Glosario
Inventario permanente: qué es y cómo se lleva
Definición
El inventario permanente es un sistema de registro en el que el stock y su valor se actualizan con cada movimiento: compras, ventas, traspasos, devoluciones y bajas. Se opone al inventario periódico, donde el stock solo se conoce al contar, normalmente a fin de ejercicio. Casi todos los ERP lo llevan en unidades; algunos también en contabilidad, como la valoración automatizada de Odoo. No sustituye al recuento: lo necesita para corregir las diferencias.
Con inventario permanente, el programa sabe en cada momento cuánto stock hay y cuánto vale, porque cada albarán, cada venta y cada baja lo mueve. Es lo que hace posible reponer cada semana sin esperar al recuento de fin de año.
¿Qué es exactamente el inventario permanente?
El inventario permanente es la forma de llevar las existencias en la que cada entrada y cada salida se registra en el momento, de modo que el saldo de stock (y, si se lleva, su valor) está siempre al día. La alternativa es el inventario periódico: se compra y se vende sin seguir el saldo y el stock se calcula contando, al cierre.
La documentación de Odoo lo explica con sus dos modos de valoración: la manual (periódica), en la que contabilidad registra los asientos a mano a partir de recuentos físicos, y la automatizada (perpetua), en la que Odoo crea asientos en tiempo real cada vez que el stock entra o sale del almacén.
También se le llama
Inventario perpetuo o, en inglés, perpetual inventory. En contabilidad española se habla de «inventario permanente» frente a «administrativo» o «periódico». No confundir con el inventario cíclico, que es una forma de contar (un poco cada semana) y que precisamente se usa para mantener fiable el permanente.
Un ejemplo
Un almacén de suministros industriales en Bilbao tiene 120 rodamientos de una referencia el lunes. El martes entran 50 por compra, el miércoles salen 70 por venta y el jueves 4 se dan de baja por golpe. Con inventario permanente, el programa marca 120, 170, 100 y 96 en cada paso, y la propuesta de compra del viernes parte de 96.
Con inventario periódico, el programa no sabe nada hasta que alguien cuenta. Si el recuento es en diciembre, la reposición de todo el año se decide a ojo o con hojas aparte.
Ojo con esto
El Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada que permita elaborar periódicamente balances e inventarios (artículo 25), y a transcribir en el libro de Inventarios y Cuentas anuales el inventario de cierre de ejercicio (artículo 28). Llevar inventario permanente no exime de esto: el inventario de cierre se sigue haciendo, y suele contrastarse con un recuento.
- Permanente no es exacto: roturas no registradas, errores de recepción y ventas con el código equivocado lo descuadran. Sin recuentos, la desviación crece.
- Si unos movimientos se registran al momento y otros a final de semana (traspasos, por ejemplo), el saldo es permanente solo de nombre.
- En unidades sí y en euros no: muchas pymes llevan el stock al día pero lo valoran solo al cierre. Para reponer basta con las unidades.
Dónde aparece en el sistema
El sistema necesita un saldo de stock por producto y sitio, y lo lee de tu ERP con un usuario de solo lectura. Si tu ERP lleva inventario permanente, el sistema parte de ese saldo. Si no (pasa en tiendas con caja aparte o en clientes en depósito), lo reconstruye con la última cuenta y los movimientos, y marca qué cifras son estimadas. En el análisis gratuito revisamos primero cómo de fiable es tu saldo.
Términos relacionados
Conceptos que lo rodean:
- Stock físico: lo que hay en la estantería.
- Stock disponible: lo que se puede vender o mandar.
- Valoración de existencias: cuánto vale lo que hay.
- Precio medio ponderado: el método de valoración más común.
- Merma: la diferencia que aparece al contar.
Preguntas frecuentes
¿Necesitamos inventario permanente para usar un sistema de reposición?
Ayuda mucho, pero no es imprescindible. Con recuentos periódicos y los movimientos de entrada y salida, el stock se puede reconstruir. La precisión depende de cada cuánto se cuente.
¿Inventario permanente obliga a valorar en contabilidad en tiempo real?
No. Puedes llevar las unidades al día y valorar al cierre. Lo que diga tu asesor sobre la contabilidad manda; para reponer, lo que importa son las unidades.
¿Cada cuánto contamos si llevamos inventario permanente?
Lo habitual es contar por rotación: lo que más se mueve, más a menudo. La guía de inventario cíclico explica cómo organizarlo sin parar el almacén.