Tu ERP apunta el stock y lanza el pedido cuando cruzas el mínimo: el software de reposición calcula cuál debe ser ese mínimo.

¿Qué hace un ERP con el stock?

Un ERP (programa de gestión empresarial) lleva el stock como consecuencia de lo demás: cuando se registra una compra, entra; cuando se factura o se entrega una venta, sale; cuando se traspasa entre almacenes, cambia de sitio. Su trabajo es que el stock de la pantalla sea el de la estantería, y para eso no hay nada mejor, porque está unido a la facturación y a las compras.

Encima de ese registro, casi todos añaden una capa de reposición basada en reglas. En Odoo son las reglas de reabastecimiento, con mínimo, máximo y múltiplo por producto y ubicación. En Business Central son las políticas de reaprovisionamiento (cantidad fija, cantidad máxima, pedido y lote a lote) con punto de pedido y stock de seguridad. En Holded es la alarma de stock, un mínimo por producto que lo saca en el informe de alarmas y que forma parte de su módulo de inventario. El patrón es el mismo: tú pones el número y el programa lo vigila.

¿Qué es un software de reposición?

Un software de reposición es un programa que decide cuánto pedir o enviar de cada producto a cada sitio a partir de la previsión de venta, el stock y los plazos, y devuelve esa propuesta para que se apruebe. No apunta movimientos ni factura: lee esos datos del ERP y le devuelve una decisión.

Por eso no compite con el ERP. Ocupa el hueco entre el número que vigila el ERP y la realidad de cada semana: el mínimo que en julio tendría que ser el doble, la tienda que vende el triple que otra, el proveedor que tarda tres días más de lo que dice el contrato.

La previsión que ya traen algunos ERP.

Algunos ERP dan un paso más y conviene conocerlo antes de comprar nada. Business Central tiene la extensión Sales and Inventory Forecast, que según Microsoft predice las ventas a partir del histórico con Azure AI, enseña las roturas esperadas y ayuda a crear solicitudes de reposición al proveedor. Microsoft recomienda prever por meses con un horizonte de doce.

La misma documentación pone sus límites por escrito: la previsión es agregada para todas las ubicaciones y variantes, así que si tus ubicaciones son tiendas distintas no puedes tener una previsión por tienda y tienes que repartirla tú después; y si no hay datos suficientes o varían mucho, el servicio no da previsión. Para una empresa que compra a proveedores para un solo almacén puede ser suficiente. Para una que repone a treinta tiendas, el reparto es justo la parte difícil.

Odoo, por su parte, admite una previsión en su plan maestro de producción, pero la documentación de Odoo 18 dice que la demanda prevista es la estimación del usuario y que se escribe a mano.

ERP o software de reposición: la tabla.

Primero lo que hace un ERP de serie; después lo que añade un software de reposición conectado a él.

• Stock al día por almacén: ERP, sí, con cada compra, venta y traspaso; software de reposición, lo lee del ERP.
• Aviso de bajo mínimo: ERP, sí, con el mínimo que pones tú; software de reposición, avisa por riesgo de quedarse a cero antes del próximo reparto.
• Cálculo del mínimo: ERP, no, es un dato que introduce el usuario; software de reposición, sí, por producto y sitio, cada semana.
• Temporada: ERP, solo si alguien cambia las cifras; software de reposición, entra en la previsión.
• Reparto entre sitios: ERP, traspasos que decide una persona; software de reposición, propone qué mandar a cada sitio y cuándo.
• Previsión de venta: ERP, a mano o agregada para todas las ubicaciones; software de reposición, por producto y sitio, con banda.
• Crear el pedido o el traspaso: ERP, sí, es donde se crea; software de reposición, propone, y el pedido se crea en el ERP.
• Facturación, contabilidad, albaranes: ERP, sí; software de reposición, no.

Cuándo tu ERP basta.

Tu ERP basta cuando los mínimos que tiene configurados aguantan meses sin que nadie los toque y las roturas son raras. Suele pasar con un solo almacén, venta estable, proveedores rápidos y un catálogo que cambia poco. En ese caso, lo que más rinde es revisar bien los mínimos una vez al año con la calculadora de punto de pedido y dejar que el ERP haga su trabajo.

También basta cuando la demanda entra en el ERP como pedido antes de tener que reponer. Si trabajas contra pedido, la planificación de Business Central o el stock previsto de Odoo ya ven casi todo lo que hay que comprar.

