Sistema de control de inventario: cinco piezas que se montan en orden y se prueban antes de usarlas.

Qué hace en sistema de control de inventario.

¿Qué es un sistema de control de inventario?

Un sistema de control de inventario es todo lo que hay entre el dato de stock y la decisión que se toma con él: de dónde sale el dato, cómo se limpia, cómo se prevé lo que va a pasar, con qué reglas se decide, quién aprueba y a quién se avisa. Un programa de gestión cubre el primer eslabón. Los demás suelen estar repartidos entre hojas de cálculo, correos y la memoria de alguien.

Pensarlo como sistema ayuda a ver dónde se rompe. Muchas veces el dato está bien y la regla de reposición es fija desde hace años. Otras, la regla es buena y nadie avisa al almacén a tiempo. Arreglar una pieza sin mirar las demás mueve el problema de sitio.

Las cinco piezas, en orden.

Pongamos una distribuidora de suministros industriales, Suministros Llobregat, que sirve tornillería, EPI y consumibles a talleres de Terrassa, Sabadell, Martorell, Manresa y Mataró desde un almacén central.

Datos. Se leen de su programa de gestión las ventas por cliente y artículo, el stock, los movimientos, los proveedores con su plazo y los pedidos pendientes de recibir. Se reconstruye el stock de cada día y sale un informe de lo que no cuadra.

Previsión. Para cada artículo se estima lo que pedirán los talleres en las próximas semanas, con su banda. Los guantes de nitrilo tienen un consumo estable; los discos de corte siguen el ritmo de las obras; algunos repuestos salen dos veces al año. Cada patrón se prevé de la forma que le corresponde.

Reglas. Riesgo de rotura aceptado por familia (bajo en EPI obligatorio, más alto en lo que se sustituye fácil), plazo de cada proveedor, lote mínimo, múltiplo de caja y presupuesto mensual. Con ellas, cada previsión se convierte en una cantidad a pedir.

Aprobación y avisos. La propuesta del lunes, ordenada por urgencia, la revisa el responsable de compras. Lo aprobado vuelve al programa como pedido. Al almacén le llega la lista de preparación y a cada comercial, los clientes con riesgo de quedarse sin algo.

• Datos: lectura, limpieza y stock diario reconstruido.
• Previsión: venta por producto y sitio, con banda.
• Reglas: riesgo, plazos, lotes, múltiplos y presupuesto.
• Aprobación: propuesta explicada que una persona valida.
• Avisos: a compras, almacén y cada responsable, por su canal.

Cómo se implanta: simulación con datos pasados.

Antes de que el sistema proponga nada en vivo, se le hace repetir tu pasado. Se toma un lunes de hace un año, se le dan solo los datos que existían ese día y se le pide la propuesta. Después se mira qué habría pasado con ella, con las ventas reales de las semanas siguientes, y se compara con lo que hicisteis de verdad. Se repite semana a semana.

Las medidas se fijan antes de ver el resultado, para no elegir la que mejor quede: demanda atendida, roturas, euros de stock medio y número de pedidos. El manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos explica por qué se hace así: un modelo se evalúa con datos que no ha visto, y cada previsión solo puede usar lo anterior a ella. Si en algún grupo de artículos el sistema no mejora lo que ya hacíais, se dice y en ese grupo se mantiene la regla actual.

Después, modo sombra.

La simulación usa tu pasado, y por bien hecha que esté, el pasado ya se conoce. El modo sombra es la prueba con el futuro: durante uno o dos meses el sistema propone cada semana con datos reales y el equipo sigue decidiendo como siempre, apuntando qué habría aceptado y qué no.

Al final se comparan tres cosas: lo que propuso el sistema, lo que hizo el equipo y lo que pasó. Además se mira si el riesgo que calculaba se cumplió: si de cada diez avisos de «riesgo del 10 %» se rompió más o menos uno. Con eso se decide pasar a producción, ajustar o parar.

En producción: medir siempre.

Un sistema de control de inventario no se deja montado y olvidado. Cada semana se compara la previsión con la venta, y cada temporada sale un informe sitio a sitio. Cuando algo cambia (un cliente grande nuevo, un proveedor que alarga plazos, una familia que se descataloga), se ve en esas medidas antes que en las roturas.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu inventario está registrado pero nadie decide con él El sistema añade las piezas que faltan entre el dato y la decisión.
• Si ya probasteis una herramienta y se dejó de usar casi siempre porque se puso en vivo sin probarla antes. Aquí la simulación y el modo sombra van primero.
• Si tienes que justificar la inversión ante dirección La simulación con tu histórico da cifras de lo que habría pasado, antes de pasar a producción.
• Si tus datos están desordenados El primer entregable es el informe de calidad, y se puede empezar mientras se arregla.

Se implanta por fases, y cada fase se gana la siguiente.

La razón más común por la que un sistema de inventario se abandona es que se pone en marcha de golpe, falla en algo visible y el equipo deja de fiarse. Por eso el orden importa: primero los datos, después una simulación con tu pasado, después semanas proponiendo en paralelo sin que nadie tenga que seguirlo, y solo entonces producción. En cada paso hay un informe y la opción de parar.

• Diagnóstico de datos y simulación con tu histórico: de dos a cuatro semanas.
• Modo sombra con datos frescos: uno o dos meses.
• Producción conectada a tu programa, con medición continua.
• Los informes de cada fase son tuyos aunque no sigas.