El stock en tránsito no se puede vender todavía: pero si no lo cuentas, lo vuelves a pedir.

¿Qué es el stock en tránsito?

El stock en tránsito es la mercancía que ya ha salido de su origen y todavía no ha llegado a su destino: el traspaso que va en el camión del almacén central a una tienda, el pedido que el proveedor ya ha expedido, el contenedor que viene en barco. No se puede vender ni usar, pero existe, y en muchos casos ya es tuyo.

Conviene separarlo de lo que está pedido pero no ha salido. Un pedido confirmado al proveedor que todavía está en su almacén es stock pedido o pendiente de recibir; cuando lo expide, pasa a estar en tránsito. Para decidir cuánto pedir cuentan los dos, pero con fechas de llegada distintas y con riesgos distintos de que no lleguen a tiempo.

Por qué cuenta para decidir cuánto pedir.

La reposición se calcula sobre la posición de stock, no sobre lo que hay en la estantería: lo que hay, más lo que viene de camino, menos lo que ya está comprometido con pedidos de clientes sin servir. Microsoft lo explica en la documentación de Business Central: antes de proponer un pedido nuevo para cumplir el punto de pedido, el sistema comprueba si ya hay suministro pedido y si se espera recibirlo dentro del plazo del artículo, y no propone nada si ese suministro ya lleva el stock proyectado hasta el punto de pedido.

El error contrario es el más común en empresas que reponen tiendas desde un almacén: el lunes se manda un traspaso a una tienda, el martes el encargado ve la estantería vacía y pide otra vez, y el miércoles llegan los dos. Si el traspaso no figura como stock en tránsito hacia esa tienda, cualquier programa, o cualquier persona, pide lo mismo dos veces.

• Stock físico: lo que hay en el sitio y se puede vender.
• Stock en tránsito: lo que ha salido hacia ese sitio y todavía no ha llegado, con su fecha prevista.
• Stock pedido: lo confirmado con el proveedor que todavía no ha salido, con su fecha prevista.
• Comprometido: lo vendido y todavía no servido.
• Posición de stock = físico + en tránsito + pedido − comprometido. Es la que se compara con el punto de pedido.

La fecha de llegada importa tanto como la cantidad.

Sumar todo lo que viene de camino como si llegara mañana es el segundo error. Un contenedor que llega en seis semanas no evita la rotura de la semana que viene. Para calcular el riesgo de quedarse sin producto, cada partida en tránsito cuenta solo a partir de su fecha prevista de llegada, y el stock tiene que aguantar hasta entonces con lo que hay.

Por eso el dato útil no es «hay 200 en tránsito», sino «llegan 80 el jueves y 120 dentro de tres semanas». Con eso se ve que el jueves se cubre lo urgente y que la semana siguiente puede haber un hueco. La guía de cómo calcular el riesgo de rotura explica cómo cambia el riesgo cuando el envío se retrasa: en su ejemplo, tres días de retraso llevan el riesgo del 3 % al 90 %.

Cómo se lleva entre almacenes.

Entre almacenes o tiendas de la misma empresa, el stock en tránsito aparece cuando el traspaso se registra en dos pasos: salida en origen y entrada en destino. En Business Central, los pedidos de transferencia permiten registrar el envío y la recepción por separado usando una ubicación en tránsito; según su documentación, después de registrar el envío los artículos no están disponibles mientras están en tránsito, y la fecha de recepción se calcula sumando el tiempo de envío del transportista a la fecha de envío.

Business Central también permite una transferencia directa, en la que salida y entrada se registran a la vez sin ubicación en tránsito. Es más rápida de registrar y sirve cuando el traspaso es inmediato (de una nave a la de al lado). Cuando el camión tarda uno o dos días, esa transferencia directa hace que el stock aparezca en destino antes de llegar, y la tienda vende en el programa lo que todavía no tiene.

En Odoo, con varios almacenes, el traspaso se monta con rutas en varios pasos: una salida en origen y una entrada en destino. Sea cual sea el programa, lo importante es que el traspaso no se dé por recibido hasta que alguien lo reciba de verdad, y que las diferencias entre lo que salió y lo que llegó se registren.

