Alertas de stock en Excel: un semáforo que solo avisa a quien abre el archivo.

Qué hace en alertas de stock en excel.

¿Cómo se hace una alerta de stock en Excel?

Con el formato condicional. En la pestaña Inicio, Formato condicional, eliges una regla que cambia el color de una celda o de una fila según su valor. Microsoft explica que sirve para que los patrones y las tendencias de los datos sean más visibles, y que se puede aplicar a un rango, a una tabla de Excel o a un rango con nombre. Para un control de stock, la forma útil es una regla basada en fórmula, que debe devolver Verdadero o Falso y que puede mirar otras columnas distintas de la que pintas.

Con una tabla de referencias, la regla más usada es la más simple: pintar de rojo la fila entera cuando el stock es menor o igual que el mínimo. Se escribe como una fórmula con la referencia de columna fija, por ejemplo =$C2<=$E2, y se aplica a todo el rango de la tabla. Al cambiar el stock, el color cambia solo. Para un negocio con pocas referencias que mira el archivo cada mañana, es una alerta perfectamente válida.

¿Por qué conviene usar días de cobertura en lugar del mínimo?

Porque un mínimo fijo trata igual a un producto que vende 1 al día y a otro que vende 10. Con un mínimo de 20, el primero tiene tres semanas de margen y el segundo dos días. La alerta salta a destiempo en los dos. Los días de cobertura se calculan dividiendo el stock entre la venta diaria, y miden cuánto aguantas con lo que vendes hoy. Se comparan con el plazo del proveedor: si la cobertura es menor que el plazo, el pedido llegará tarde.

Un ejemplo con una furgoneta de servicio técnico. Un filtro de aire de split, con 18 unidades en la furgoneta de Valencia y un consumo de 3 al día, aguanta 6 días. El proveedor tarda 5. Con una regla roja cuando la cobertura es menor o igual que el plazo (6 es mayor que 5, no salta) y una regla ámbar cuando es menor o igual que 1,5 veces el plazo (7,5: sí salta), la fila sale en ámbar. Es el aviso que querías: te queda un día de margen para pedir. Con un mínimo fijo de 10, esa misma fila habría salido en verde hasta que ya fuera tarde.

La fórmula de la regla roja queda como =$F2<=$E2, con F la columna de cobertura y E el plazo; la ámbar, =$F2<=1,5*$E2. La columna de cobertura es stock dividido entre venta diaria, y conviene protegerla: =SI.ERROR(C2/D2; 999), por ejemplo, para que un producto sin ventas no devuelva un error.

¿Dónde falla el semáforo de Excel?

El primer fallo es de diseño, no de fórmula: el color solo existe cuando alguien abre el archivo y mira. Si el Excel lo abre una persona y esa persona está de baja, no hay alerta. Si el stock está repartido por furgonetas, obras o clientes y quien decide está fuera de la oficina, tampoco. Excel no sale a buscarte. Con fórmulas y formato condicional no se puede mandar un correo, ni un mensaje, ni nada fuera de la hoja.

El segundo es técnico y está en la ayuda de Microsoft: si alguna celda del rango devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Basta un producto nuevo, todavía sin ventas, con una división entre cero en la columna de cobertura para que el semáforo se apague en toda la lista, sin ningún mensaje. Nadie lo nota, y la hoja sigue pareciendo la de siempre, con sus filas en verde. También conviene saber que no se puede usar formato condicional con referencias externas a otro libro, así que un semáforo que mire el stock de otro archivo no funciona.

El tercero es el ruido. Con 300 referencias y un mínimo mal puesto, hay 80 filas en rojo cada lunes. Cuando todo está en rojo, el rojo deja de informar. Y el cuarto es el más caro: un mínimo fijo avisa tarde con plazos largos y pronto con productos de poca venta, así que se pide cuando ya hay riesgo o se pide de más.

• No avisa si nadie abre el archivo.
• No manda correos ni mensajes: solo cambia el color.
• Un error en una celda apaga la regla en todo el rango.
• No funciona con referencias a otros libros.
• Con un mínimo fijo avisa tarde o pronto según el producto.
• Con muchas filas en rojo, nadie distingue lo urgente.

¿Cómo lo resuelve el sistema encima de tu Excel?

Lee tu Excel o el CSV que exportes, con las ventas, el stock y las entradas, y calcula para cada producto y cada sitio el riesgo de quedarse a cero antes de que llegue el siguiente pedido. Para eso usa la previsión de ventas de las semanas que dura el plazo, con su banda, y el plazo real de las últimas entregas del proveedor. El resultado es una probabilidad, no un color según un mínimo tecleado: este producto, en este sitio, tiene un riesgo alto de faltar en nueve días.

