El libro de Inventarios y Cuentas anuales: qué obliga a hacer con el stock (2026)

¿Qué dice la norma?

El artículo 25 del Código de Comercio establece la obligación de base: «todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios». Y añade que llevará «necesariamente» dos libros: «un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario».

El artículo 28.1 dice qué va dentro del primero: «se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales». Son cuatro contenidos: balance inicial, balances de comprobación trimestrales, inventario de cierre y cuentas anuales.

El artículo 29 pide que todos los libros se lleven «con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras», y que los errores se salven «inmediatamente que se adviertan». El artículo 30 fija la conservación: libros, correspondencia, documentación y justificantes «durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros».

La palabra inventario aquí no significa solo existencias. El inventario de cierre del artículo 28 es la relación de todos los elementos del patrimonio al cierre: bienes, derechos y obligaciones. Las existencias del almacén son una parte, a menudo la más grande en una empresa que distribuye o fabrica.

¿A quién obliga?

El Código de Comercio habla de «todo empresario», y su artículo 25 añade que es «sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales». En la práctica, la obligación recae de lleno sobre las sociedades mercantiles. Para personas físicas, el alcance depende de su actividad y de las normas fiscales que les aplican.

• Sociedad limitada o anónima, de cualquier tamaño: sí. Lleva el libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Diario, y los legaliza cada año.
• Microempresa con forma de sociedad: sí. El Código de Comercio no tiene exención por tamaño para este libro.
• Sociedad que no tiene almacén (servicios puros): sí lleva el libro; su inventario de cierre no tendrá existencias o tendrá muy pocas.
• Autónomo: depende. Si su actividad es mercantil y tributa en estimación directa normal, su contabilidad suele tener que ajustarse al Código de Comercio; en otros regímenes basta con libros registro fiscales. Confírmalo con tu asesor.
• Cooperativa: depende. Su ley de cooperativas puede añadir libros propios; los contables del Código de Comercio le aplican en lo que no esté regulado de otra forma.
• Empresa extranjera con sucursal en España: depende de cómo esté inscrita; es una cuestión para su asesor.

Qué hay que registrar del stock.

Del almacén, al libro de Inventarios llegan dos cosas. La primera, el saldo de existencias en los balances de comprobación trimestrales: una cifra por cuenta (mercaderías, materias primas, productos terminados), no un listado. La segunda, el inventario de cierre, que sí detalla los elementos patrimoniales, y donde las existencias aparecen agrupadas por clases con su valoración.

El nivel de detalle del inventario de cierre no lo fija el artículo 28. La práctica habitual es transcribir las existencias agrupadas (por cuentas o por familias) y tener el listado por referencia como soporte, firmado o archivado con el cierre. Ese listado es el que hay que poder enseñar si lo piden un auditor, un socio con derecho de examen o un juez, y el artículo 30 obliga a guardarlo con el resto de justificantes.

Un detalle que se escapa: el balance trimestral con sumas y saldos significa que la cuenta de existencias tiene que tener un valor cada trimestre. Como en el Plan General de Contabilidad las cuentas del grupo 3 solo se mueven al cierre del ejercicio, en los trimestres intermedios ese saldo suele ser el del inventario inicial. Si quieres balances trimestrales que reflejen el stock real, hace falta un inventario permanente valorado que dé la cifra cada trimestre.

• Inventario de cierre: relación de existencias con su valoración, agrupada al menos por cuentas del grupo 3.
• Listado de soporte por referencia, almacén y lote, con cantidad, coste unitario y método de valoración.
• Mercancía tuya fuera de tu almacén (en depósito en clientes, en tránsito, en un operador logístico), identificada.
• Mercancía de terceros que tienes en tu almacén, separada y fuera del inventario.
• Deterioros registrados y el criterio usado.

Legalización: cuatro meses y siempre telemática.

El artículo 27 del Código de Comercio permite hacer los asientos «por cualquier procedimiento idóneo» sobre hojas que después se encuadernan para formar los libros, que «serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio».

La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, cambió la forma: su artículo 18 dispone que todos los libros obligatorios «se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio». Ya no hay libros en blanco sellados antes de usarse: se cumplimentan en el ordenador y se envían al registro al terminar el ejercicio.

Para una empresa que cierra el 31 de diciembre, el plazo acaba el 30 de abril. Eso quiere decir que el inventario de cierre valorado tiene que estar terminado y cuadrado antes, porque forma parte del libro que se envía. Si el recuento de diciembre todavía tiene diferencias abiertas en abril, el libro se legaliza con una cifra que luego habrá que corregir.

Plazos y sanciones.

Los plazos que da el texto son tres. Balances de comprobación, al menos cada trimestre (artículo 28.1). Legalización telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre (artículo 27.2 del Código de Comercio y artículo 18 de la Ley 14/2013). Conservación, seis años desde el último asiento (artículo 30.1), una obligación que sigue aunque el empresario cese, pasa a los herederos si fallece y a los liquidadores si la sociedad se disuelve (artículo 30.2).

El Código de Comercio no fija multas por no llevar el libro de Inventarios. Lo que sí dice el artículo 31 es que el valor probatorio de los libros lo aprecian los tribunales «conforme a las reglas generales del Derecho»: un libro mal llevado vale menos como prueba. En el terreno fiscal, la Ley General Tributaria tiene una infracción propia por incumplir obligaciones contables y registrales (artículo 200), con su régimen y cuantías, que conviene revisar con tu asesor.

Cómo se lleva en la práctica.

