Alertas de stock en Business Central: avisa cuando ya vas a vender de más, no cuando aún puedes reponer.

Qué hace en alertas de stock en business central.

¿Qué avisos de stock trae Business Central de serie?

Business Central trae cuatro tipos de aviso relacionados con el stock, y cada uno vive en un sitio distinto: la advertencia de falta de stock en los documentos de venta, las notificaciones que configura cada usuario en Mi configuración, las advertencias de la hoja de planificación y las páginas de disponibilidad, que no avisan pero permiten mirar. Todos son útiles, y ninguno sustituye a un aviso que llegue a quien tiene que actuar antes de que el producto se acabe.

Lo que tienen en común es que son pasivos. Aparecen cuando alguien está en la pantalla correcta haciendo la tarea correcta: cuando se teclea un pedido, cuando se abre un producto, cuando se ejecuta el plan. Microsoft lo describe así en su documentación de notificaciones: aparecen en el contexto de tu tarea actual, se pueden revisar, usar una acción disponible o descartar, y tú decides cómo responder.

• Advertencia falta stock: en el documento de venta, al superar el inventario de la ubicación.
• Notificaciones de Mi configuración: por usuario, con filtros como el proveedor.
• Advertencias de la hoja de planificación: Emergencia, Excepción y Atención.
• Páginas de disponibilidad: Disponibilidad por evento, Existencias producto, Disponib. prod. por almacén y Productos por almacén.

¿Qué hace la advertencia de falta de stock de los documentos de venta?

Es la más conocida. Se activa en la página Configuración de ventas y cobros con la opción Advertencia falta stock. Según Microsoft, cuando alguien introduce una cantidad para un producto en un documento de venta que excede el nivel de inventario actual del producto en la ubicación, se muestra una notificación. La notificación solo informa del posible problema y no impide crear el pedido.

Es un buen aviso para quien vende, porque le dice que no puede prometer ese plazo. Pero llega en el peor momento para el stock: el cliente ya está pidiendo, la mercancía no está y reponer lleva días. Y no dice nada de la reposición que pueda estar en camino ni de cuánto tardaría. Sirve para que el vendedor no prometa lo que no tiene, no para que el almacén se anticipe.

¿Cómo funcionan las notificaciones de bajo inventario de Mi configuración?

Microsoft explica que Business Central puede notificar sobre eventos o cambios de estado, y pone como ejemplos un saldo vencido de un cliente o que el inventario disponible sea menor que la cantidad que se va a vender. Cuando empiezas a usar Business Central todas las notificaciones están activadas, y cada usuario puede apagar las que no le interesan en Mi configuración, en el campo Notificaciones, con la acción Cambiar cuando reciba notificaciones.

Algunas notificaciones permiten fijar cuándo se envían, con Ver detalles del filtro. El ejemplo de Microsoft es justo el de stock: recibir la de bajo inventario solo para los productos que compras a un proveedor concreto. Pero la propia documentación aclara que las opciones y condiciones se aplican solo a ti. En una empresa con cinco compradores, hay cinco configuraciones distintas, y nadie ve el conjunto. Además, las notificaciones aparecen en la barra de notificaciones de la página que estás usando, no llegan fuera del programa.

¿Qué avisa la hoja de planificación?

La hoja de planificación marca las líneas creadas para una situación inusual con un campo de advertencia. Hay tres tipos. Emergencia aparece cuando el inventario es negativo en la fecha de inicio de la planificación o hay eventos de demanda u oferta atrasados, y el sistema sugiere un pedido de emergencia por la cantidad que falta. Excepción aparece si el inventario disponible previsto cae por debajo del stock de seguridad, y el sistema sugiere un suministro para cubrir la demanda en esa fecha de vencimiento. Atención aparece si la fecha de inicio de planificación es anterior a la fecha de trabajo o si la línea sugiere cambiar un pedido de compra liberado.

Son advertencias muy informativas, y Microsoft las trata como lo que son: infringir el stock de seguridad es una excepción porque no debería ocurrir si el punto de pedido está bien. Pero solo existen cuando se ejecuta Calcular plan. Si se ejecuta el regenerativo cada semana, el aviso tiene hasta siete días de retraso respecto a lo que pasa en el almacén. Y el campo Aceptar mensaje acción queda desactivado en las líneas con advertencia, porque se espera que el planificador las investigue antes de actuar.

Dónde se quedan cortos los avisos, con un ejemplo.

Una cadena de papelerías con ocho tiendas y el central en Business Central. A mediados de agosto, Alicante tiene 14 cuadernos A4 de tapa dura de una referencia que vende 11 por semana y va a subir con la vuelta al cole. El plazo de reposición desde el central es de 3 días. El inventario disponible no es cero, así que no hay advertencia en ningún documento. El stock de seguridad de la SKU, tecleado en junio, es 5, y 14 está por encima. La hoja de planificación no avisa nada.