Antes de añadir otro programa conviene descartar los problemas de configuración, porque se arreglan en el propio ERP y no cuestan nada más. Son los que vemos más a menudo:

• Plazos de proveedor que no se han tocado desde que se dio de alta el proveedor.
• Unidades por caja mal puestas: el ERP pide 7 unidades de algo que solo se sirve en cajas de 12.
• Mínimos en almacenes o ubicaciones que ya no se usan, que generan pedidos que nadie espera.
• Productos descatalogados con su regla todavía activa.
• Ventas en un programa y stock en otro, sin conexión, de forma que el ERP repone con datos de hace días.

Cuándo hace falta un software de reposición.

Hace falta cuando el ERP vigila bien un número que está mal, y mantenerlo bien es un trabajo que nadie puede hacer. Las señales son reconocibles:

• Quien compra exporta el listado de bajo mínimo a Excel cada semana para corregirlo a ojo.
• Repones a muchos sitios y los traspasos se deciden de memoria.
• Los mínimos se pusieron al implantar el ERP y no se han vuelto a tocar.
• Hay temporada y en los picos te quedas sin los productos que más se venden mientras sobra lo que no.
• El aviso de bajo mínimo salta tantas veces que ya nadie lo mira.
• Una sola persona sabe cuánto pedir y no hay forma de explicar por qué pide lo que pide.

Cómo se conecta un software de reposición a tu ERP.

Sin migrar nada. Se crea en el ERP un usuario que solo puede leer, y con él el software lee ventas, stock por ubicación, compras con sus fechas reales y la ficha de productos. Con Odoo, Business Central, SAP Business One, Sage o Holded hay formas estándar de leer esos datos; con un ERP antiguo o propio, se lee de una exportación periódica o de la base de datos.

La propuesta vuelve a ti, no al ERP: la apruebas o la cambias y el pedido o el traspaso se crea en el ERP como siempre. Si prefieres que el ERP siga lanzando los pedidos con sus reglas, la otra opción es usar los mínimos que calcula el software para actualizar esas reglas cada mes.

Cinco preguntas para hacerle a tu ERP antes de comprar nada.

Si la respuesta a las cinco es «sí» y te funciona, no necesitas otro programa.

• ¿De dónde sale cada mínimo que tengo configurado, y cuándo se revisó por última vez?
• ¿Tengo un mínimo distinto para cada sitio, o el mismo para todos?
• ¿Los mínimos cambian solos con la temporada, o alguien los cambia a mano?
• ¿El plazo del proveedor que usa el ERP es el del contrato o el que se mide con las fechas reales?
• ¿Cuántas veces el mes pasado se quedó un producto a cero en un sitio, y lo sé sin preguntar a nadie?

Un ejemplo: el mismo producto en tres tiendas.

Una cadena de tiendas de mascotas tiene configurado en su ERP un mínimo de 12 sacos para su pienso de perro adulto de 3 kilos en todas las tiendas, el mismo número para todas, puesto cuando se implantó el programa. La tienda de un centro comercial de Valencia vende 20 sacos a la semana; la de un barrio de Logroño, 6; la de una zona de costa en Alicante, 5 en invierno y 18 en verano, cuando llegan los residentes de temporada.

Con el mínimo de 12 y reparto semanal, la tienda de Valencia se queda sin pienso a mitad de semana casi todas las semanas, la de Logroño tiene siempre dos semanas de sobra y la de Alicante pasa de tener demasiado en enero a quedarse corta en agosto. El ERP hace exactamente lo que se le pidió: vigila el 12. Lo que falla es que un solo número no puede describir tres tiendas.

Un software de reposición calcula un nivel distinto para cada una y lo mueve con la temporada: más alto en Valencia, más bajo en Logroño, y en Alicante subiendo desde junio. Multiplicado por todo el catálogo y todas las tiendas, son miles de números que nadie puede mantener a mano y que el ERP sabe usar en cuanto alguien se los da.

Dónde encaja Arume.

El sistema de control de stock con IA que montamos es ese software de reposición. Se conecta a Odoo, Business Central, Sage, Holded, SAP Business One, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Power BI o un Excel, con un usuario de solo lectura; calcula el riesgo de quedarse sin cada producto en cada sitio y propone cada semana qué mandar, cuánto y cuándo. Tiene un asistente al que se le pregunta en lenguaje normal sobre el stock de tu ERP, y avisos por WhatsApp si los quieres.

Antes de contratar, la simulación con tus datos responde a la quinta pregunta de la lista con tu histórico, y compara lo que hicieron tus mínimos con lo que habría propuesto el sistema.

Lo que no hace.

No sustituye a tu ERP ni lleva facturación, contabilidad, albaranes o almacén. No escribe en él. No arregla un stock que no cuadra con la estantería: si el ERP dice que hay 40 y hay 12, el cálculo parte de 40, y lo primero es un recuento. Y no decide por ti: la propuesta la aprueba una persona.