Glosario
¿Qué es el stock físico?
Definición
El stock físico son las unidades de un producto que están realmente en un almacén, tienda o furgoneta en un momento dado, estén o no comprometidas. Se diferencia del stock que registra el programa, que puede desviarse por roturas, errores de preparación o robos, y del disponible, que descuenta lo reservado. Se comprueba contando y se corrige con un ajuste de inventario, como hacen Odoo o Business Central.
El stock físico es lo que hay de verdad en la estantería. Suena a obviedad hasta que comparas ese número con el del programa y no coinciden. Entender por qué es la base de todo lo demás: ninguna previsión arregla un stock de partida equivocado.
Qué es exactamente
El stock físico es la cantidad que encontrarías si fueras a contar ahora mismo. Incluye lo reservado para pedidos, lo dañado que aún no se ha dado de baja y lo que está en una ubicación equivocada: si está dentro del almacén, es stock físico.
En la práctica se usa la palabra con dos sentidos que conviene separar. Uno es el físico real (lo que hay). El otro es el físico registrado, lo que el programa cree que hay según las entradas y salidas que se han anotado. Odoo lo llama cantidad a mano; Business Central, cantidad en inventario. Cuando todo se registra bien, coinciden. Cuando no, la diferencia aparece en el recuento.
También se le llama
Existencias físicas, stock real, cantidad a mano, on hand o stock en almacén. No confundir con el stock disponible, que resta lo reservado, ni con el inventario físico como tarea (el recuento).
Un ejemplo
Un distribuidor de material eléctrico tiene registradas en su almacén de Valencia 1.200 cajas de bridas de 200 mm. En el recuento del mes salen 1.164. Hay 36 de diferencia: 20 se rompieron en una descarga y nadie las dio de baja, 10 se mandaron a una obra con un albarán que no se pasó y 6 no aparecen.
Odoo trata este caso así: anotas la cantidad contada en cada línea, el programa calcula la diferencia frente a la cantidad a mano y, cuando aplicas el ajuste, corrige el stock. Su documentación advierte que los movimientos que ocurren entre que cuentas y aplicas el ajuste pueden descuadrar las cifras, y por eso pide confirmación. Business Central enseña la cantidad en almacén, la que encontrarías en un recuento físico, y si no cuadra con el inventario propone un ajuste desde el diario de productos.
Ojo con esto
Por qué el físico registrado se aleja del real y qué hacer:
- Salidas sin registrar: muestras, roturas, consumo interno o material que se lleva el técnico en la furgoneta.
- Errores de preparación: se sirve la referencia de al lado y el programa descuenta la equivocada; salen dos descuadres en vez de uno.
- Contar con movimientos en marcha: si se cuenta mientras se prepara un pedido, el recuento nace mal.
- Ajustar sin investigar: corregir la cifra cada mes sin buscar la causa garantiza que el descuadre vuelva.
Dónde aparece en el sistema
El sistema parte del físico registrado en tu programa y lo trata con cuidado: si un producto vende sin parar y de repente su stock cae a cero sin ventas, o vende estando a cero, lo marca como probable descuadre en vez de proponer pedidos sobre una cifra dudosa. Esas alertas sirven para decidir qué contar primero en un inventario cíclico.
La simulación con tus datos también enseña cuántos productos tienen saltos de stock que no explican las ventas: es una buena medida de cómo de fiable es tu físico registrado.
Términos relacionados
Inventario permanente, stock disponible, stock reservado, merma y la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que contar el stock físico?
Al menos una vez al año para el cierre, pero lo que mejor funciona es contar un poco cada semana, empezando por los productos de más valor o con más descuadres. Eso es el inventario cíclico.
¿Qué diferencia entre físico y registrado es normal?
Depende mucho del sector y del producto. Más útil que una cifra general es seguir tu propia diferencia mes a mes: si crece, algo en el registro de salidas está fallando.
¿El stock en las furgonetas cuenta como stock físico?
Sí, si es tuyo. Lo ideal es tratar cada furgoneta como un almacén más en el programa, con sus entradas y salidas, para que no desaparezca de las cuentas.