Alertas de stock en Shopify: un umbral fijo avisa tarde en lo que vende y de más en lo que no.

Qué hace en alertas de stock en shopify.

¿Qué es una alerta de stock en Shopify?

Es un aviso que te llega antes de que una variante se quede sin existencias en una ubicación, para que te dé tiempo a pedir o a mover producto. Una buena alerta no dice solo que el stock es bajo. Dice qué variante, dónde, cuándo se agotará y qué conviene hacer.

En Shopify la forma de montarlas es con Shopify Flow, la herramienta de automatización de la plataforma, o con una app del catálogo. Las dos funcionan con una cantidad que tú eliges. De ahí vienen los problemas que cuenta esta página.

¿Qué trae Shopify de serie para avisar?

Según su ayuda, Shopify Flow es una plataforma de automatización que vigila los eventos de la tienda y ejecuta acciones cuando ocurren. La aplicación es gratuita y está disponible en los planes Basic, Grow, Advanced y Plus. Algunas funciones dependen del plan: la acción de enviar una petición HTTP está en Grow, Advanced y Plus, y las tareas de apps de partners a medida, en Plus. Los límites de uso también varían por plan.

Para el inventario existe un desencadenante que se lanza cuando cambia la cantidad de una variante, ya sea por un pedido, por un ajuste manual o por una app. Se dispara incluso si el seguimiento de inventario del producto está desactivado, y los borradores de pedido no afectan al inventario hasta que se convierten en pedido. Expone el producto, la variante y la cantidad anterior, y con la variante se llega al inventario de cada ubicación. Entre las acciones de la referencia hay «Send internal email», que envía un correo al equipo.

Combinando ambas cosas se puede montar el aviso clásico: cuando la cantidad de una variante en una ubicación baje de un número, mandar un correo interno. Es sencillo, gratis y razonable para un catálogo pequeño.

Aparte están los informes de inventario. «Inventory remaining per product» estima los días que le quedan a cada variante con las ventas medias de los últimos 28 días, y «ABC product analysis» ordena las variantes por sus ingresos de ese mismo periodo.

¿Dónde falla un aviso con umbral fijo?

Falla de dos maneras opuestas y las dos se ven en cuanto el catálogo crece. La primera es avisar tarde. Si el aviso salta con 10 unidades y la variante vende 25 a la semana, quedan menos de tres días de stock, y si el proveedor tarda dos semanas, la rotura ya es inevitable. El aviso confirma el problema en vez de prevenirlo.

La segunda es avisar de más. La misma regla de 10 unidades aplicada a una variante que vende una a la semana salta cada semana, aunque tenga cobertura para diez. Cuarenta variantes así generan cuarenta correos al día y la gente deja de mirarlos. Cuando llega el aviso que sí importaba, está enterrado.

Hay una tercera falla, menos visible: el umbral ignora la ubicación y la estación. Diez unidades en la tienda grande duran un día; en la pequeña, dos meses. Y diez unidades en octubre no son diez unidades a una semana del Black Friday.

Por último, un umbral solo avisa de que falta, no de qué hacer. Quien lo recibe tiene que abrir Shopify, mirar las otras ubicaciones, comprobar el plazo del proveedor y decidir. Esa investigación es lo que se acaba saltando.

¿Cómo avisa el sistema por encima de tu Shopify?

El programa lee pedidos e inventario de Shopify con una app personalizada, sin depender de Flow. Para cada variante y ubicación calcula la previsión de ventas y la compara con lo que hay y con el plazo del proveedor. Lo que calcula es el riesgo de quedarse a cero antes de que pueda llegar un pedido, y avisa cuando supera el límite que has fijado.

Los avisos se agrupan. En lugar de un mensaje por variante, llega uno al día, o uno por urgencia, con lo más grave arriba: qué es, en qué ubicación, cuándo se agota y qué se propone. Se pueden recibir por correo, verlos en el panel o por WhatsApp, y cada persona elige. A compras le llegan las roturas de proveedor; al responsable de tienda, lo que falta en su tienda.

Si se quiere seguir usando Flow, se puede conservar para lo simple. Y en los planes donde Flow permite enviar una petición HTTP, Shopify puede avisar al programa cuando cambia el inventario, para que recalcule sin esperar a la noche.

Avisos por WhatsApp con botones

Para equipos que no están delante de un ordenador, el aviso por WhatsApp suele servir más que un correo. Se monta con nuestro socio Bedel (bedel.es), que ya ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes y en muchos otros sectores.

El mensaje llega con lo importante en tres líneas, la variante, la ubicación y lo que se propone, y se responde con botones: «lo pido», «ya está en camino» o «déjalo». Esa respuesta se guarda y el sistema deja de insistir. También puede enviar cada lunes la lista de envíos. Es un añadido opcional; todo funciona igual con correo y panel.

