Alertas de stock en Sage: el aviso útil llega a Compras, no al que teclea el albarán.

Qué hace en alertas de stock en sage.

¿Qué es una alerta de stock en Sage y qué avisos trae?

Una alerta de stock en Sage es un aviso que salta cuando las existencias de un artículo llegan a un nivel que alguien fijó de antemano. Hay avisos de serie, y es útil saber cuáles y dónde. El temario oficial del curso de Gestión avanzada de Sage 50 recoge una función de avisar mínimo y máximo por almacén. En Sage 200, un hilo de la comunidad oficial de Sage explica que el stock mínimo se introduce en la ficha del artículo y que, activando el aviso desde el asistente de configuración, el programa avisa al crear un albarán.

En el mismo hilo, la respuesta sugerida añade que, para una alerta que vaya más allá de eso, hay que contactar con soporte técnico. Es decir: el aviso básico existe y las alertas a medida no son algo que cada empresa pueda cambiar por su cuenta. Y ahí es donde suele quedarse la gestión del stock en muchas empresas con Sage.

¿Por qué el aviso de Sage suele llegar tarde?

El aviso a la hora de teclear el albarán tiene un efecto curioso: lo ve quien está vendiendo, que no es quien compra. El comercial que registra la venta de las últimas 20 bobinas ve un mensaje, lo cierra para seguir con el cliente y la información no sale de esa pantalla. Compras se entera cuando pasa el informe de bajo mínimo, si alguien lo mira, o cuando llama un cliente.

Además, el aviso salta cuando se cruza el mínimo, no cuando se acaba el margen. Son dos momentos distintos. Un mínimo de 40 unidades para un artículo que vende 20 por semana equivale a dos semanas de venta. Si el proveedor tarda tres, el aviso llega con una semana de retraso respecto a cuando había que haber pedido. No es un fallo del aviso: es lo que se le pidió con un número fijo.

¿Qué le falta a las alertas de Sage?

Faltan tres cosas, y las tres tienen que ver con la persona y el momento, no con el programa. Falta que el aviso dependa de cuánto se vende y de cuánto tarda el proveedor. Falta que llegue a quien decide, por el canal que usa. Y falta que haya pocos, porque los avisos que son muchos se dejan de leer.

• El aviso es por un mínimo fijo, no por los días de venta que quedan.
• Salta donde se vende, no donde se compra.
• No conoce el plazo real del proveedor ni lo que ya está pedido.
• Se limita al mínimo: no avisa de lo que sobra, de lo que está parado ni de los datos raros.
• Para cambiarlo hay que contactar con soporte técnico, según la comunidad oficial de Sage.

¿Cómo funcionan las alertas por encima de Sage?

El sistema calcula cada noche, para cada artículo y almacén, cuántos días de venta quedan: las existencias divididas entre la venta prevista, no entre la media del año. Compara esos días con el plazo real del proveedor, medido con tus compras pasadas, más un colchón que decides tú. Si los días quedan por debajo, hay riesgo de rotura y el artículo entra en la lista de aviso. Y si lo que está ya pedido llega antes de agotarse, no avisa.

Con ese cálculo salen cuatro clases de aviso. La rotura próxima, con urgencia y destinatario Compras. El artículo que se acaba, con margen, para la propuesta de la semana. El que sobra, con los euros parados y los días de cobertura. Y el dato raro, como una existencia negativa o un artículo sin entradas en meses con stock en pantalla. Cada clase tiene su canal y su frecuencia, y las dos primeras llevan la cantidad que se propone pedir y el porqué.

Un ejemplo con números: bobinas industriales en Sevilla.

Una distribuidora de consumibles de limpieza tiene en la delegación de Sevilla 52 bobinas industriales de dos capas. Venden unas 20 por semana y el proveedor tarda tres. En Sage, el mínimo de la ficha es 40. Con las bobinas en 52, no hay aviso: todavía no se ha cruzado el mínimo.

Pero 52 bobinas, a 20 por semana, son algo menos de tres semanas de venta, y el plazo del proveedor es de tres, más una semana de colchón. El sistema avisa hoy a Compras: «Bobina industrial en Sevilla: quedan 2,6 semanas de venta, el proveedor tarda 3. Propuesta: pedir 60». Si esperara al aviso de Sage, al cruzar el mínimo de 40 quedarían dos semanas de venta frente a tres de plazo: una semana a cero, unas 20 bobinas que no se venden, justo cuando más piden. Es un ejemplo ilustrativo con números redondos, no un resultado medido.

