Glosario
Inventario físico anual: qué es y cómo se prepara el recuento
Definición
El inventario físico anual es el recuento completo de las existencias de una empresa al cierre del ejercicio, que sirve para comprobar que las cantidades del programa coinciden con las reales y para valorar las existencias en las cuentas anuales. El Código de Comercio exige transcribir el inventario de cierre en el libro de Inventarios y Cuentas anuales. Se organiza con un corte de movimientos, equipos de recuento y control de diferencias, y se puede complementar con recuentos cíclicos durante el año.
El inventario físico anual es el recuento de todo lo que hay en el almacén al cierre del ejercicio. Para muchas empresas es el único momento del año en que se cuenta todo y el único en que se descubre cuánto se ha desviado el programa. Aquí, qué es, qué dice el Código de Comercio, cómo se organiza y cómo reducir el susto.
Qué es exactamente
El inventario físico anual es el recuento, referencia por referencia y ubicación por ubicación, de todas las existencias de la empresa en una fecha de corte, normalmente la del cierre del ejercicio. Sirve para dos cosas: comprobar que el stock del programa es real y fijar el valor de las existencias que irá a las cuentas anuales.
La referencia legal en España está en el Código de Comercio. Su artículo 25 obliga al empresario a llevar, entre otros, el libro de Inventarios y Cuentas anuales, y el artículo 28.1 dispone que en ese libro «se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales». Cómo debe contarse, con qué detalle y quién lo firma depende del caso; conviene confirmarlo con el asesor contable de la empresa, que es quien responde del cumplimiento.
También se le llama
Inventario de cierre de ejercicio, inventario general, recuento anual o toma de inventario; en inglés, annual physical inventory o year-end stocktake. En Business Central la documentación lo menciona así: los recuentos suelen hacerse al cierre del ejercicio, aunque algunas empresas cuentan con más frecuencia.
Cómo se calcula
El recuento en sí es contar, pero lo que se calcula es la diferencia con el programa y su efecto en euros. Para cada referencia: diferencia valorada = (contado menos teórico) × coste unitario. La suma de las diferencias, en positivo y negativo, da el ajuste total de existencias.
Ejemplo. Una mayorista de menaje cierra el ejercicio el 31 de diciembre con un stock en el programa de 1.240.000 euros. Hace el recuento el 30 y el 31 con el almacén cerrado. Resultado: faltan 18.600 euros en 213 referencias y sobran 6.100 euros en 95. Ajuste neto: baja de 12.500 euros, un 1,0 % del stock. El detalle importa más que el neto: el 70 % de lo que falta está en cuatro familias de producto pequeño y caro, lo que orienta dónde reforzar los recuentos del año siguiente.
La valoración posterior de esas existencias se rige por la norma de registro y valoración 10.ª del Plan General de Contabilidad: se parte del precio de adquisición o del coste de producción y, si el valor neto realizable es inferior, se practican las correcciones valorativas oportunas. Esa parte es contable, no del almacén, y la decide la empresa con su asesor.
Ojo con esto
Problemas típicos del recuento anual:
- No hacer el corte: si entran o salen mercancías durante el recuento, las cantidades no cuadran con nada. Hay que definir qué albaranes entran en el ejercicio y cuáles no, y cerrar o inmovilizar el almacén.
- Recalcular el teórico a mitad: en Business Central, la documentación avisa de que hay que conservar las líneas calculadas originalmente y no volver a calcular la cantidad esperada, porque puede cambiar y dar niveles incorrectos.
- Contar una sola vez: un segundo recuento de las diferencias grandes, hecho por otra persona, resuelve la mayoría de los errores de conteo.
- Esperar a diciembre para enterarse: una desviación que se acumula durante doce meses es difícil de explicar. Contar a lo largo del año repartido por zonas reduce el trabajo de cierre.
Dónde aparece en el sistema
El sistema no cuenta ni escribe en tu programa, pero hace que el recuento anual sea menos traumático. Con la previsión de demanda detecta qué referencias han tenido movimientos raros y propone una lista de recuento por riesgo: lo que más rota, lo más caro y lo que lleva regularizaciones repetidas se cuenta primero. Así, a final de año, gran parte del stock ya ha sido contrastado.
Y como el panel guarda el histórico de diferencias por referencia, la simulación con tus datos permite ver cuánto del ajuste de cierre se podía haber evitado con recuentos periódicos.
Términos relacionados
Regularización de inventario, diferencia de inventario, inventario permanente, valoración de existencias, precio medio ponderado y stock físico. Para repartir el recuento a lo largo del año, la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer un inventario físico todos los años?
El Código de Comercio obliga a transcribir el inventario de cierre en el libro de Inventarios y Cuentas anuales. La forma de obtenerlo (recuento total o sistema permanente con comprobaciones) conviene confirmarla con el asesor contable de cada empresa.
¿Hay que parar el almacén para contar?
Lo más limpio es sí, o al menos congelar los movimientos de las zonas que se cuentan. Si no se puede, se cuenta por zonas y se anotan las entradas y salidas durante el recuento para cuadrarlas después.
¿Se puede sustituir por inventario cíclico?
El cíclico reparte el recuento a lo largo del año y reduce mucho el trabajo de cierre. Si basta para tu contabilidad y tu auditoría, es algo que decide la empresa con su asesor; técnicamente, el programa puede apoyar ambos.
¿Qué hago con el stock en tránsito y en depósito de clientes?
Hay que decidir de quién es la propiedad en la fecha de corte y anotarlo aparte. Consulta la guía de <a href="/control-de-stock/guias/stock-en-transito/">stock en tránsito</a> y comenta el criterio con el asesor.