Una hoja de Excel que te dice qué pedir hoy: con cinco datos por producto basta.

¿Para qué sirve esta plantilla y para quién es?

Sirve para contestar cada lunes a una pregunta: ¿qué tengo que pedir esta semana? Lo hace con un cálculo que cabe en una línea: lo que vas a vender mientras el proveedor te sirve, más un colchón. Si lo que tienes está por debajo de ese número, toca pedir. El resto de la hoja es presentación para que lo veas de un vistazo.

Es para quien hoy controla el stock mirando la estantería, o con una hoja a medias que nadie actualiza: tiendas con un almacén, distribuidores pequeños, talleres, oficinas que reponen material. No está pensada para miles de referencias ni para varios almacenes; para eso te dejamos más abajo los límites con claridad.

No hace falta saber de estadística. La plantilla usa la versión sencilla del punto de pedido, la misma que explicamos en la guía del punto de pedido, y el colchón lo pones tú a ojo con lo que ya sabes del producto.

Qué trae la plantilla: dos hojas.

El archivo tiene dos pestañas. «Cómo usarla» es un texto corto con los tres pasos y el aviso de que los datos de ejemplo son inventados. «Stock» es donde trabajas: una fila por producto, con capacidad para 200 filas, la cabecera fija al desplazarte y las celdas que rellenas tú en amarillo. Las demás celdas llevan la fórmula y no hace falta tocarlas.

Vienen cinco productos de ejemplo (aceite, guantes, film, detergente y bolsas de basura) para que veas la hoja funcionando. Bórralos y escribe los tuyos encima; las fórmulas de las 200 filas ya están puestas y se quedan en blanco mientras no haya datos.

Los campos, uno a uno.

Son nueve columnas. Las seis primeras las escribes tú; las tres últimas se calculan solas. Esto es lo que hace cada una, tal cual está en el archivo.

• Referencia (A): el código que uses para el producto. Sirve para no confundir dos artículos parecidos.
• Producto (B): el nombre, en texto libre.
• Stock hoy, en unidades (C): lo que hay ahora mismo, contado o sacado de tu programa.
• Venta media semanal, en unidades (D): cuántas unidades vendes de media cada semana. Mejor calculada con varias semanas que con la última.
• Plazo proveedor, en días (E): desde que haces el pedido hasta que puedes vender el producto, no hasta que lo firma el transportista.
• Stock de seguridad, en unidades (F): el colchón por si la semana no sale normal. Lo decides tú.
• Punto de pedido (G), calculado: redondea hacia arriba (función REDONDEAR.MAS, ROUNDUP en inglés) el resultado de venta semanal dividida entre 7, multiplicada por el plazo en días, más el stock de seguridad. Si falta la venta semanal, la celda queda vacía.
• Días de cobertura (H), calculado: stock de hoy dividido entre la venta diaria (la semanal entre 7), con un decimal. Es cuántos días aguantas si vendes al ritmo medio. Queda vacío si la venta es cero o no está escrita.
• Estado (I), calculado: «Pedir ya» si el stock es igual o menor que el punto de pedido; «Vigilar» si está hasta un 30 % por encima del punto de pedido; «Bien» si está por encima de eso. Va en rojo, ámbar y verde.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

Mira la primera fila: la garrafa de aceite de 5 litros, con 40 unidades en stock, 30 de venta semanal, plazo de 7 días y 10 de seguridad. El punto de pedido sale de 30 entre 7 por 7, que son 30, más 10: 40. Como el stock (40) no supera el punto de pedido (40), el estado es «Pedir ya». Aguantas 9,3 días.

Ahora los guantes de nitrilo: 12 en stock, 18 de venta semanal, 10 días de plazo y 8 de colchón. Venta en el plazo: 18 entre 7 por 10, unos 25,7; más 8, se redondea a 34. Con 12 unidades estás muy por debajo y te quedan 4,7 días, así que también va en rojo. Fíjate en que el plazo es lo que más pesa: con 10 días de espera, un stock que parece razonable se queda corto.

El rollo de film, en cambio, tiene 95 unidades para un punto de pedido de 21. Está en «Bien», con 33,3 días de cobertura. Para usarla con tus datos: borra las cinco filas de ejemplo, escribe tus productos con sus seis datos y mira la columna Estado. Lo que sale en rojo es tu lista de pedidos de esta semana.

Actualízala una vez por semana, siempre el mismo día. Lo único que cambia entre semana es el stock de hoy; la venta media y el plazo conviene revisarlos una vez al mes.

Errores típicos al usar una hoja así.

El primero es poner como plazo el que te promete el proveedor, no el que cumple. Si te dice 7 días y suele tardar 11, la hoja se queda corta cuatro días de venta. Apunta los plazos reales; la plantilla de ficha de proveedor existe para eso.

El segundo es calcular la venta media con un periodo que incluye una promoción o un mes raro. Una semana de rebajas hace que todo parezca urgente; una semana de vacaciones, que no lo sea. Usa un mínimo de cuatro semanas y quita las anomalías evidentes.

El tercero es copiar el mismo colchón a todos los productos. Un producto que vende todos los días igual necesita poco; uno que vende a rachas necesita bastante más. El stock de seguridad no es un porcentaje: es una decisión por producto, y tienes la guía de stock de seguridad para tomarla con criterio.

El cuarto es olvidar lo que ya has pedido y aún no ha llegado. La plantilla no tiene columna de «pendiente de recibir»: si tienes un pedido en camino, esa fila marcará «Pedir ya» aunque ya lo hayas resuelto. Anótalo aparte o usa la plantilla de pedido sugerido, que sí lo resta.

Dónde se queda corta.

La hoja trata cada producto como si fuera igual todo el año y como si hubiera un solo almacén. No sabe de estacionalidad: si en agosto vendes el triple, el punto de pedido de julio te deja sin stock. Tampoco ve las ventas por sitio ni las repartidas por cliente; si repones a varias tiendas o a varias furgonetas, ninguna columna te dice cuál se va a quedar sin producto.

Y depende de que la actualices. Una hoja con el stock de hace tres semanas da órdenes de hace tres semanas. Con cien referencias y un solo almacén suele ser suficiente; cuando pasas de varios cientos o de un solo sitio, el trabajo de mantenerla empieza a comerse la ventaja. Más sobre ese punto en ¿Excel o un programa?

O que se rellene sola.

Lo que hace esta plantilla, pedir cuando el stock baja del punto de pedido, es lo que hace un sistema de control de stock y reposición pero sin que nadie teclee. Nos conectamos a tu programa con un usuario que solo puede leer, tomamos ventas y stock, calculamos para cada producto y cada sitio el riesgo de quedarse sin él y cada semana te proponemos qué mandar, cuánto y cuándo, con el porqué de cada envío. Tú apruebas o cambias.

Si tu programa es una hoja de cálculo, también funciona: mira cómo lo montamos sobre Excel. Y antes de decidir nada puedes ver qué habría propuesto el sistema con tus fechas pasadas en la simulación con tus datos.