocios distintos.

El programa dibuja la temporada de cada zona y de cada familia de producto con todos sus clientes juntos, porque un bar solo no tiene datos para dibujarla, y ajusta el nivel de cada cliente con lo suyo. Los picos que se repiten cada año en las mismas fechas (las fiestas patronales, la romería, el festival de música) se aprenden como lo que son. Los que pasan una vez (una boda grande, un partido) se quedan como picos sueltos y no inflan el pedido del año siguiente.

Si la fiesta cae una semana antes porque el calendario lo manda, se mueve con ella. Con el calendario de fiestas de tu zona cargado, la fecha se fija; sin él, el programa la estima con los años anteriores.

Cada formato es un producto distinto.

Una misma cerveza llega a tu almacén en tres o cuatro formatos y cada uno tiene su comprador. El barril va a los bares y a las barras de fiesta. El tercio retornable, al bar de toda la vida. La lata y el pack, a la tienda, al chiringuito y a la verbena. Una subida de ventas de esa cerveza en julio no dice nada útil si no se sabe en qué formato fue.

Por eso la previsión se hace por formato, y el pedido a fábrica sale por formato y en las unidades en que la fábrica sirve: palés completos, capas, cajas. Si el palé de lata es de 2.400 unidades y te faltan 600, el programa no pide 600: compara lo que cuesta pedir el palé entero frente a quedarse corto hasta la semana siguiente y te pone las dos cifras.

• Barril: sigue a las fiestas y a los bares con grifo; muy sensible a la temporada local.
• Retornable: cliente fijo de hostelería, demanda estable y atada al saldo de envases.
• Lata y pack: tienda, chiringuito y verbena; sube con el calor y con los puentes.
• Bag-in-box y post-mix: pocos clientes, pedidos grandes y espaciados.

Los envases también son stock.

Un distribuidor con retornables tiene dos almacenes en uno: el de producto lleno y el de envase vacío. Los barriles y las cajas de casco salen con el reparto y vuelven, o no vuelven, días o semanas después. Si no vuelven, la fábrica no sirve el siguiente pedido completo, y en verano eso es una rotura con otro nombre. Y el retornable va a más: el Real Decreto 1055/2022 de envases (artículo 8) pide que en hostelería y restauración el 80 % de la cerveza vaya en envase reutilizable en 2025 y el 85 % en 2030; en refrescos, el 60 % y el 70 %.

El programa lleva el saldo de envases por cliente y por ruta con los albaranes de entrega y de recogida. Avisa de los bares que acumulan barriles vacíos más allá de lo normal, para que el repartidor los recoja en la próxima visita, y calcula si con los envases que van a volver esta semana te llega para la carga de fábrica. Es una cuenta que hoy se hace contando barriles en el patio.

También sirve al revés: un cliente que lleva semanas sin devolver envase y pidiendo menos suele estar comprando a otro. El programa lo marca para que tu comercial pase por allí antes de perderlo del todo.

Del pedido a fábrica a la carga del camión.

Hay dos decisiones encadenadas. La de la semana: cuánto pedir a fábrica de cada producto y formato, contando el plazo de cada proveedor y la temporada que viene. Y la del día: qué subir a cada camión con los pedidos de preventa y lo que cada cliente suele pedir sobre la marcha.

La primera es la que más dinero mueve y la que el programa resuelve con su cálculo de riesgo: para cada producto, la probabilidad de quedarse a cero antes de que llegue el siguiente camión de fábrica, y la cantidad que compensa en euros. La segunda es más sencilla, pero ahorra los viajes de vuelta al almacén y el producto que da la vuelta entera a la ruta sin bajar. El orden de las paradas lo sigue decidiendo tu programa de rutas.

Fechas cortas, añadas y clientes de temporada.

No todas las bebidas aguantan igual. El agua y el refresco tienen fechas largas; la cerveza artesana sin pasteurizar, los zumos y algunos refrescos sin conservantes no. Si tu programa guarda lote y fecha, el pedido se calcula para venderse antes de que venza y los lotes justos salen primero. Si no los guarda, se trabaja con la fecha de entrada y la vida media del producto.

