Alertas de stock en PrestaShop: que el aviso llegue cuando aún da tiempo a pedir.

Qué hace en alertas de stock en prestashop.

¿Qué son las alertas de stock en PrestaShop?

Las alertas de stock en PrestaShop son los avisos que te llegan cuando un producto se acerca a quedarse sin existencias. De serie, saltan al cruzar un umbral que tú escribes en cada producto. Lo que hace nuestro sistema es cambiar el criterio: en lugar de avisar por un número fijo, avisa por la probabilidad de quedarte a cero antes de que llegue el siguiente pedido al proveedor.

La diferencia parece pequeña y es la que decide si el aviso sirve. Una alerta que llega cuando ya no da tiempo a pedir es una notificación sobre algo que ya ha pasado.

¿Qué avisos trae PrestaShop de serie?

Hay tres, y conviene separarlos. El primero es el resaltado en Catálogo > Stock: según la documentación oficial, los productos por debajo del umbral salen destacados en la vista general, con un filtro rápido que los pone arriba. El segundo es el correo por producto: en la pestaña Cantidades fijas el umbral y marcas la casilla de que te envíen un correo cuando la cantidad sea igual o inferior. Ese correo va a los usuarios con permiso para la página de stock, y esos permisos se gestionan en Parámetros avanzados > Equipo.

El tercero es el módulo de alertas por correo. En sus especificaciones aparecen avisos para el cliente (producto de nuevo disponible y pedido editado) y avisos para el comercio: nuevo pedido, agotado con su umbral, que por defecto es 3, devoluciones, y la lista de direcciones que reciben el correo, una por línea. Conviene tener claro que el correo de la ficha del producto y el del módulo son dos cosas distintas, con destinatarios que se configuran por separado.

Y en Parámetros de la tienda > Configuración de productos hay otra opción con nombre parecido que no es una alerta para ti: mostrar al cliente las unidades que quedan cuando bajan de una cifra, con un aviso de «últimas unidades» bajo el botón de añadir al carrito. Mira al comprador, no a quien repone.

• Resaltado en Catálogo > Stock, con filtro rápido de productos bajo umbral.
• Correo por producto, desde la pestaña Cantidades, a quienes tienen permiso sobre la página de stock.
• Módulo de alertas por correo: agotado con umbral, nuevo pedido, devoluciones y aviso al cliente de producto disponible.
• Mensaje al comprador de «últimas unidades», desde la configuración de productos.

Por qué un umbral fijo avisa tarde o avisa de más.

Un umbral es una cantidad, y lo que importa es el tiempo. Un producto que vende 18 a la semana gasta 2,6 unidades al día: con un umbral de 3, el aviso salta cuando quedan unas 28 horas de venta. Si tu proveedor tarda diez días, no hay reposición posible, y la rotura es segura.

Al revés, un producto que vende 2 a la semana con un proveedor que sirve en 48 horas avisa con el mismo 3 cuando faltan diez días para quedarse sin él: una falsa alarma que se suma a las demás. Con cientos de productos, el resultado es el de siempre: el correo de stock bajo se acumula, deja de leerse y la alerta que importaba pasa desapercibida.

Poner un umbral distinto a cada producto, con su venta y su plazo, es lo correcto y es un trabajo que nadie mantiene: las ventas cambian con la temporada y los plazos con el proveedor.

¿Cómo decide el sistema cuándo avisar?

Cada noche, el programa recalcula para cada producto y combinación la venta prevista hasta que llegue el siguiente pedido (el plazo del proveedor más el tiempo hasta que lo pidas) y la compara con el stock disponible, que en PrestaShop es el físico menos el reservado. De esa comparación sale una probabilidad de quedarte a cero antes de reponer.

Tú fijas a partir de qué probabilidad quieres que te avisen, por familia, por proveedor o por producto. Para lo que no puedes dejar de vender, un 5 %. Para lo que se puede esperar, un 30 %. El aviso explica el porqué: «vende 18 a la semana, quedan 24 disponibles, el proveedor tarda 10 días: riesgo de rotura del 60 %».

Un ejemplo con números: una batería externa y un proveedor lento.

Una tienda de accesorios de móvil vende de una batería externa de 10.000 mAh unas 18 unidades a la semana. Tiene 24 disponibles en PrestaShop y su proveedor tarda diez días. A ese ritmo, la batería dura algo más de nueve días, y en diez días se venden unas 26: más de las que hay. La probabilidad de quedarse a cero antes de que llegue el pedido es de cerca del 60 %, con la variación habitual de esa venta.

Con el umbral de stock bajo en 3, PrestaShop avisa cuando quedan tres unidades, hacia el día 8. El pedido tardará diez días en llegar: hay rotura de al menos dos días en el mejor de los casos. Con el aviso por riesgo, el programa avisa el primer día en que la probabilidad pasa de tu límite, que con un 30 % ocurre varios días antes, cuando aún se puede pedir al proveedor y, si hace falta, mover unidades desde otra tienda.

Es el mismo producto y el mismo stock. Lo que cambia es que la alerta pregunta por el tiempo que queda y no por la cantidad.

¿Por dónde llegan los avisos?

