¿Cómo preparar el stock de bebidas para el verano?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Se prepara partiendo de lo que vendiste en cada semana del verano pasado, ajustado por cuánto ha crecido o caído tu venta este año, y comprobando si el plazo de tus proveedores en esas semanas es el normal. El resultado es una previsión por semana y un punto de pedido distinto para cada periodo, no un solo número para toda la temporada.

Es para distribuidores de bebidas que sirven a hostelería, comercio y eventos (cerveza, agua, refrescos, vino, licores), y también para el almacén de un hotel o de un establecimiento grande que compra por volumen. Si compras una vez a la semana a un único mayorista que sirve en 24 horas, la cuenta es la misma pero te sobra la mitad de la preparación.

¿Cómo se prepara hoy y por qué falla?

Lo habitual es la memoria del que lleva la compra: «el año pasado en julio nos quedamos sin agua con gas, este año pide más». Se añade un porcentaje general (un 20 o un 30 %) a los pedidos de junio y se espera. Con un equipo pequeño y un buen conocimiento del cliente funciona bastante bien, y tiene sentido: la persona sabe qué bar abre terraza, qué fiesta cae en fin de semana, qué proveedor cierra en agosto.

Falla porque el verano no sube por igual en todo. La cerveza de barril, el agua y los refrescos suben mucho, los vinos de crianza y los licores pesados apenas lo notan y a veces bajan. El porcentaje único deja corto lo que sube mucho y da sobrestock de lo que no sube. Y falla también por el calendario: un verano con dos fines de semana largos en medio de julio no se parece al anterior, y la semana en que cae un festivo local en una zona de muchos clientes no se anticipa con la media.

La estacionalidad, según la definición de referencia en previsión, es un patrón de periodo fijo y conocido ligado al calendario (la época del año, el día de la semana). El verano en bebidas es exactamente eso: se repite cada año con la misma forma, aunque no con la misma altura. Lo que se aprende del año pasado es la forma; la altura la fija la tendencia de este año.

Paso a paso, con un ejemplo con cuentas.

Tomemos una distribuidora que reparte cerveza en cajas de 24 botellines de 33 cl a hostelería. Las ventas semanales de la referencia estrella fueron el verano pasado: 130 cajas por semana en junio, 160 en julio y 175 en agosto. En lo que va de este año la venta va un 4 % por encima de la del año pasado. La previsión de este verano es esa curva por 1,04: unas 135 cajas semanales en junio, 166 en julio y 182 en agosto.

Segundo paso: el plazo del proveedor. En primavera el proveedor sirve en 5 días. Supón que en agosto, por cierres y por saturación del transporte, tarda 12 días. El punto de pedido no es el mismo en ambos casos. Para simplificar la cuenta usamos las 175 cajas semanales de agosto del año pasado, 25 por día, y una desviación típica semanal de 25 cajas, el cálculo es el siguiente.

Con plazo normal de 5 días: lo que vendes durante el plazo son 25 por 5, 125 cajas. El colchón al 95 % es 1,65 por 25 por la raíz de 5/7 (0,845): unas 35. Punto de pedido: 160 cajas.

Con plazo de 12 días: lo que vendes durante el plazo son 25 por 12, 300 cajas. El colchón es 1,65 por 25 por la raíz de 12/7 (1,31): unas 54. Punto de pedido: 354 cajas. El mismo producto necesita más del doble de stock en el momento de pedir, solo porque el proveedor tarda siete días más.

Tercer paso: ponerle fecha a ese pedido. Lo que en primavera se pedía con cinco días de margen, en agosto hay que pedirlo con doce, casi dos semanas antes de que haga falta, y con 354 cajas como suelo para disparar el pedido y no 160. La cuenta de arriba se hace para cada semana y para cada referencia relevante, y no solo para la estrella.

Errores típicos.

El primero es usar la media del año para una venta que no es plana. Un cálculo con la media de 12 meses subestima los meses fuertes y sobreestima el invierno. El segundo es tomar el verano pasado como si fuera una cifra limpia: si en julio os quedasteis sin una referencia durante cuatro días, las ventas de ese verano son menores que la demanda real. El tercero, olvidar la caducidad.

En bebidas, la fecha importa más de lo que parece. La norma general de etiquetado (Real Decreto 1334/1999, artículo 11.4) exime de la fecha de duración mínima a las bebidas con una graduación del 10 % o más en volumen de alcohol. La mayoría de las cervezas están por debajo del 10 %, así que en principio llevan fecha de duración mínima, y el etiquetado de cada lote es el que manda (el texto consolidado del BOE es informativo, conviene confirmarlo con tu asesor de calidad). Un acopio grande que se pasa de fecha es una pérdida y, además, un problema con el cliente.

• Anticipar demasiado el pedido de verano: lo que sobra en septiembre es capital parado, espacio ocupado y, en lo que tiene fecha, merma.
• No contar los envases: cascos, barriles y cajas retornables cuentan igual que el producto, porque sin ellos no puedes servir ni recoger.
• Mezclar referencias que se sustituyen entre sí: si el cliente cambia la marca A por la B cuando falta, la rotura de A infla las ventas de B.
• Fiarse de la fecha de llegada que dice el proveedor sin comprobar cuántas veces ha cumplido la última temporada.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema construye la previsión por semana y por producto con la forma del verano anterior y la tendencia de este año, y calcula con el plazo real de cada proveedor, medido como los días entre pedido y recepción en las últimas compras, incluidos los de verano del año pasado. Cada semana propone qué comprar y cuándo con el porqué de cada línea, y te avisa si hay una referencia cuyo plazo en agosto la obliga a pedir ya.

También ayuda a decidir cuánto adelantar: puede enseñar, para cada referencia, cuántas semanas de venta supone ese pedido y cuántas de esas semanas caen dentro de su fecha de duración mínima. Los detalles del sector están en control de stock para bebidas, y de dónde salen las cifras de la previsión, en previsión de demanda.

Qué datos hacen falta.

Las ventas semanales (mejor diarias) por referencia y cliente de al menos dos veranos, el stock actual con su fecha de duración mínima si la manejas por lote, el plazo de cada proveedor con el histórico de compras, y un calendario con lo que cambie: fiestas locales, eventos fijos de tus clientes grandes, aperturas y cierres de terrazas. Todo menos el último punto ya está en tu programa.

Si es tu primer verano, o te faltan datos, el sistema arranca con una previsión más prudente y la va afinando semana a semana; la propuesta lo señala para que quien aprueba sepa que la cifra es más incierta.

Cuándo no merece la pena.

Si tu verano es plano (clientes de oficinas o colectividades que consumen igual todo el año), no necesitas ninguna preparación especial. Tampoco si el proveedor sirve siempre en uno o dos días, porque entonces puedes ajustar sobre la marcha sin acopiar. Y si tu volumen es pequeño y compras a un mayorista, la preparación es más una conversación con él que un cálculo.

Compensa cuando la venta de verano es muy distinta de la del resto del año, el plazo de tus proveedores se alarga en esas semanas y un acopio mal calculado cuesta o bien clientes o bien merma.

Cómo empezar.

Con tus datos de los dos últimos años, en la simulación con tus datos repetimos el verano pasado como si estuviéramos ahí con lo que se sabía cada semana y comparamos lo que habría propuesto el sistema con lo que compraste y con las roturas y el sobrante que hubo. Si el resultado no mejora lo que hiciste, no hay nada que contratar.

Para ver dónde está tu stock hoy, el análisis gratuito revisa un extracto de tus ventas y existencias. Lo único que pedimos es una demo de 30 minutos por videollamada.