Sin embargo, el riesgo existe: con la previsión de la semana, de unas 16 unidades por la subida estacional, el producto queda a cero en seis días, y la reposición tarda tres más una preparación de uno o dos. Un aviso por riesgo lo vería hoy; ninguno de los de serie lo ve hasta que alguien venda esa unidad 15 sin tenerla, o hasta que se ejecute el plan.

El ejemplo es inventado, pero el mecanismo es real: los avisos por umbral miran el stock de hoy y no la velocidad a la que baja. El mismo umbral de 5 es una alarma exagerada para un producto lento y llega tarde para uno que vende 11 por semana.

¿Cómo avisa el sistema, a quién y por dónde?

Cada día lee las ventas, el inventario por ubicación y los pedidos y transferencias pendientes, y calcula para cada producto y ubicación la probabilidad de quedarse sin stock antes de que pueda llegar una reposición. Con esa probabilidad y los días de cobertura clasifica: se acaba, a cero, bien o sobra. Solo lo que cambia de estado genera un aviso.

El destino depende del tipo de aviso. Lo urgente, un producto que se agota esta semana, va a quien puede actuar: compras, el responsable de envíos del central o el encargado de la tienda. El resumen diario va por correo. El mapa completo, con las ubicaciones en color, está en el panel. Y si lo quieres, el aviso urgente puede llegar por WhatsApp, con el producto, la ubicación, los días que quedan y botones para contestar. Ese canal se monta con Bedel, nuestro socio para WhatsApp.

Los avisos se agrupan para no ahogar: un correo por proveedor con todas sus referencias en riesgo, no uno por referencia. No se repite lo que no ha cambiado desde el aviso anterior. Y se mide cuántos se atienden, para ajustar el umbral de riesgo cuando se ignoran.

• Se acaba: el riesgo de rotura antes de la reposición supera el umbral que se fije.
• A cero: ya no hay, con lo que está en camino y cuándo llega.
• Sobra: más de las semanas de cobertura acordadas, con el dinero parado.

Lo que lee, lo que no escribe y lo que no hace.

Las alertas solo leen de Business Central, por la API v2.0 y con un usuario de aplicación de solo lectura: movimientos de venta, inventario por ubicación, pedidos de compra y de transferencia pendientes y plazos. No escriben nada, así que no pueden cambiar un parámetro ni un pedido.

No evitan la rotura por sí solas: avisan, y alguien tiene que mover el producto. No sustituyen la advertencia de falta de stock de los documentos de venta, que sigue haciendo su trabajo en el mostrador. Y no son útiles en un catálogo pequeño con una sola ubicación, donde basta con mirar la lista de stock cada mañana.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Con tus roturas pasadas. El sistema repasa los últimos meses y cuenta cuántas veces se quedó a cero cada producto en cada ubicación, cuántas habría avisado y con cuántos días de antelación, y cuántos avisos habría dado de más. Eso fija el umbral de riesgo antes de enviar nada a nadie. Después, uno o dos meses en modo sombra, con avisos reales solo a Compras, y se decide qué canales activar.

Para empezar basta un export de los movimientos de venta y del inventario por ubicación. El análisis gratuito lo usa para devolverte un informe corto con las roturas que se podrían haber visto venir.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si te enteras de la rotura cuando un cliente la pide La advertencia de Business Central es de ese momento. El sistema avisa antes, cuando todavía hay tiempo de transferir o pedir.
• Si Compras no abre la hoja de planificación hasta el lunes Los productos que se agotan el martes tienen que avisar el martes. El sistema revisa cada día y avisa de lo urgente sin esperar a la ejecución del plan.
• Si cada usuario tiene su propia configuración de notificaciones Microsoft indica que las opciones de notificación se aplican solo a cada usuario. Aquí el criterio es común y se ve en un mismo sitio.
• Si el responsable de tienda trabaja fuera de Business Central Dependientes y encargados no abren el programa de gestión. Reciben el aviso en el móvil, con lo que hay que mover.
• Si vendes con temporada y los umbrales fijos se quedan cortos Septiembre pide más cuadernos que febrero. El riesgo se calcula con la venta prevista de cada semana, no con un mínimo del año pasado.
• Si hay mucho stock parado que nadie ve Los avisos no son solo de falta. También se avisa de lo que sobra y no se mueve, en euros, para que se pueda transferir o promocionar a tiempo.

Business Central sigue avisando donde avisa. El aviso de antes lo ponemos nosotros.

No desactivamos las notificaciones de Business Central ni sustituimos sus advertencias. Añadimos el aviso que falta: el de antes de la rotura, calculado por producto y ubicación con el plazo real. Solo lee de Business Central, no escribe nada, así que no hay nada que pueda romperse. Se prueba con tus roturas pasadas, para ver cuántas habría avisado y con cuánta antelación, y se arranca en modo sombra.

• Aviso por riesgo de rotura, con días de antelación, no por umbral fijo.
• Cada aviso va a quien compra o prepara ese producto.
• Panel, correo o WhatsApp, a elegir. Sin tener Business Central abierto.
• Solo lectura: no escribe en Business Central.