Glosario
Diferencia de inventario: qué es y de dónde viene
Definición
La diferencia de inventario es la resta entre el stock contado físicamente y el stock que figura en el programa, referencia a referencia. Puede ser negativa (falta stock) o positiva (sobra). Sus causas habituales son mermas, roturas, robos, errores de recepción o de salida y movimientos sin registrar. Se mide también como porcentaje de exactitud del inventario, y antes de ajustarla conviene investigar su causa, porque una diferencia que se repite casi siempre tiene un origen concreto.
La diferencia de inventario es la distancia entre lo que dice el programa y lo que cuentas en el almacén. Una diferencia pequeña es normal; una que se repite siempre en los mismos productos es una pista. Aquí, cómo se calcula, qué causas tiene, cómo medir la exactitud de tu stock y qué hacer antes de regularizar.
Qué es exactamente
La diferencia de inventario es el resultado de comparar, para cada referencia y ubicación, la cantidad que hay en el programa con la cantidad contada en el almacén. Si el programa dice 80 y cuentas 74, la diferencia es de menos 6 unidades. Es el punto de partida de la regularización de inventario.
Odoo la calcula automáticamente en la pantalla de inventario físico («Difference»): en verde si lo contado es mayor que lo que hay en el sistema y en rojo si es menor. En Business Central, el diario de inventario físico compara la cantidad calculada («Qty. (Calculated)») con la cantidad contada («Qty. (Phys. Inventory)») y deja la diferencia en el movimiento.
También se le llama
Descuadre de inventario, discrepancia de stock, desviación o, en inglés, inventory variance. En la jerga de tiendas, a la diferencia negativa total se le llama «merma desconocida» cuando no se sabe si es robo, rotura o error.
Cómo se calcula
Para una referencia: diferencia = cantidad contada menos cantidad en el sistema. Para valorarla: diferencia × coste unitario. Y para medir cuánto de fiable es el inventario en conjunto, se usa la exactitud: referencias que cuadran dividido entre referencias contadas, o bien el valor absoluto de las diferencias dividido entre el valor total contado.
Ejemplo. Una cadena de ferreterías cuenta 400 referencias de un almacén. En 352 coincide la cantidad exacta y en 48 hay diferencia. Exactitud por referencias: 352 ÷ 400 = 88 %. Pero eso no dice cuánto pesan: de las 48 diferencias, 40 son de una o dos unidades de tornillería de poco valor y 8 son de herramientas eléctricas. Suma de valores absolutos de las diferencias: 1.180 euros sobre un stock contado de 96.000 euros, es decir un 1,2 %. La conclusión útil no es el 88 %, sino que las 8 herramientas eléctricas explican casi todo el valor, y ahí hay que buscar la causa.
Un buen hábito es separar las diferencias por tipo de causa. Una negativa repetida en el mismo artículo apunta a robo o a una salida mal registrada; una positiva suele ser una entrada que no se anotó; las que van y vienen (hoy falta, mañana sobra) suelen ser unidades en la ubicación equivocada.
Ojo con esto
Cosas que distorsionan la lectura de una diferencia:
- Contar con el almacén en movimiento: si entran y salen cosas mientras se cuenta, la diferencia mide el movimiento, no el error. Hay que fijar el corte o contar zonas cerradas.
- Mirar solo el total: una diferencia neta de cero puede esconder un faltante de 500 euros en un producto compensado con un sobrante igual en otro. El análisis es por referencia.
- Confundir con una transferencia: según la documentación de Business Central, si la diferencia se debe a mercancía contabilizada en la ubicación equivocada, no va en el diario de inventario físico: se corrige con una reclasificación o una orden de traslado.
- No corregir la causa: ajustar sin atacar el origen garantiza que en el siguiente recuento vuelva.
Dónde aparece en el sistema
El sistema usa las diferencias como medida de la fiabilidad del dato de partida. Todo lo que calcula (riesgo de rotura, cuánto mandar) depende de que el stock que lee sea correcto; por eso el panel marca los productos y sitios con diferencias repetidas y los trata con prudencia: propone el envío con una nota de «stock poco fiable en este punto».
La simulación con tus datos también sirve para ver cuántas de las roturas pasadas se explican por una diferencia de inventario y no por una mala previsión.
Términos relacionados
Regularización de inventario, inventario físico anual, stock físico, merma, stock disponible y trazabilidad por lote. Para contar por turnos, la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de diferencia es normal?
No hay una cifra universal: depende del sector, del tipo de producto y de lo bien que se registren los movimientos. Lo útil es compararte contigo mismo recuento a recuento y fijar un objetivo por familia, más estricto en lo caro.
¿Una diferencia positiva es buena noticia?
No necesariamente. Sobra algo que el sistema no sabe que tienes, lo que suele indicar una entrada sin registrar o un producto mal ubicado. Es un error igual que el negativo.
¿La diferencia de inventario afecta a la previsión?
Sí. Si el stock de partida está inflado, el sistema cree que hay producto y no propone reponer; si está bajo, repone de más. Por eso conviene corregir antes de confiar en el cálculo.