Gestor de stock: la herramienta hace las cuentas y tu responsable de compras decide.

Qué hace en gestor de stock.

¿Qué es un gestor de stock?

Un gestor de stock es quien decide qué hay que tener, dónde y cuánto. En muchas empresas es una persona con nombre y apellidos: el responsable de compras, el jefe de almacén o el propio gerente. En otras es una herramienta que hace parte de ese trabajo. Lo útil es pensar en las dos cosas juntas: qué parte del trabajo hace la herramienta y qué parte se queda en la persona.

Arume Stock hace de gestor en la parte de las cuentas. Prevé la venta de cada producto en cada sitio, calcula el riesgo de quedarse sin él y propone la cantidad. La persona aprueba, corrige con lo que sabe y se ocupa de lo que una herramienta no puede hacer: negociar con un proveedor, decidir si se mete un producto nuevo o enterarse de que un cliente grande va a cambiar.

Qué decide la herramienta y qué decide la persona.

La frontera está en lo que sale de los datos y lo que no. Todo lo que se puede calcular con ventas, stock, movimientos y plazos lo calcula la herramienta, para todos los productos y todos los sitios, cada semana. Todo lo que depende de información que no está en el programa, o de un criterio de negocio, lo decide la persona.

En la práctica, la persona fija las reglas una vez (el nivel de servicio de cada familia, los días de reparto, las cantidades mínimas de cada proveedor) y después revisa la lista. La herramienta aplica esas reglas a cada línea y marca las que se salen de lo normal.

• Herramienta: previsión de venta por producto y sitio, con banda de error.
• Herramienta: riesgo de rotura y cantidad propuesta.
• Herramienta: orden de la lista y marca de excepciones.
• Persona: nivel de servicio, proveedores, novedades y descatalogaciones.
• Persona: aprobar, corregir o descartar cada propuesta.

El día a día del responsable de compras.

Pongamos un distribuidor de productos de higiene profesional en Andalucía que repone a hoteles, residencias y oficinas. El lunes a primera hora, la responsable de compras abre la lista. Arriba, doce líneas marcadas: un hotel de Málaga con riesgo alto en papel secamanos porque empieza un congreso, un producto nuevo de Córdoba con poca historia, una cantidad que sale el doble de lo habitual en Huelva. Debajo, ciento cuarenta líneas rutinarias agrupadas por cliente.

Revisa las doce. En dos cambia la cantidad porque sabe algo que el sistema no: una residencia ha cambiado de proveedor de lavandería y va a gastar menos. Lo apunta. Aprueba las rutinarias en bloque después de mirar el resumen. A media mañana el reparto está organizado y el resto de la semana lo dedica a lo que antes no le daba tiempo: hablar con los proveedores de los productos que más se retrasan.

El miércoles le llega un aviso por WhatsApp: un cliente de Sevilla ha gastado en tres días lo que suele gastar en una semana. Lo mira desde el móvil, ve la propuesta de envío urgente y la aprueba.

¿Por qué la gestión por excepción?

Porque una lista de 150 líneas que hay que revisar una a una acaba sin revisarse. Si todas parecen igual de importantes, ninguna lo es. Separar las excepciones (riesgo alto, cantidad rara, producto sin historia, desviación respecto a la semana pasada) de lo rutinario hace que la revisión sea real.

Lo rutinario no se aprueba a ciegas: sigue a la vista y con su explicación. Pero el tiempo de la persona va donde su criterio cambia el resultado.

Lo que no hace la herramienta.

No negocia con proveedores, no decide qué productos entran o salen del catálogo y no sabe lo que no está en los datos. No pide ni mueve nada sin aprobación. Y no sustituye la experiencia de quien lleva años comprando: la hace llegar a más productos, porque esa experiencia queda escrita en las reglas y en las correcciones.

Cómo se empieza.

Con el análisis gratuito, que enseña qué productos se quedaron sin stock y cuánto stock está parado. Después, una simulación con tus semanas pasadas y uno o dos meses en modo sombra, en los que la herramienta propone y tu responsable decide como siempre. Al final se comparan las dos listas.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu responsable de compras pasa la mañana del lunes con hojas de cálculo y el resto de la semana apagando fuegos. La herramienta hace las cuentas y le deja la lista, y su tiempo va a negociar con proveedores y revisar excepciones.
• Si el criterio de compras está en la cabeza de una sola persona y cuando falta, el pedido sale peor. Las reglas quedan escritas en el sistema y cada línea explica su porqué.
• Si tienes encargados de tienda o de delegación que piden por su cuenta y cada uno a su manera. La propuesta es la misma para todos, y cada encargado la ajusta con lo que sabe de su zona.
• Si quieres una herramienta que proponga pero no decida Ninguna línea sale sin que una persona la apruebe.

Un gestor de stock que hace las cuentas y no se queda con las decisiones.

Hay dos maneras de equivocarse con una herramienta así. Una es que no haga nada útil y el responsable siga con su hoja. La otra es que decida sola y nadie entienda por qué ha pedido lo que ha pedido. Arume Stock está pensado para el punto intermedio: hace todas las cuentas, separa lo rutinario de lo que necesita criterio, explica cada cifra y deja la última palabra a la persona.

• Previsión, riesgo y cantidad calculados para cada producto y sitio.
• Lista ordenada por excepción: lo raro arriba, lo rutinario agrupado.
• Cada corrección queda registrada con su motivo.
• Nada se pide ni se mueve sin aprobación.