Glosario
Exactitud de inventario (IRA): qué es y cómo se calcula
Definición
La exactitud de inventario (IRA, de inventory record accuracy) es el porcentaje de registros de stock cuyo valor en el sistema coincide con lo contado físicamente. Se calcula dividiendo los conteos correctos entre el total de conteos y multiplicando por cien. Si el sistema dice 100 unidades y hay 96, esa posición no es exacta. Es la base de cualquier reposición automática: sin un stock fiable, ni las propuestas ni los avisos de rotura son de fiar.
Todo el control de stock descansa en una suposición: que el número que sale en pantalla es el que hay en la estantería. La exactitud de inventario mide cuánto de verdad se cumple. Si falla, la mejor previsión del mundo propone envíos sobre un stock que no existe.
Qué es exactamente
La exactitud de inventario es el grado en que las cantidades que figuran en tu programa coinciden con las que hay físicamente. Se expresa en porcentaje y se obtiene contando una muestra de posiciones y comparando cada una con el registro.
Importa más de lo que parece porque el error es invisible. Cuando el programa dice que hay 3 unidades y no hay ninguna, nadie lo sabe hasta que un cliente lo pide: esa rotura no aparece en ningún informe, y la reposición automática tampoco pedirá nada, porque cree que hay stock. Es el llamado stock fantasma.
También se le llama
IRA, por sus siglas en inglés (inventory record accuracy), fiabilidad del inventario, exactitud de los registros de stock o precisión del inventario. Algunas empresas la ven por tres vías: exactitud de cantidad, de ubicación y de atributos (lote, caducidad, unidad de medida). Aquí hablamos de cantidad, que es la que más daño hace.
Cómo se calcula
Fórmula: IRA (%) = conteos correctos ÷ total de conteos × 100. Un conteo es correcto cuando la cantidad del sistema coincide con la contada; el ejemplo de referencia es un producto con 100 unidades en el sistema y 96 en el almacén, que se considera incorrecto aunque el error sea pequeño.
Un ejemplo con una muestra. Un distribuidor de recambios cuenta 250 posiciones elegidas al azar en su almacén de Zaragoza. En 215 coincide el sistema con lo contado; en 35 no. IRA = 215 ÷ 250 × 100 = 86 %. Lo que más cuenta no es el porcentaje en sí, sino dónde están los 35 fallos: si 20 son de productos de alta rotación, el problema es serio, porque cada una de esas posiciones se mueve a diario y el error crece.
Muchas empresas aceptan una tolerancia (por ejemplo, más o menos dos unidades o un 5 %) y la declaran junto con la cifra. Es válido siempre que se diga. La fuente consultada sitúa un nivel adecuado entre el 95 % y el 100 %, con entornos logísticos avanzados que llegan al 98 % o 99 %. Tómalo como orientación: lo que necesita tu negocio depende del coste de cada error.
Ojo con esto
Dónde nacen los errores y cómo se escapan:
- Errores de entrada: albaranes mal tecleados, unidades de medida confundidas (caja contra unidad) o devoluciones sin registrar. La fuente consultada cita también errores en recepción, almacenaje y preparación de pedidos, y actualizaciones que no llegan al sistema.
- Procesos manuales: el stock que se corrige a mano en una hoja de Excel multiplica las ocasiones de error.
- Contar poco o mal: un recuento anual de todo el almacén no detecta los errores que se acumulan durante meses. Es mejor contar menos cada semana, empezando por lo que más se mueve.
- Medir solo el total: una IRA del 95 % global puede esconder un 70 % en una tienda concreta. Mídela por sitio.
Dónde aparece en el sistema
El sistema lee el stock de tu programa con un usuario de solo lectura, así que parte de lo que éste diga. Para eso incorpora comprobaciones de coherencia: una posición con stock positivo y cero ventas durante semanas, o con ventas que superan el stock registrado, se marca como sospechosa para que alguien la cuente. No arregla el almacén, pero te dice dónde mirar primero.
Y la simulación con tus datos lo enseña con hechos: si las propuestas pasadas fallan siempre en las mismas posiciones, el problema es el registro y no la previsión.
Términos relacionados
Stock físico, inventario permanente, stock disponible, índice de rotura y tasa de servicio por línea. Para el control de lo que importa primero, la guía de inventario ABC.
Preguntas frecuentes
¿Qué muestra hay que contar para medir la IRA?
Una muestra aleatoria de posiciones, con más peso en los productos de más movimiento. Cuanto más grande sea la muestra, más fiable es el porcentaje, pero ya con un par de cientos de posiciones se ve el orden de magnitud.
¿Se cuenta por unidades o por posiciones?
Por posiciones: cada producto en cada ubicación es un registro, y es correcto o no. Contarlo por unidades hace parecer bueno un registro con un error pequeño en una cifra grande.
¿Con qué frecuencia conviene contar?
Con la frecuencia que permita corregir antes de que el error crezca: semanal o mensual para lo que más rota, trimestral para lo demás. El criterio es el coste del error, no el calendario.
¿Hace falta tener una IRA alta para usar un sistema de reposición con IA?
No hace falta que sea perfecta, pero sí que la conozcas. Con una muestra pequeña se sabe en qué productos fiarse del número y en cuáles hay que contar antes de aprobar un envío.