Las bodegas tienen su propio problema: la añada. Cada otoño el mismo vino aparece con un código nuevo y, para un programa de gestión, sin historia. En el diagnóstico se juntan las añadas de cada vino para que la previsión siga, y el programa avisa de cuándo se va a agotar la que queda frente a cuándo sale la siguiente. Aquí la fecha ayuda poco: el vino y las bebidas de un 10 % o más de alcohol no tienen que llevar fecha de consumo preferente (Reglamento (UE) 1169/2011, anexo X), así que lo que se vigila es la añada.

Y están los clientes que solo existen en temporada: chiringuitos, terrazas de piscina, bares de estación de esquí. Se marcan como estacionales y se prevén con sus temporadas anteriores. Su primer pedido del año, que suele ser el más grande, deja de pillar al almacén por sorpresa.

Lo que hace falta de tus datos y cómo se empieza.

Las ventas por cliente, producto, formato y fecha (los albaranes valen); el stock de hoy; las entradas de fábrica con fecha de pedido y de llegada; y, si los llevas, los movimientos de envases. Con dos veranos de historia el programa ya ve la temporada de cada zona. No hacen falta datos personales de nadie: con cliente, zona, producto y cantidad basta.

Primero, el diagnóstico: limpiamos los datos, reconstruimos el stock día a día y el programa vuelve a jugar tu último verano sin conocer el futuro, para compararse con lo que hicisteis. Después, uno o dos meses en modo sombra, proponiendo cada semana el pedido a fábrica mientras vosotros decidís como siempre. Si quieres verlo antes, mándanos un export de ventas y stock y te devolvemos un informe corto con los productos que se quedaron sin stock el verano pasado, y cuántos días.

Qué pesa en el predictor de stock de un distribuidor de bebidas.

En bebidas pesa la temporada de cada zona: la costa empieza a tirar en junio y el interior va por detrás. El predictor aprende esa curva semana a semana con todos los bares de la misma zona, de modo que un bar con poca historia hereda la de sus vecinos. Además mira las dos últimas semanas: si el verano va por delante de lo previsto, corrige hacia arriba sin esperar al mes siguiente.

Cada formato (barril, tercio retornable, lata) es una referencia aparte, y lo que va por caja o por palé se redondea a esa unidad. En plena temporada puede recalcular cada pocos días. Más detalle en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si distribuyes cerveza y refrescos a cientos de bares y el pedido a fábrica de cada semana sale de lo que se vendió la semana pasada y de lo que el jefe de almacén se acuerda del año anterior. Aquí se calcula con los dos años, cliente a cliente.
• Si eres cervecera con reparto propio y tienes que decidir cuánto fabricar de cada formato con semanas de antelación. La previsión por formato y por zona te dice cuántos barriles y cuántas latas vas a necesitar en julio antes de llenar los tanques.
• Si eres bodega y vendes directo a hostelería y tiendas y cada año cambia la añada. El programa junta la historia de la añada anterior con la nueva para no empezar de cero cada otoño, y avisa cuando una referencia se va a acabar antes de que salga la siguiente.
• Si cada verano te quedas sin barril en plena fiesta y en septiembre te sobran latas. Ese es el patrón que se ve en el histórico de casi todo distribuidor, y es el primero que mira el diagnóstico.
• Si tienes almacén central y varias delegaciones y una delegación de costa se vacía en agosto mientras la de interior está llena. El programa propone traspasos entre almacenes antes de pedir más a fábrica.

Pensado para el reparto de bebidas, con su verano y sus envases.

Los programas de distribución de bebidas llevan muy bien la preventa, el albarán y la ruta. Lo que no hacen es decirte cuánto pedir a fábrica para el puente de agosto. Este programa se añade a ellos y hace esa parte. Antes de usarlo, lo pruebas con tu último verano: el programa lo vuelve a decidir semana a semana y se compara con lo que pediste.

• Temporada y fiestas aprendidas por zona y por cliente, con su fecha de cada año.
• Cada formato con su previsión: barril, botella retornable, lata y bag-in-box.
• Saldo de envases retornables por cliente, sumado al cálculo de la carga.
• Prueba con tu histórico antes de usarlo en vivo, y el código a nombre de tu empresa.