Software de inventario para empresas que ya tienen ERP: se conecta en solo lectura y propone qué reponer.

Qué hace en software de inventario.

¿Necesita un software de inventario una empresa que ya tiene ERP?

Para registrar, normalmente no. Odoo, Business Central, Sage, SAP Business One y Holded llevan almacenes, entradas, salidas, lotes y traspasos, y Shopify lleva el stock por ubicación. Si tu inventario está mal, cambiar de programa rara vez lo arregla: suele ser un problema de cómo se registra.

Para decidir, casi siempre sí. Los ERP traen reglas de mínimo y máximo o de punto de pedido, que se configuran una vez y se quedan fijas. No saben que en julio se vende el doble, que una delegación tiene un plazo distinto o que un producto lleva un mes a cero y por eso «no vende». Esa parte se sigue haciendo en una hoja de cálculo, con exportaciones de los lunes y pedidos tecleados a mano.

Arume Stock es software de inventario en ese segundo sentido: no registra, decide. Lee del ERP lo que ya está y devuelve qué mandar a cada sitio.

Cómo se conecta a cada ERP.

La conexión se hace por la vía que cada programa ofrece. Odoo, Holded y Shopify tienen API documentada; Business Central, sus servicios web; Sage 200 y SAP Business One, su base de datos o su capa de servicio, según la instalación. En todos los casos con un usuario creado para esto, con permisos solo de lectura sobre ventas, stock, movimientos, artículos y proveedores.

Pongamos una distribuidora de recambios, Recambios Cierzo, con Business Central y delegaciones en Zaragoza, Huesca, Logroño, Pamplona y Lleida. Su departamento de sistemas crea el usuario, le da permiso de lectura sobre las tablas de productos, movimientos de producto y almacenes, y nos pasa la conexión. Cada noche se leen los movimientos del día y el stock de cada delegación. El lunes sale la propuesta.

Lo aprobado vuelve como borradores de pedido de compra o de transferencia entre almacenes, que alguien confirma dentro del ERP como siempre. Si sistemas prefiere que nada externo escriba, la propuesta sale como fichero que se importa con la herramienta del propio ERP.

• Odoo: API externa, usuario con permisos de lectura en Inventario y Ventas.
• Business Central: servicios web con un usuario de solo lectura.
• Sage 200 y Sage 50: lectura de la base de datos o exportación programada.
• SAP Business One: Service Layer o consulta a la base de datos.
• Holded: API con clave de acceso de solo lectura donde lo permita.
• Shopify: aplicación privada con permisos de lectura de inventario y pedidos.

Qué datos se leen y cuáles no.

Se lee lo justo para prever y reponer: artículos con su familia y unidad, almacenes y ubicaciones, stock actual, movimientos de entrada y salida con fecha, ventas por artículo, sitio y fecha, proveedores con su plazo y pedidos pendientes de recibir. Con eso se reconstruye el stock diario y se calcula la propuesta.

No se leen datos de clientes finales: ni nombres, ni teléfonos, ni direcciones. Si el ERP los mezcla en las tablas de ventas, se filtran antes de cargar nada. Los datos se alojan en servidores dentro de la Unión Europea, con copias diarias. El Reglamento General de Protección de Datos pide que el tratamiento por cuenta de otro se regule por contrato, y así se hace con tu empresa.

Qué hace con esos datos.

Primero, un informe de calidad: artículos duplicados, movimientos sin fecha, almacenes vacíos, stock negativo. Segundo, una prueba con tu histórico: el sistema repite tus semanas pasadas con lo que se sabía cada lunes y se compara con lo que hicisteis y con las reglas que ya tiene tu ERP. Tercero, uno o dos meses en modo sombra, proponiendo con datos frescos sin que nadie tenga que seguirlo.

Cuando la prueba convence, pasa a producción: propuesta semanal por sitio, avisos de riesgo de rotura, lista de stock parado y un asistente que contesta preguntas sobre el inventario con los datos leídos.

Cuándo no hace falta.

Si tu ERP tiene las reglas de punto de pedido bien ajustadas, tus proveedores sirven rápido y no tienes temporada ni muchos sitios a los que servir, probablemente te basta con lo que ya tienes. La guía de ERP o software de reposición explica cuándo merece la pena cada cosa, y el diagnóstico te lo dice con tus datos.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu ERP ya lleva el inventario y la reposición sigue en Excel Alguien exporta cada lunes, calcula en una hoja y vuelve a teclear pedidos. La lectura y la propuesta se hacen solas.
• Si tu ERP tiene mínimo y máximo y nadie los actualiza Se comparan con lo que propone el sistema sobre tu histórico y se ve dónde se quedan cortos o largos.
• Si has pensado en un módulo de previsión de tu ERP y no sabes si compensa. Se compara con el mismo histórico antes de decidir.
• Si tienes ERP y tienda online por separado y el stock de cada uno va por su lado. Se leen los dos y la propuesta tiene en cuenta los dos canales.
• Si tu equipo de sistemas no quiere que nada escriba en el ERP Se trabaja solo en lectura y la propuesta sale como fichero de importación.

No es otro ERP. Es la parte de decidir que a tu ERP le falta.

Cambiar de ERP para mejorar el inventario es caro y arriesgado, y casi nunca resuelve el problema, porque el problema no es registrar sino decidir. Arume Stock se pone al lado: lee lo que tu ERP ya registra, calcula la reposición con previsión y devuelve una propuesta que entra por el circuito de siempre. Tu ERP sigue siendo la fuente de verdad de la contabilidad y del stock.

• Usuario de solo lectura; nada se modifica sin aprobación.
• Odoo, Business Central, Sage, SAP Business One, Holded, Shopify y otros.
• Datos en la UE y sin datos de clientes finales.
• El código y los modelos quedan a nombre de tu empresa.