Programa de gestión de stock: el que, además de apuntar, te dice qué pedir.

Qué hace en programa de gestión de stock.

¿Qué hace un programa de gestión de stock?

Un programa de gestión de stock lleva la cuenta de lo que tienes: fichas de producto, entradas por compra, salidas por venta, traspasos entre almacenes y recuentos. La mayoría añade código de barras, lotes, varios almacenes y un aviso cuando un producto baja de un mínimo. Con eso sabes qué hay y dónde.

Lo que casi ninguno hace es la parte que más tiempo lleva: decidir cuánto pedir. El aviso de mínimo te dice que algo está bajo, pero no cuánto se va a vender hasta que llegue el proveedor, ni si el mínimo sigue teniendo sentido. Esa cuenta se sigue haciendo de cabeza o en una hoja aparte.

Arume Stock es un programa de ese segundo tipo. No sustituye al que apunta, lo lee. Y con lo que lee te deja propuesto el pedido y los envíos de la semana.

Si vienes de un Excel.

El Excel de stock suele empezar bien: una pestaña de productos, otra de movimientos y una columna con el stock actual. Con los años se le añaden pestañas por tienda, una columna de mínimo, otra de pedido, colores condicionales y fórmulas que solo entiende quien las hizo. Funciona mientras esa persona está y mientras los productos caben en una pantalla.

No hace falta tirarlo. Si el Excel se actualiza en una carpeta compartida, el programa lo lee de ahí y hace la previsión encima. Lo que cambia es que el mínimo deja de ser una cifra que alguien escribió un día y pasa a recalcularse cada semana con la venta y el plazo de cada proveedor. En la página de control de stock en Excel contamos hasta dónde llega una hoja, y en la plantilla gratuita tienes una base limpia si prefieres seguir con ella.

Si vienes del módulo básico de tu ERP.

Odoo, Holded, Sage, Business Central y SAP Business One tienen módulo de stock con mínimos. Odoo permite reglas de reabastecimiento con mínimo y máximo por producto y almacén. Holded permite alarmas de stock mínimo por producto. Son herramientas correctas para lo que prometen.

El hueco está en el número. Alguien tiene que decidir cuál es el mínimo de cada producto en cada almacén y revisarlo cuando cambia la venta, la temporada o el plazo del proveedor. En la práctica, se pone una vez y se queda. El programa hace esa revisión cada semana y te enseña dónde se desviaba el mínimo de tu ERP de lo que pedía la venta real.

• Mínimo y máximo recalculados con la venta prevista de cada sitio.
• Plazo de cada proveedor en el cálculo, no un plazo general.
• Temporada y fechas que se mueven, como Semana Santa.
• Días sin stock detectados para no aprender que «no se vende».

¿Cómo se ve un lunes con el programa?

Una tienda de mascotas con almacén en Valencia y siete tiendas en la Comunidad Valenciana, Murcia y Albacete. El lunes a las ocho, la persona de compras abre la lista. Arriba, las pipetas antiparasitarias para perro mediano en Alicante: quedan 6, la venta prevista hasta el próximo reparto es de 9 y el riesgo de quedarse a cero pasa del 60 %. El programa propone mandar 12 y lo explica en una línea.

Más abajo, el pedido al proveedor de pienso: la suma de lo que necesitan las tiendas en las próximas tres semanas, menos lo que hay en el almacén, redondeado a sacos por palé. Al final, una sección de stock parado: comederos de cerámica que llevan cuatro meses en Cuenca sin venderse y que en Valencia faltan. Propone el traspaso.

La persona revisa en veinte minutos lo que antes le llevaba la mañana, cambia dos cantidades porque sabe que hay una feria, apunta el motivo y aprueba.

¿Cuándo no hace falta un programa así?

Si tienes un almacén, pocos cientos de productos y una venta que no cambia mucho a lo largo del año, el aviso de mínimo de tu ERP o una hoja bien hecha bastan. Lo mismo si casi todo lo vendes por encargo. Merece la pena cuando hay varios sitios, temporada, plazos largos o tantos productos que nadie los revisa todos.

Cómo se empieza.

Con el análisis gratuito: un export de ventas y stock, aunque sea de Excel, y te devolvemos qué productos se quedaron sin stock, cuántos días y cuánto stock tienes parado. Si el problema existe, se prueba el programa con tus semanas pasadas y después en modo sombra antes de usarlo de verdad.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si llevas el stock en un Excel que ya no da más de sí porque tiene varias pestañas, fórmulas que solo entiende una persona y hay que actualizarlo a mano. Puedes seguir usándolo como fuente mientras el programa hace el cálculo.
• Si tu ERP tiene módulo de stock pero el pedido se hace igual a ojo porque las alarmas de mínimo saltan tarde o saltan tanto que nadie las mira. El programa ordena por urgencia y propone la cantidad.
• Si has mirado programas de stock y todos hacen lo mismo registrar entradas, salidas y códigos de barras. Eso ya lo tienes. Lo que buscas es que alguien haga la cuenta de cuánto pedir.
• Si la persona que lleva las compras se va de vacaciones y nadie más sabe qué pedir. La lista sale igual y cada línea explica su porqué, así que la puede revisar otra persona.

La mayoría de programas de stock apuntan. Este además propone.

Si buscas «programa de gestión de stock», casi todo lo que vas a encontrar hace lo mismo: fichas de producto, entradas y salidas, varios almacenes, código de barras y un aviso de stock mínimo. Es útil y muchos son gratis o vienen con tu ERP. Arume Stock no compite con eso, se pone encima: lee lo que ya registras y hace la cuenta de cuánto pedir y a dónde mandarlo.

• Pedido y envíos propuestos cada semana, con su porqué.
• Mínimos y máximos recalculados con la temporada y el plazo.
• Lee tu Excel o tu ERP: no cambias de programa.
• Se prueba con tus semanas pasadas antes de usarlo.