Por tres sitios y cada uno sirve a algo distinto. El correo resumen llega cada mañana con lo que cambió: nuevos riesgos, productos agotados y pedidos que hay que lanzar hoy. El panel enseña el mapa de stock completo, con los productos a cero, los que se acaban, los que están bien y los que sobran, para mirarlo con calma.

El tercero es el WhatsApp, opcional y para lo urgente. Se monta con nuestro socio Bedel (bedel.es), que ya ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp en muchos sectores. Te llega el aviso con el porqué, puedes preguntar en lenguaje normal («¿cuánto queda de la batería de 10.000?») y contesta con el dato y de dónde sale. No hace falta para que el sistema funcione.

Lo que lee de PrestaShop para avisar.

Lee por el webservice de PrestaShop, que se activa en Parámetros avanzados > Webservice con una clave creada para el programa. Los permisos de la clave se marcan recurso por recurso, y la documentación recomienda dar solo los que hacen falta. Pedimos lectura de pedidos y líneas de pedido, productos, combinaciones y stock disponible (stock_availables), y si los usas, de proveedores.

En el webservice, la lectura se puede acotar: con filter pides solo los pedidos desde una fecha o los productos de un proveedor, con display eliges los campos y con limit lees por tandas. Así la lectura diaria es ligera y no recarga la tienda en horas de venta. Si quieres escribir el umbral de stock bajo recalculado, esa clave necesita permiso de modificación solo en ese recurso.

• Lee: orders, order_details, products, combinations, stock_availables, suppliers.
• Avisa por: correo, panel y, si lo activas, WhatsApp.
• Escribe: nada por defecto; opcionalmente el umbral de stock bajo, con tu aprobación.

Evitar los avisos de más.

Una alerta útil es una alerta que no se repite. El sistema avisa una vez por problema, lo deja como pendiente hasta que alguien lo atiende o llega la mercancía, y solo vuelve a avisar si el riesgo empeora de forma clara. Si tienes un pedido en camino que llega a tiempo, el producto no avisa: sabe que viene.

También se agrupan los avisos por proveedor: si diez productos del mismo proveedor entran en riesgo a la vez, recibes un aviso con diez líneas y no diez correos. Y los productos que dejaste de vender, o que van a descatalogarse, se marcan para que no avisen.

Lo que no hace.

No evita que el proveedor falle ni que un producto se haga viral de un día para otro: avisa con la información que hay. No sustituye al módulo de alertas por correo de PrestaShop para el cliente, como el aviso de producto de nuevo disponible. Y no manda nada al exterior: los avisos son para ti y tu equipo.

Si tienes pocos productos y un proveedor rápido, un umbral bien puesto en cada ficha y el correo de PrestaShop bastan, y te lo diremos en el diagnóstico.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Se repite el pasado: el sistema recalcula cada día de tus últimos meses con lo que se sabía y cuenta cuántas roturas habría avisado y con cuánta antelación, frente a lo que avisó el umbral de la tienda. Las medidas se fijan antes de ver el resultado. Después, uno o dos meses en modo sombra, con los avisos llegando sin que cambies tu forma de comprar.

Si antes quieres una primera idea, el análisis gratuito parte de un export de pedidos y del CSV de Catálogo > Stock. La puesta en marcha lleva de tres a seis semanas.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si recibes cien correos de stock bajo al día y ya no los lees El umbral fijo da falsas alarmas en los productos de proveedor rápido. Aquí solo salta lo que de verdad va a llegar a cero antes de reponer.
• Si nunca te llega el aviso a tiempo porque el umbral de 3 se cruza cuando quedan dos días de stock y el proveedor tarda diez. El aviso por riesgo salta días antes, cuando aún se puede pedir.
• Si el correo de alertas llega a quien no compra La alerta de PrestaShop va a quienes tienen permiso sobre la página de stock. Aquí cada aviso va a la persona que decide ese producto o ese proveedor.
• Si vendes con campañas y el stock vuela en tres días El riesgo se recalcula cada día con la venta real, y una campaña que va mejor de lo previsto sube el aviso antes de que se agote.
• Si tienes tiendas físicas y online con el mismo producto Se avisa por sitio y se sugiere el traslado: la tienda de Valencia se queda sin cargadores mientras en Bilbao sobran.
• Si quieres saber qué se ha agotado y cuánto has dejado de vender El panel guarda los días con producto a cero y calcula las ventas que se pudieron perder, para ver qué roturas salieron más caras.

Avisos con criterio, sin tocar tu tienda.

No añadimos un módulo de avisos a PrestaShop. El programa lee pedidos y stock por el webservice, calcula el riesgo fuera y manda los avisos por correo, por el panel o por WhatsApp. Los umbrales de la tienda siguen donde están, y si quieres, el programa los deja al día con el cálculo. Antes de contratar se repiten semanas pasadas y se cuenta cuántas roturas habría avisado a tiempo.

• Aviso por riesgo de rotura, con el plazo real de cada proveedor.
• Un aviso por problema, sin repetirse, y a quien decide.
• Correo, panel o WhatsApp según urgencia.
• Sin módulos en la tienda; lectura por el webservice.