Glosario
Coste de rotura de stock: qué es y cómo se calcula
Definición
El coste de rotura es lo que pierde una empresa cada vez que no tiene un producto cuando se lo piden: el margen de la venta perdida, el coste de servirlo de urgencia o con sustituto, las penalizaciones del cliente y la parte de clientes que se van a la competencia. No aparece en la contabilidad, así que hay que estimarlo. Es el contrapeso del coste de posesión al fijar el stock de seguridad.
Cuando falta un producto, la pérdida no se apunta en ningún sitio: no hay factura de lo que no se vendió. Por eso el coste de rotura es el gran olvidado de las cuentas de stock, y por eso tantas empresas recortan colchón sin saber lo que les cuesta.
¿Qué es exactamente el coste de rotura?
El coste de rotura es la suma de las pérdidas que provoca no tener stock de un producto cuando hay demanda. Una rotura es el momento en que el inventario se agota; el coste es todo lo que viene detrás.
Las pérdidas son de dos tipos. Directas: la venta que se va a otro sitio o no se hace, y la que se hace con un sustituto más barato o más pequeño. Indirectas: la confianza del cliente baja, y el que prueba otra tienda u otra marca puede quedarse allí. A eso se suman los costes de arreglarlo: envíos urgentes, traspasos entre almacenes fuera de ruta o multas por incumplir el OTIF.
El estudio de Gruen y Corsten de 2008 sobre gran consumo, que recoge Wikipedia, situaba la tasa media de rotura en lineal en las economías desarrolladas en el 8,3 %, y otros trabajos citados en la misma entrada estiman que un minorista típico pierde alrededor de un 4 % de sus ventas por roturas.
También se le llama
Coste de ruptura de stock, coste de faltante, coste de quedarse sin stock, stockout cost o shortage cost. Cuando el cliente espera, la venta se convierte en un backorder y el coste es menor que si se va.
Cómo se calcula
Coste de una rotura ≈ unidades no servidas × (probabilidad de que el cliente se vaya × margen unitario + probabilidad de que espere × coste de servirlo tarde) + penalizaciones + una estimación del valor del cliente perdido.
Un ejemplo propio: un distribuidor de recambios se queda sin pastillas de freno de un modelo un jueves. Ese día le piden 12 juegos. Estima que el 60 % de los talleres compra a otro (7 juegos a 18 euros de margen: 126 euros) y el 40 % espera, con un envío urgente al día siguiente que cuesta 9 euros por juego (5 juegos: 45 euros). Coste directo de la rotura: 171 euros. Si uno de esos talleres, que le compra 6.000 euros al año con un 25 % de margen, deja de comprarle, el coste real se mide en miles, no en cientos.
Ojo con esto
El coste de rotura no sale de las ventas, porque lo que no se vendió no está en las ventas. Hay que mirar lo pedido y no servido, las llamadas que no acabaron en pedido o las ventas que caen a cero en un producto con stock cero.
- Tratarlo como cero porque no aparece en la contabilidad: el colchón se queda corto en todo.
- Usar el precio de venta en vez del margen: exagera la pérdida.
- No distinguir productos: en uno que el cliente sustituye sin problema, la rotura cuesta poco; en uno que bloquea una obra o una reparación, mucho.
Dónde aparece en el sistema
El sistema calcula el riesgo de quedarse sin cada producto en cada sitio y pone ese riesgo frente a lo que cuesta tener más. Si un producto es crítico, recibe más colchón. Cuando el riesgo de rotura es alto, avisa con urgencia, también por WhatsApp. Puedes calcular el riesgo de un producto tú mismo con la calculadora de riesgo de rotura; la guía de roturas de stock explica cómo prevenirlas.
Términos relacionados
Coste de posesión, demanda perdida, backorder, fill rate y disponibilidad en lineal.
Preguntas frecuentes
¿Cómo estimamos el coste de rotura si no lo apuntamos?
Empieza por los días con stock cero de cada producto y su venta media de los días con stock. Eso da las unidades que probablemente no vendiste; multiplicadas por el margen, una primera cifra. Con el tiempo, apunta lo pedido y no servido.
¿Es lo mismo coste de rotura que demanda perdida?
La demanda perdida son las unidades que no se vendieron; el coste de rotura es lo que esas unidades te cuestan en dinero, más los costes de arreglarlo y del cliente que se va.
¿Todos los productos tienen el mismo coste de rotura?
No. Un producto con sustituto en tu propio catálogo cuesta poco; uno sin sustituto que el cliente necesita para trabajar cuesta mucho. Por eso el colchón conviene fijarlo producto a producto.