Stock en tránsito en importación.

En importación el tránsito dura semanas y las fechas cambian: el barco sale con retraso, el puerto está congestionado, el despacho de aduana tarda más de lo previsto. Con ese plazo, lo que hay en tránsito suele ser más que lo que hay en el almacén, y cualquier decisión de compra depende de cuándo llegará de verdad cada contenedor.

Quién soporta el riesgo y los costes durante el viaje lo dice el Incoterm del contrato. La Cámara de Comercio Internacional define las reglas Incoterms como un conjunto de once términos comerciales de tres letras que aclaran las tareas, los costes y los riesgos de la entrega de mercancías del vendedor al comprador; la versión en vigor es Incoterms 2020. Si compras en condiciones en las que el riesgo pasa a ti al cargar en origen, lo que va en el barco es tu riesgo desde el puerto de salida, y conviene que el control de stock lo trate como tuyo desde ese momento. Cómo se registra en la contabilidad lo decide tu asesor.

• Un registro por contenedor o embarque, con su fecha prevista de llegada al almacén (no al puerto) y las referencias y cantidades que lleva.
• La fecha prevista se actualiza con cada aviso del transitario, y con ella el riesgo de los productos que vienen dentro.
• Para el plazo del proveedor cuenta todo: fabricación, transporte, aduana y transporte interior, medido con fechas reales de embarques pasados.
• Si el contenedor llega incompleto o con daños, la diferencia se registra en la recepción, no semanas después.

Tránsito hacia tus sitios: tiendas, depósitos y furgonetas.

Cuando repones muchos sitios, el tránsito más importante no es el del proveedor sino el tuyo: lo que ha salido del almacén central hacia cada tienda, cada depósito en cliente o cada furgoneta. Es tránsito corto, de horas o de uno o dos días, pero se multiplica por el número de sitios y es el que provoca los pedidos dobles.

La forma de evitarlos es sencilla de explicar y cuesta disciplina: el envío se registra al cargar el camión, y la tienda o el repartidor lo confirman al recibirlo. Mientras tanto, el programa lo cuenta como en tránsito hacia ese sitio. Con WhatsApp como añadido, la confirmación puede ser un botón («ha salido», «recibido») en la propia lista de envíos, en lugar de una llamada.

Errores frecuentes con el stock en tránsito.

Los vemos en distribuidores, cadenas de tiendas e importadores, y casi todos acaban en lo mismo: pedir dos veces o quedarse sin producto creyendo que ya venía.

• Registrar los traspasos como transferencia directa cuando el camión tarda días: el destino tiene en el programa lo que todavía no ha llegado.
• No registrar el tránsito: el destino pide otra vez lo que ya viene.
• Sumar todo lo pendiente como si llegara mañana, sin mirar la fecha de cada partida.
• Usar como fecha de llegada la que dio el proveedor al confirmar y no actualizarla.
• Dar el traspaso por recibido sin contarlo, y descubrir la diferencia en el siguiente inventario.
• Olvidar en el cálculo del plazo los días de aduana y transporte interior.

Cómo lo usa un programa de control de stock con IA.

Un programa de control de stock con IA lee de tu ERP lo que hay en cada sitio, lo que viene de camino hacia cada uno con su fecha prevista y lo pedido al proveedor, y calcula el riesgo de cada producto en cada sitio con esas fechas: lo que llega el jueves cuenta a partir del jueves. Si un envío se retrasa, recalcula el riesgo de todo lo que venía en él y lo avisa. Así no se pide dos veces lo mismo y se ve con tiempo el hueco entre lo que hay y lo que llega.

En el sistema que montamos en Arume, la propuesta semanal de cada sitio enseña lo que tiene, lo que le llega y cuándo, y el porqué de lo que se manda. Al asistente se le puede preguntar «¿qué le llega a Bilbao esta semana?» y contesta con los traspasos y pedidos pendientes. Si quieres verlo con tus datos, el análisis gratuito de tu stock es el primer paso.