Un ejemplo con números

Ejemplo inventado para ver la mecánica, con una tienda de ciclismo urbano con ocho ubicaciones. Una regla de Flow avisa cuando una variante baja de 10 unidades. Las cámaras de 700x25 venden 12 a la semana en cada tienda y el proveedor tarda 14 días. Con 10 unidades quedan cinco días y medio, y el pedido tarda catorce. La rotura es segura y el aviso llega con la rotura ya decidida.

El sistema calcula que con el plazo de catorce días y la venta de doce a la semana, hace falta avisar con unas 28 unidades, que es lo que se vende en el plazo más un colchón. Avisa cuando la cobertura baja de ahí, en vez de cuando quedan diez. En el mismo informe aparece que Bilbao tiene 60 cámaras para cinco semanas de venta y Valencia tiene 14. La propuesta no es comprar: es mover 20 de Bilbao a Valencia.

Al mismo tiempo, los guantes de verano de la talla L venden una pareja a la semana en cada tienda, y la regla de 10 los avisa con nueve pares, que son nueve semanas de venta, sin riesgo alguno. El sistema los deja en silencio hasta que bajen de lo que importa, que con dos semanas de plazo son unos tres pares. El resultado en un lunes: un mensaje con tres avisos, en lugar de treinta.

¿Qué datos hacen falta?

Los mismos que para la previsión: pedidos de al menos un año con variante, cantidad, fecha y ubicación, y el inventario actual por variante y ubicación. De cada proveedor, el plazo real. Y de cada persona que recibe avisos, qué familia o qué ubicación le toca, y por qué canal.

Para el WhatsApp hace falta el número de cada persona y su consentimiento. Es un dato interno de tu equipo, no de tus clientes. El resto de los avisos no necesitan datos personales.

¿Qué NO hace?

No contacta con tus clientes ni con tus proveedores por su cuenta. No pone en «agotado» ni oculta productos de la tienda, y no modifica precios. No garantiza que no habrá roturas: una avería del proveedor o un pico imprevisto pueden con cualquier previsión. Lo que hace es avisar antes y decir qué conviene.

Tampoco sustituye Flow para todo. Para tareas de tienda que no tienen que ver con la reposición, como etiquetar un pedido o avisar de un fraude, Flow sigue siendo la herramienta.

¿Cómo se comprueba y cómo se empieza?

Se comprueba con la <a href="/control-de-stock/simulacion-con-tus-datos/">simulación con tus datos</a>: se repiten semanas pasadas y se cuenta cuántas roturas habría avisado el sistema con antelación suficiente y cuántos avisos habría mandado, frente a lo que habría hecho un umbral fijo. Es la forma de ver si merece la pena antes de contratar.

Después, uno o dos meses en modo sombra, con los avisos llegando y tú actuando como siempre, para ajustar el límite de riesgo. El arranque lleva entre tres y seis semanas. El primer paso es una demo de 30 minutos por videollamada o el <a href="/control-de-stock/analisis-gratuito/">análisis gratuito</a>.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes cientos de variantes y no puedes mirarlas todas Nadie revisa trescientas tallas cada mañana. El aviso llega solo para las que importan, y el resto sigue su curso sin ruido.
• Si ya tienes un flujo en Flow y lo ignoras Porque avisa de variantes que no importan y no avisa de las que sí. Se sustituye el umbral por un riesgo calculado y se mantiene el canal.
• Si tienes varias ubicaciones con ventas muy distintas Diez unidades en la tienda grande son un día, en la pequeña son dos meses. El aviso se calcula por ubicación y propone moverlo desde donde sobra.
• Si quien repone no está delante del ordenador Un responsable de compras que va en el coche o un operador de almacén con el móvil. WhatsApp con botones es más útil que un correo que se lee al día siguiente.
• Si antes de una campaña te preocupa quedarte sin lo que más tira El aviso se adelanta cuando la previsión de la campaña sube el riesgo, aunque hoy las existencias parezcan suficientes.
• Si haces preventa o vendes sin stock Se avisa cuando el pedido pendiente de entrega crece más de lo que el proveedor puede servir a tiempo, antes de que lleguen las quejas.

Menos avisos y que cada uno cuente, no más correos.

Un umbral fijo genera dos tipos de aviso malos: el que llega demasiado tarde y el que llega sin importar. Los dos acaban en una carpeta que nadie abre. Aquí el aviso nace de una previsión por variante y ubicación, con el plazo del proveedor, y va agrupado y ordenado por urgencia. La idea es que cuando suene uno, merezca la pena mirarlo.

• Aviso por riesgo de rotura, no por una cantidad igual para todo.
• Agrupado y priorizado, con la acción propuesta en el mismo mensaje.
• Correo, panel o WhatsApp, según quién y cuándo.
• Sin tocar tu tienda: solo lee, salvo permiso concreto.