¿Por dónde llegan los avisos y quién los recibe?

Por tres canales, que puedes combinar. El correo, con la lista y el porqué de cada línea, que es el modo más sencillo y no requiere nada más. El panel, con el mapa de stock de cada almacén en cuatro estados (a cero, se acaba, bien, sobra), previsión por semana con banda y stock parado en euros. Y WhatsApp, como añadido, para el aviso urgente y la lista de envíos de la semana, con botones para marcar que ya se ha pedido. El WhatsApp se monta con nuestro socio Bedel (bedel.es), que ya ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes y en otros muchos sectores.

El destinatario se decide por almacén, por familia o por proveedor. Compras recibe las roturas de todo, cada responsable de delegación las de la suya, y Dirección un resumen cada semana. Y el asistente permite consultar sin abrir Sage: «¿qué se queda a cero esta semana en Málaga?» devuelve la lista con la cifra y el informe de donde sale cada dato.

Lo que hace falta de tus datos y lo que las alertas no hacen.

Hacen falta las existencias por almacén, las ventas de al menos un año, los pedidos de compra pendientes de recibir y el proveedor de cada artículo. Salen de Sage por exportaciones programadas o, en Sage 200, por lectura directa con permiso de solo lectura si tu partner está de acuerdo. No hay que cambiar nada de Sage ni recontar el almacén.

No hacen magia con datos malos: si las existencias de Sage no coinciden con el almacén físico, el aviso lo refleja, y la forma de arreglarlo es el inventario de Sage, no el aviso. No compran solas ni mandan nada a los proveedores. Y no sustituyen los avisos de Sage: los complementan, y puedes mantener los dos.

¿Cómo se comprueba y cómo se empieza?

Antes de contratar se hace la simulación con tus datos: se repiten semanas pasadas y se cuenta cuántas roturas reales habría avisado el sistema, con cuántos días de antelación y cuántos avisos habría mandado por semana, para comprobar que no es una avalancha. Después, uno o dos meses en modo sombra: los avisos llegan a Compras junto a lo que hace hoy, y tú decides cuándo pasar a usarlos.

El arranque tarda entre tres y seis semanas, según tu versión de Sage y los canales que elijas. Los datos se guardan en la UE con copias diarias y, si dejas de usarlo, te llevas todo exportado. Se empieza con una demo de 30 minutos por videollamada.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si las roturas se descubren cuando llama un cliente El aviso de Sage salta en la pantalla de quien vende, no de quien compra. El sistema envía la alerta a Compras con días de margen.
• Si en Sage 200 has mirado cómo crear una alerta a medida Según la comunidad oficial, se hace con soporte técnico. Aquí la alerta vive fuera de Sage, no hay que tocarle nada, y se puede cambiar sin tocar tu instalación.
• Si tienes varias delegaciones y el responsable de cada una pide cuando le parece Cada responsable ve su mapa de stock y recibe sus avisos. Compras ve todo. Se acaba el «yo creía que lo había pedido otro».
• Si el informe de bajo mínimo sale cada lunes con cientos de líneas Se sustituye por una lista corta ordenada por riesgo, con la cantidad sugerida y el porqué, y se deja la larga para quien la quiera.
• Si hay artículos que no se mueven y nadie lo sabe hasta el inventario Aviso de stock parado, en euros, con la antigüedad. Se decide a mitad de año y no cuando llegan las auditorías.

Avisar bien es avisar a tiempo y a quien compra.

Sage avisa cuando se cruza el mínimo, y lo hace en el sitio donde ocurre la venta. Para Compras eso suele llegar tarde y sin contexto. Aquí el aviso depende de cuántos días de venta quedan frente al plazo real del proveedor, llega a la persona correcta por el canal que elija y explica el cálculo. Se comprueba con tus semanas pasadas antes de activarlo: cuántas roturas habría avisado y con cuánta antelación. Lo hace fuera de Sage, que no se toca.

• Aviso por días de venta que quedan frente al plazo del proveedor, no por un mínimo fijo.
• Cuatro tipos de aviso con su urgencia y su destinatario.
• Correo, panel o WhatsApp, a quien le toca, con el porqué.
• Prueba con tus datos antes de activarlo, y el código a tu nombre.