Pide a mano si tienes pocas referencias y un proveedor cercano: con muchas combinaciones, que el sistema sugiera y tú decidas.

¿Qué es el pedido manual?

El pedido manual es el que decide una persona producto a producto, mirando el stock y su experiencia. Puede hacerse paseando por el almacén con una libreta, con el listado de existencias exportado a Excel o con la pantalla del programa de gestión abierta. Lo que lo define es que la cantidad sale de la cabeza de alguien, no de un cálculo.

Tiene una virtud que no conviene despreciar: la persona sabe cosas que ningún programa sabe. Que el cliente de la obra de Getafe va a pedir el doble este mes, que el proveedor cierra la segunda quincena de agosto, que el bar de la esquina ha cambiado de dueño. Y tiene un límite claro: esa persona puede decidir bien unas decenas de líneas por semana. Con cientos o miles, decide unas pocas con cuidado y el resto «como siempre».

¿Qué es un pedido sugerido?

Un pedido sugerido es una propuesta de compra o de envío que calcula el sistema y que una persona aprueba, cambia o rechaza antes de lanzarla. El programa hace la cuenta para todas las líneas; la persona revisa las que importan.

Los programas de gestión ya trabajan así en su planificación. En Microsoft Dynamics 365 Business Central, la hoja de planificación genera lo que Microsoft llama mensajes de acción: sugerencias para crear un pedido, cambiar su cantidad o su fecha, o cancelarlo. La documentación dice que, después de revisarlos, el usuario marca «Aceptar mensaje de acción» en los que quiere y ejecuta «Realizar mensajes de acción» para crear los pedidos; las líneas no aceptadas se quedan en la hoja. En Odoo, las reglas de reabastecimiento manuales hacen lo mismo: el producto aparece en el panel de reabastecimiento y alguien pulsa «Pedir».

La diferencia entre un pedido sugerido y otro está en la calidad de la sugerencia. Si sale de un mínimo fijo puesto hace dos años, la persona acaba corrigiendo casi todas las líneas y el ahorro de tiempo desaparece. Si sale de una previsión que tiene en cuenta la temporada y el ritmo de cada sitio, corrige pocas.

Pedido manual o sugerido: la tabla.

Primero el pedido manual; después el pedido sugerido por el sistema y aprobado por una persona.

• Quién hace la cuenta: manual, la persona, línea a línea; sugerido, el sistema, para todas las líneas.
• Dónde pone la persona su tiempo: manual, en calcular; sugerido, en revisar las líneas con más riesgo y en lo que el sistema no sabe.
• Líneas que se pueden decidir bien a la semana: manual, unas decenas; sugerido, todas, porque la persona solo mira las que se salen de lo normal.
• Información de fuera de los datos: manual, la tiene la persona; sugerido, la sigue poniendo la persona al corregir.
• Si la persona se va de vacaciones: manual, nadie sabe pedir igual; sugerido, la propuesta sale igual y otra persona la revisa.
• Por qué se pidió esa cantidad: manual, en la cabeza de quien pidió; sugerido, escrito en cada línea, con el cambio de la persona si lo hubo.
• Errores típicos: manual, pedir «lo de siempre» y olvidar lo que no se ve; sugerido, aprobar sin mirar.

Cuándo seguir pidiendo a mano.

Pedir a mano sigue siendo lo mejor cuando las líneas son pocas y la persona las conoce bien. Un taller con cien referencias de consumibles y un proveedor que sirve al día siguiente no gana nada con una propuesta: el error de pedir de menos se arregla con una llamada y la persona tarda menos en pedir que en revisar.

También cuando cada pedido es una decisión distinta: compras de oportunidad, lotes únicos, producto de temporada que se compra una vez al año a ciegas. Ahí no hay histórico que sirva y el criterio de la persona es lo único que hay. Si te reconoces aquí, lo útil es ordenar la información que mira esa persona (un buen listado con rotación y stock parado), no automatizar la decisión.

Cuándo compensa el pedido sugerido.

Compensa cuando el número de decisiones supera lo que una persona puede pensar con cuidado. Se ve enseguida multiplicando: referencias por sitios por frecuencia de pedido. Doscientas referencias en treinta tiendas con reposición semanal son seis mil decisiones a la semana, y nadie las piensa una a una.

• Reposición a muchos sitios desde un almacén: tiendas, clientes, furgonetas, máquinas.
• Catálogo largo con temporada, donde lo que se pidió el mismo mes del año pasado es la mejor pista y nadie lo recuerda para cada producto.
• Una sola persona que sabe pedir y de la que depende todo.
• Roturas en productos que nadie miraba porque «siempre había».
• Necesidad de explicar después por qué se pidió lo que se pidió: a dirección, al proveedor o a una tienda que se queja.

Cómo revisar un pedido sugerido sin perder la mañana.

