Glosario
Control de existencias: saber en cada momento qué tienes, dónde está y cuánto vale
Definición
El control de existencias es el registro continuo de las entradas, salidas y saldos de cada producto de una empresa, en unidades y en valor, para saber en cada momento qué hay, dónde está y cuánto vale. Se apoya en la ficha de existencias de cada artículo, en recuentos periódicos que corrigen las diferencias y en un método de valoración, que según el Plan General de Contabilidad es con carácter general el precio medio ponderado, con FIFO como alternativa aceptada.
«Existencias» es la palabra de la contabilidad para lo que en el almacén se llama stock. Controlarlas es llevar la cuenta de lo que entra, lo que sale y lo que queda, de forma que el número del programa coincida con lo que hay en la estantería y con lo que figura en el balance.
Qué es exactamente
Controlar las existencias es poder contestar en cualquier momento a tres preguntas sobre cada producto: cuántas unidades hay, en qué almacén, tienda o furgoneta están y cuánto valen. Para eso se apunta cada movimiento (compras, ventas, devoluciones, traspasos, mermas) en el momento en que ocurre y se mantiene un saldo vivo. Es lo que se llama inventario permanente.
El control tiene dos caras. La física: que el número del programa coincida con lo que hay, lo que se comprueba contando. Y la contable: que el valor de lo que hay esté bien calculado, porque las existencias van al balance y su variación al resultado del ejercicio.
También se le llama
Control de stock, control de inventario o control de almacén. «Existencias» es el término del Plan General de Contabilidad (grupo 3 de cuentas) y el que usa tu asesoría; «stock» es el del almacén y el de la tienda. En la práctica se usan como sinónimos. Lo que no es sinónimo es la gestión de existencias, que va un paso más allá: decide cuánto pedir y cuándo.
Un ejemplo
Datos inventados. Un distribuidor de productos de limpieza de Zaragoza empieza octubre con 40 garrafas de lejía de 5 litros valoradas a 2,10 € (84 €). El día 3 vende 18, que salen a 2,10: quedan 22 garrafas por 46,20 €. El día 8 compra 60 a 2,25 € (135 €): ahora tiene 82 garrafas por 181,20 €, y el precio medio ponderado pasa a 2,2098 €. Las ventas siguientes, 35 y 22 garrafas, salen a ese precio medio. Al cerrar el día 15 quedan 25 garrafas por 55,24 €.
Esa secuencia, apuntada línea a línea, es la ficha de existencias de la lejía. Si el día 15 alguien cuenta y en la estantería hay 23, hay una diferencia de inventario de 2 garrafas que hay que investigar y regularizar. Tienes la hoja con estas fórmulas en la plantilla de ficha de existencias.
Ojo con esto
Dónde suele fallar el control de existencias:
- Movimientos apuntados tarde: una entrada que se registra tres días después deja el stock negativo esos días y descuadra el valor.
- Mezclar métodos de valoración: el Plan General de Contabilidad pide un mismo método para las existencias de naturaleza y uso parecidos. No se puede valorar una familia a PMP y otra igual a FIFO porque convenga ese año.
- Contar solo una vez al año: el Código de Comercio obliga a transcribir el inventario de cierre en el libro de inventarios, pero esperar al cierre para descubrir diferencias es tarde. Un inventario cíclico las detecta cuando aún se puede saber qué pasó.
- Olvidar lo que no está en el almacén: mercancía en tránsito, en depósito en casa del cliente o en las furgonetas también son existencias de la empresa.
Dónde aparece en el sistema
El control de existencias lo lleva tu programa de gestión, y ahí debe seguir. Nuestro sistema lo lee y lo usa: reconstruye el stock de cada día por producto y sitio, separa lo disponible de lo que va de camino o está comprometido y marca los saldos que no cuadran (stock negativo, saltos sin movimiento) antes de prever nada. Cómo lo hacemos para empresas con el stock repartido en muchos sitios está en la página de control de existencias.
Términos relacionados
Precio medio ponderado, FIFO, valoración de existencias, regularización de inventario, exactitud de inventario y libro de inventarios.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre control de existencias e inventario?
El inventario es la foto: la lista de lo que hay en una fecha, normalmente después de contar. El control de existencias es la película: el registro continuo de entradas y salidas que mantiene el saldo al día entre un recuento y el siguiente.
¿Qué método de valoración tengo que usar?
El Plan General de Contabilidad establece con carácter general el precio medio o coste medio ponderado para bienes intercambiables y acepta FIFO si la empresa lo considera más conveniente para su gestión. La decisión y su aplicación son de tu asesoría; aquí solo te contamos lo que dice la norma.
¿Es obligatorio llevar control de existencias?
El Código de Comercio obliga a los empresarios a llevar un libro de inventarios y cuentas anuales, donde se transcribe el inventario de cierre de ejercicio. Llevar el control durante el año no se exige con ese detalle, pero sin él el inventario de cierre es una sorpresa.