Control de existencias: lo que tienes en cada almacén y en cada punto, lo que va de camino y lo que está parado.

Qué hace en control de existencias.

¿Qué es el control de existencias?

Control de existencias es la palabra que usan contabilidad y almacén para lo mismo que en tienda se llama control de stock: saber qué productos tiene la empresa, cuántos, dónde y cuánto valen. La diferencia de nombre tiene su razón. «Existencias» es el término del balance, el grupo 3 del Plan General de Contabilidad, y por eso es el que sale en el cierre, en la auditoría y en las conversaciones con el gestor.

En la práctica, el control de existencias de una empresa con varios sitios tiene más capas de las que parece. Está lo que hay en el almacén central y en los regionales, lo que hay en cada tienda o furgoneta, lo que va en un camión y lo que está en casa de un cliente pendiente de venderse. Todo eso es tuyo, todo cuenta para el balance y todo cuenta para decidir el siguiente pedido.

Existencias por almacén y por punto de venta.

El ERP suele dar las existencias por almacén en un listado. Sirve para contabilidad, pero cuesta leerlo cuando hay veinte sitios y miles de referencias. Arume Stock pinta un mapa: cada producto con su cantidad en cada sitio, el total de la empresa y cuánto va a durar en cada uno con la venta prevista.

Un ejemplo con un distribuidor de material eléctrico con almacén en Valencia y seis delegaciones entre Castellón, Alicante, Murcia, Albacete, Elche y Gandía. El listado del ERP dice que hay 1.200 metros de manguera de 3 x 2,5 en total. El mapa enseña que 900 están en Valencia, que Murcia tiene para dos días y que Castellón tiene stock para cuatro meses. La decisión, trasladar de Castellón a Murcia antes de comprar, no sale de un total.

Disponible, en tránsito, comprometido y en depósito.

Para controlar bien las existencias hay que separar cuatro cifras que el día a día mezcla. El stock disponible es lo que está en la estantería y se puede vender. El comprometido es lo que ya está reservado para pedidos de clientes. El que está en tránsito es lo que ya has comprado o trasladado y todavía no ha llegado. Y el que está en depósito en cliente es mercancía tuya que custodia otro hasta que la vende.

Confundirlas tiene consecuencias. Si no restas lo comprometido, prometes producto que no tienes. Si no cuentas lo que va de camino, lo pides dos veces. Si no ves lo que está en depósito, compras para reponer a un cliente que todavía tiene. Las guías de stock en tránsito y de stock en depósito en cliente explican cómo registrar cada caso, y Arume Stock las lee por separado si tu ERP las distingue.

• Disponible: en estantería y libre para vender.
• Comprometido: reservado para pedidos ya aceptados.
• En tránsito: comprado o trasladado, con fecha de llegada.
• En depósito en cliente: tuyo, en casa de otro, hasta que se vende.

¿Cuánto vale el stock parado?

Es la pregunta que más interesa a dirección y la que más cuesta contestar. El valor total de las existencias lo da el ERP. Lo que no da es qué parte de ese valor no se va a vender en un plazo razonable. Arume Stock cruza las existencias de cada producto en cada sitio con su venta prevista y marca lo que, a ese ritmo, va a seguir ahí dentro de tres o seis meses. Luego lo valora con el coste del ERP.

El resultado es una lista ordenada por euros parados, por sitio y por familia. Con ella se decide qué trasladar a donde se vende, qué liquidar y qué dejar de comprar. La guía de cuánto dinero tengo parado en stock explica el cálculo y sus trampas, como el producto que parece parado porque estuvo a cero y no pudo venderse.

Qué dice la norma sobre las existencias.

El Plan General de Contabilidad, aprobado por el Real Decreto 1514/2007, dedica a las existencias su norma de registro y valoración 10.ª. Se valoran por su precio de adquisición o su coste de producción; cuando los bienes son intercambiables se admite el precio medio ponderado y el FIFO, y si el valor neto realizable cae por debajo del coste se registra una corrección por deterioro. El Código de Comercio, en su artículo 28, pide además un inventario de cierre en el libro de Inventarios y Cuentas anuales.

Esa parte es contable y legal, y la llevan tu ERP y tu responsable contable. Arume Stock no hace la valoración oficial ni el inventario de cierre. Lo que sí hace es ayudarte a llegar a ese cierre sin sorpresas: diferencias localizadas antes de contar y stock parado visto con meses de margen. La sección de normativa de esta web resume la valoración de existencias en el PGC y el libro de inventarios.

De la foto a la decisión.

El control de existencias termina donde empieza la gestión: una vez sabes qué hay y dónde, la pregunta es cuánto tener, dónde y cuándo reponer. Eso se trata en la página de gestión de existencias. Si quieres ver tu caso, el análisis gratuito parte de un export de existencias y ventas y te devuelve qué productos estuvieron a cero, cuántos días, y qué parte del stock no se ha movido.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si en el cierre del ejercicio descubres stock que no sabías que tenías en un almacén secundario o en depósito en clientes. El mapa de existencias lo enseña cualquier día del año, sin esperar a diciembre.
• Si la mercancía en camino desaparece del radar y se vuelve a pedir lo que ya viene. Lo que está en tránsito entra en el cálculo con su fecha de llegada.
• Si tienes producto en depósito en decenas de clientes y solo sabes lo que hay cuando vas a contarlo. Con la venta que te comunican o que facturas, se estima lo que les queda y cuándo reponer.
• Si dirección pregunta cuánto dinero hay parado en stock y la respuesta tarda una semana. Sale ordenado por sitio y por familia, con la venta prevista de cada artículo.
• Si el recuento anual siempre da diferencias en los mismos sitios La reconstrucción diaria del stock señala dónde y cuándo aparecen, para contar ahí antes del cierre.

Control de existencias que mira hacia delante.

El control de existencias clásico es una foto: cuánto hay y cuánto vale. Es imprescindible para contabilidad y para el cierre, y lo lleva tu ERP. Lo que añade Arume Stock es lo que viene después de la foto: cuánto va a durar cada existencia en cada sitio, qué hay de camino, qué parte no se va a vender y cuánto dinero representa. No sustituye a tu contabilidad ni a la valoración oficial del inventario, que firma tu responsable contable.

• Existencias de todos los sitios en un mismo mapa, incluido el depósito en cliente.
• Disponible, en tránsito y comprometido, separados.
• Stock parado valorado en euros con el coste de tu ERP.
• Diferencias de inventario localizadas por sitio y fecha.