El riesgo del pedido sugerido es el contrario al del manual: aprobarlo todo sin mirar. Se evita con una propuesta pensada para revisarse rápido. Estas son las condiciones que le pedimos a cualquier pedido sugerido, sea nuestro o de otro:

• Ordenado por riesgo: arriba lo que se va a quedar a cero antes del próximo reparto, abajo lo que puede esperar.
• Con el porqué en cada línea: «vende 12 a la semana, quedan 9, el siguiente reparto es en 8 días».
• Con las líneas raras marcadas: una cantidad que dobla la de la semana pasada debe llamar la atención sola.
• Con el cambio a un clic y el motivo guardado: si bajas una línea porque la tienda está en obras, que quede escrito.
• Con la cifra del stock que se queda parado si apruebas: para ver el coste de pedir de más antes de pedir.

Lo que pasa con tus correcciones.

Cada vez que la persona cambia una línea está dando información que el sistema no tenía. Un buen pedido sugerido la guarda y la usa de dos formas. La primera, como registro: cuando dentro de tres meses alguien pregunte por qué la tienda de Málaga se quedó sin un producto, se ve si el sistema propuso poco o si alguien lo bajó. La segunda, como prueba: comparando lo propuesto, lo aprobado y lo vendido se sabe quién acierta más en cada tipo de producto, la persona o el cálculo.

Esa comparación suele dar una respuesta mixta, y es la buena: el sistema acierta más en los productos de venta regular y la persona en los que dependen de algo que no está en los datos. Saberlo permite que cada uno mire lo suyo.

Un ejemplo: el lunes de un distribuidor, a mano y con propuesta.

Un distribuidor de material de papelería repone cada semana a 35 papelerías y copisterías desde un almacén en Alcalá de Henares, con unas 300 referencias activas. A mano, el lunes empieza a las siete: la responsable de reparto exporta el stock, abre la hoja de la semana pasada, repasa los clientes que han llamado y prepara las hojas de carga. A mediodía tiene las rutas, pero solo ha pensado de verdad las 40 o 50 líneas de los productos que más se mueven. El resto se repite «como la semana pasada», y los martes llegan las llamadas de quien se ha quedado sin folios A4 o sin tóner.

Con pedido sugerido, a las siete ya está la propuesta: 35 hojas de carga, ordenadas por riesgo, con las líneas raras marcadas. Arriba, ocho envíos que no pueden esperar al siguiente reparto. Más abajo, la carpeta de anillas que este año vende el doble en septiembre. La responsable revisa con cuidado las primeras 60 líneas, baja dos porque sabe que un cliente cierra por vacaciones, sube una porque otro le ha avisado de un pedido grande y aprueba el resto. Sus correcciones quedan guardadas.

El trabajo no desaparece: cambia de sitio. Pasa de hacer cuentas a decidir las excepciones, que es lo que solo ella sabe hacer.

Cómo pasar de uno a otro sin riesgo.

Pasar del pedido manual al sugerido de golpe es la forma más rápida de que el equipo desconfíe. Funciona mejor por fases, y cada fase tiene una pregunta que responder antes de seguir.

• Simulación: ¿la propuesta habría acertado en semanas pasadas tanto o más que lo que se pidió? Se responde con el histórico, sin tocar nada.
• Modo sombra: ¿la propuesta de cada semana se parece a lo que la persona pide? Las diferencias grandes se revisan juntas, una por una.
• Una familia o una ruta: ¿aprobar la propuesta ahorra tiempo sin más roturas? Se prueba en una parte pequeña del catálogo o del reparto.
• Todo el reparto: la persona revisa por riesgo y el pedido se lanza desde el programa de siempre.

Dónde encaja Arume.

El sistema de control de stock con IA que montamos es un pedido sugerido: lee ventas y stock de tu programa, calcula el riesgo de quedarse sin cada producto en cada sitio y te propone cada semana qué mandar, cuánto y cuándo, ordenado por riesgo y con el porqué de cada envío. Apruebas o cambias, y el cambio queda guardado. Si quieres preguntar algo de una línea, el asistente contesta con los datos.

Para ver si la sugerencia te ahorraría trabajo o te lo daría, la simulación con tus datos repite semanas pasadas y compara lo que habría propuesto con lo que pediste de verdad. Después, uno o dos meses en modo sombra: la propuesta sale cada semana, tú sigues pidiendo como siempre y comparamos.

Lo que no hace.

No lanza pedidos solo: la propuesta la aprueba una persona y el pedido se sigue creando en tu programa. No sabe lo que no está en los datos, como una obra que empieza o un cliente que va a cerrar, y por eso la revisión no se puede saltar. Y no te quita al comprador: le quita la parte de la cuenta para que pueda dedicarse a la parte que solo sabe hacer él, negociar, prever lo extraordinario y corregir.