Con ese riesgo ordena lo que hay que mirar. Lo urgente sale como aviso por correo, o por WhatsApp si lo has activado, con el producto, el sitio, los días que quedan y lo que se propone mandar y por qué. El resto aparece en el panel, con el mapa de stock por colores (a cero, se acaba, bien, sobra) y la previsión por semana. Tú decides: aprobar el envío, cambiarlo o descartarlo. El sistema no toca tu hoja de stock ni manda nada a nadie por su cuenta.

¿Cómo funcionan los avisos por WhatsApp?

Son un añadido, no una obligación. Se montan con nuestro socio Bedel, que lleva años resolviendo incidencias por WhatsApp en muchos sectores. El aviso llega al móvil de quien lo tiene que ver, con el producto, el sitio y la propuesta, y la lista de envíos del lunes se recibe con botones para marcar preparado o ha salido. También se puede preguntar en lenguaje normal, por ejemplo cuánto queda en Madrid de un filtro, y el asistente contesta con los datos y diciendo de dónde sale cada cifra.

Para quien reparte stock por furgonetas, obras o clientes y rara vez está delante del ordenador, es la parte que más cambia el día a día: el aviso va a buscar a la persona. Para quien trabaja en la oficina con el Excel abierto todo el día, el correo y el panel bastan.

¿Cómo se evita el exceso de avisos?

Un sistema de alertas que avisa de todo es un semáforo en rojo permanente. Por eso el aviso se calcula sobre el riesgo y no sobre el mínimo: si un producto tiene un pedido en camino que llega a tiempo, no avisa aunque el stock sea bajo. Si dos productos del mismo proveedor corren riesgo la misma semana, se agrupan en un solo aviso. Y lo urgente se ordena por días que quedan y por el valor en euros de lo que te juegas.

El umbral se calibra durante la simulación con tus datos y el modo sombra. Se repiten semanas pasadas y se ve cuántos avisos habrían salido, cuántos habrían evitado una rotura de verdad y cuántos habrían sobrado. Si molestan, se sube el umbral. Si se escapa algo, se baja. La comparación es contra lo que hacía tu semáforo.

¿Cuándo basta con el semáforo de Excel?

Si miras el archivo todos los días, tienes pocas referencias y un proveedor que sirve rápido, quédate con el semáforo. Móntalo con días de cobertura, protege la fórmula contra los errores y revisa los plazos una vez al trimestre. Es gratis, lo entiendes entero y hace lo que tiene que hacer. La guía de roturas de stock y la calculadora de riesgo de rotura te ayudan a poner los números.

Si el stock está repartido, si quien decide no está delante de la hoja o si el rojo ya no le dice nada a nadie, el análisis gratuito parte de tu Excel y te dice qué referencias se quedaron sin stock, cuántos días y qué habría avisado antes.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si miras el Excel todos los días El semáforo te basta. Móntalo con días de cobertura, protege la división contra el cero y no le pidas más. No necesitas nada que no tengas.
• Si el Excel lo abre una persona y se va de vacaciones Nadie más mira la columna roja. Una alerta que depende de quien abre un archivo es una alerta con día de descanso. El aviso por correo o por WhatsApp llega a quien toque aunque el archivo esté cerrado.
• Si repones a furgonetas o a clientes que no ves Cuando el stock está repartido por vehículos o por clientes, quien decide no está delante de la hoja. El aviso le llega con el producto, el sitio y lo que se propone mandar.
• Si hay productos que venden a rachas Un mínimo fijo avisa tarde en la racha y pronto en la calma. El riesgo calculado con la previsión se adapta a cada semana.
• Si el plazo del proveedor es largo Cuando el pedido tarda tres semanas, avisar cuando el stock llega al mínimo ya es tarde. El sistema avisa con el plazo de por medio, no con el mínimo.
• Si ya tienes tantos avisos en rojo que nadie les hace caso Con 80 filas en rojo, el rojo ya no avisa de nada. El sistema ordena por riesgo y por euros en juego, y solo lo urgente sale como aviso.

Excel pinta el problema. El sistema te lo cuenta cuando importa.

El semáforo de Excel es una buena idea y seguirá en tu hoja si lo quieres. Lo que añadimos es el aviso que sale a buscarte: calculado con la previsión y el plazo real de cada proveedor, repartido por correo, panel o WhatsApp, con el porqué y con la propuesta de qué mandar. Y con tu Excel como única fuente: no te pedimos pasar los datos a ningún sitio nuevo.

• Lee tu Excel o tu CSV tal cual, con tus columnas.
• Avisa del riesgo de rotura antes de que llegue el pedido, no del mínimo.
• Por correo, en el panel o por WhatsApp, con el producto, el sitio y lo que se propone.
• Un aviso por problema real, ordenado por urgencia.