Una ficha de existencias en Excel que lleva el saldo y el precio medio de cada producto sola

¿Qué es una ficha de existencias y para qué sirve?

Una ficha de existencias (también ficha de almacén o kardex) es el registro de todos los movimientos de un producto: lo que entra, lo que sale y lo que queda después de cada movimiento, en unidades y en valor. Es la base del control de existencias y la forma más directa de llevar un inventario permanente sin programa de gestión.

Sirve para saber cuánto tienes de cada producto sin ir a contar, para saber cuánto vale (lo que tu asesoría necesita al cierre) y para tener la historia de cada producto cuando el recuento no coincide y hay que explicar la diferencia.

Es para negocios que aún no llevan el stock en un programa, o que lo llevan pero quieren una hoja aparte para un almacén pequeño, una delegación o un grupo de productos concreto.

Qué trae la plantilla: tres hojas

«Cómo usarla» explica los pasos y avisa de que los datos son un ejemplo inventado. «Movimientos» es donde trabajas: una línea por movimiento, con fórmulas puestas en 500 filas y la cabecera fija. «Existencias» es el resumen: una línea por referencia, con fórmulas en 200 filas y el valor total del almacén arriba a la derecha.

Las celdas amarillas son las que rellenas tú; el resto lleva fórmula. El ejemplo trae tres productos de un distribuidor de limpieza (lejía, guantes de nitrilo y papel secamanos) con doce movimientos de octubre, para que veas cómo cambia el precio medio después de una compra más cara.

Los campos de «Movimientos», uno a uno

Las seis primeras columnas las escribes tú; las ocho siguientes se calculan solas.

• Fecha (A), Referencia (B), Tipo (C, una lista con «Entrada» o «Salida»), Documento (D, el albarán o la factura) y Unidades (E).
• Coste unitario (F): solo en las entradas, el precio al que compras. En las salidas se deja en blanco.
• Entradas y Salidas (G y H): las unidades del movimiento, separadas según el tipo.
• Importe entrada (I): unidades por coste unitario.
• Coste salida PMP (J): el precio medio ponderado de esa referencia justo antes de la salida. Se calcula con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) sobre las filas anteriores de la misma referencia: valor acumulado entre unidades acumuladas.
• Importe salida (K): unidades que salen por ese coste.
• Saldo (L) y Saldo valor (M): lo que queda de esa referencia, en unidades y en euros, después del movimiento. Si el saldo de unidades sale negativo se pinta en rojo: has sacado más de lo que había, o falta apuntar una entrada.
• PMP (N): saldo en euros entre saldo en unidades, con cuatro decimales.

El ejemplo, paso a paso

Mira la lejía de 5 litros (LEJ-05). El 1 de octubre entra la existencia inicial: 40 garrafas a 2,10 €, 84 €. El día 3 salen 18, valoradas a 2,10: quedan 22 garrafas por 46,20 €. El día 8 entran 60 a 2,25 €, 135 €. Ahora hay 82 garrafas por 181,20 € y el precio medio sube a 2,2098 €.

El día 10 salen 35. Ya no se valoran a 2,10 ni a 2,25, sino al precio medio: 35 por 2,2098 son 77,34 €. Quedan 47 por 103,86 €. El día 15 salen 22 más, por 48,62 €, y quedan 25 garrafas por 55,24 €. En «Existencias», con un mínimo de 30, la lejía sale en ámbar: «Pedir».

Los guantes (GUA-M) siguen el mismo camino: 25 cajas a 4,80 €, salen 12, entran 30 a 5,10 € y el precio medio pasa a 5,0093 €. Terminan con 23 cajas por 115,21 € y, con un mínimo de 15, en verde. El papel secamanos se queda en 2 fardos para un mínimo de 5. El valor total del almacén del ejemplo es de 207,45 €.

¿Por qué precio medio ponderado y no FIFO?

Porque es el método que el Plan General de Contabilidad establece con carácter general para bienes intercambiables, en su norma de registro y valoración 10.ª. La misma norma acepta FIFO si la empresa lo considera más conveniente para su gestión. Si en tu empresa se usa FIFO, esta hoja no te sirve tal cual: el valor de cada salida dependería de qué lote sale, y eso necesita una ficha por lote. Lo tienes explicado en valoración de existencias según el PGC.

La decisión de método la toma tu asesoría y tiene que ser la misma para existencias de naturaleza y uso parecidos. Esta plantilla calcula; no sustituye su criterio.

Errores típicos y dónde se queda corta

El primero es apuntar movimientos fuera de orden. Las fórmulas calculan el precio medio con las filas que tiene encima; si metes al final una compra del día 2, las salidas del día 3 al 15 ya se habían valorado sin ella. Inserta la fila en su sitio copiando una fila con fórmulas.

El segundo es no apuntar las mermas, roturas y regalos. Si salen del almacén, son salidas. Si no se apuntan, el saldo de la hoja será mayor que lo que hay y lo descubrirás en el recuento. Para ese recuento tienes la plantilla de parte de recuento.

Y la hoja no reparte por almacenes ni prevé nada. Te dice qué tienes y cuánto vale; no qué se va a acabar la semana que viene. Para eso está la plantilla de control de stock, con punto de pedido, o un predictor de stock en Excel.

O que lo lea el sistema desde tu programa

Si ya llevas el stock en un programa de gestión, esta ficha existe dentro de él. Nuestro sistema de control de stock la lee con un usuario de solo lectura, reconstruye el stock de cada día por producto y sitio, marca los saldos que no cuadran y te propone cada semana qué pedir y qué mandar, con el porqué. Si trabajas en Excel, mira cómo lo montamos sobre tu hoja.