Casi ninguna empresa escribe el libro a mano. El programa de contabilidad genera el balance inicial, los balances de sumas y saldos trimestrales y las cuentas anuales; el asesor los compone en el formato que pide el Registro Mercantil y los envía. El inventario de cierre suele salir del programa de gestión o de almacén, se valora, se pasa a contabilidad y se incorpora al libro.

El punto débil está en la frontera entre los dos programas. El de almacén sabe cuántas unidades hay de cada referencia; el de contabilidad sabe el valor total de la cuenta 300. Si nadie concilia ambos (unidades por coste unitario igual a saldo contable), el inventario transcrito puede no casar con el balance. Por eso conviene que el listado de soporte salga con fecha de cierre, se sume y se compare con el saldo antes de cerrar.

Con varias tiendas o almacenes, la conciliación se hace por sitio. Una diferencia global pequeña puede esconder dos grandes que se compensan: 20.000 euros de más en un almacén y 18.000 de menos en otro. La suma cuadra casi, pero ninguno de los dos stocks es fiable, y el próximo pedido de los dos saldrá mal. Revisar la diferencia por sitio y por familia es lo que separa un cierre que vale para el libro de uno que vale también para reponer.

• Fija la fecha de corte: qué albaranes de entrada y salida entran en el ejercicio y cuáles no.
• Cuenta o confirma el stock (recuento completo o inventario cíclico con el último ciclo cerrado).
• Saca el listado valorado por referencia con fecha de cierre y súmalo por cuenta.
• Concilia con contabilidad y documenta las diferencias.
• Archiva el listado firmado junto al libro legalizado y guárdalo seis años.

Lo que la norma no dice.

No dice que haya que listar cada referencia en el propio libro. Pide transcribir el inventario de cierre, pero no fija el nivel de detalle; agrupar por cuentas con un soporte detallado es práctica común. Si tu caso necesita más detalle, lo decide tu asesor.

No dice que haya que contar todo el almacén el 31 de diciembre. Pide el inventario de cierre, no un método de recuento. Un inventario cíclico bien documentado puede respaldar ese inventario; si basta en tu caso lo decide tu asesor o tu auditor.

No dice que los seis años se cuenten desde que se hizo el inventario. Se cuentan desde el último asiento de los libros. Y no dice que el libro sustituya a los albaranes y facturas: el artículo 30 obliga a conservar también «correspondencia, documentación y justificantes».

Tampoco dice que el programa de stock tenga que guardar el histórico seis años. Lo que tiene que existir seis años es la documentación; si tu programa borra movimientos antiguos, exporta y archiva antes.

¿Qué es el inventario de cierre y en qué se diferencia del recuento?

El inventario de cierre es la relación valorada de los elementos del patrimonio de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio. El recuento es la operación física de contar lo que hay en el almacén. El primero es un documento contable que se transcribe en el libro; el segundo es una de las formas de obtener las cantidades que ese documento necesita.

La diferencia importa porque mucha gente usa las dos palabras como si fueran lo mismo. Puedes tener un inventario de cierre sin haber parado el almacén el 31 de diciembre, si las cantidades del programa son fiables y están respaldadas por recuentos durante el año. Y puedes haber contado todo el almacén y no tener inventario de cierre, si nadie valoró esas cantidades ni las cuadró con contabilidad.

Entre las dos cosas está la valoración: cantidades por coste unitario, con el método que marca el Plan General de Contabilidad, y los deterioros de lo que vale menos de lo que costó. Lo explicamos en la página de valoración de inventario en el PGC.

Un ejemplo: el cierre de un distribuidor con tres almacenes.

Un distribuidor de suministros industriales cierra el 31 de diciembre. Tiene un almacén central, una delegación y stock suyo en consigna en las instalaciones de dos clientes. En su programa hay 4.200 referencias activas.

El 31 de diciembre, el programa da un stock valorado de 1.180.000 euros: 960.000 en el central, 170.000 en la delegación y 50.000 en los dos clientes. El saldo contable de la cuenta 300 al cierre, después del asiento de variación de existencias, tiene que ser exactamente esa cifra menos los deterioros que se registren. Si contabilidad dice 1.150.000, hay 30.000 euros que alguien tiene que explicar antes de transcribir nada.

El libro recoge el inventario de cierre agrupado (mercaderías por almacén, por ejemplo) y el listado de las 4.200 referencias va como soporte, con su fecha y su firma. Si el distribuidor se audita, ese listado es el que el auditor contrasta con su recuento. Y si dentro de cinco años un socio o un juez pide justificar el stock de ese cierre, es el documento que hay que poder enseñar, porque el plazo de conservación todavía no ha vencido.

• Fecha de corte común para los tres almacenes y los dos depósitos.
• Confirmación por escrito de los dos clientes de lo que tienen en consigna.
• Listado por referencia y almacén, sumado por cuenta y cuadrado con contabilidad.
• Deterioros de lo parado documentados con su criterio.

Cómo ayuda un sistema de control de stock.

Un sistema de control de stock no lleva tu libro de Inventarios ni lo legaliza: eso lo hace la empresa con su asesor, y el cumplimiento es suyo. Lo que sí hace es reducir el trabajo del cierre, porque el stock que dice el programa se parece al real todo el año.

El sistema que montamos lee tu programa con un usuario de solo lectura, cruza ventas, entradas y stock por sitio y marca lo que no cuadra: referencias con stock en el programa y venta cero donde antes se vendía, stock negativo, entradas sin salida esperada. Son candidatas a recuento antes del cierre, no después. También guarda una copia diaria de los datos, con exportación completa si nos dejas, lo que ayuda a reconstruir el stock de una fecha pasada cuando alguien lo pide.

Si quieres ver qué parte de tu stock no cuadra hoy, empieza por el análisis gratuito.