El plazo que te promete el proveedor no es el que cumple: mídelo pedido a pedido.

¿Qué es el plazo de entrega real y por qué hay que medirlo?

El plazo de entrega real, en inglés lead time, son los días que pasan desde que haces el pedido hasta que puedes vender lo que has pedido. No es el que figura en el catálogo ni el que te dijo el comercial: es el que ha ocurrido las últimas veces. Tienes el término explicado en el glosario.

Importa porque el plazo multiplica todo. El punto de pedido es la venta durante el plazo más un colchón; si el plazo real es de 11 días y calculas con 7, cada semana pides cuatro días de venta más tarde de lo que debías. Es el error más barato de corregir y el que menos se mide. Y el colchón depende no solo del plazo medio, sino de cuánto varía: un proveedor que tarda siempre 10 días es más cómodo que uno que tarda entre 5 y 15.

Esta plantilla es para quien compra a varios proveedores y quiere dejar de fiarse de la palabra. Con dos o tres meses de pedidos apuntados ya tienes datos para cambiar los plazos de tus cálculos y, de paso, para hablar con el proveedor con cifras.

Qué trae la plantilla: tres hojas.

«Cómo usarla», «Pedidos» y «Resumen». «Pedidos» es el registro, con 500 filas preparadas. «Resumen» tiene 50 filas, una por proveedor, y se alimenta de lo que escribas en «Pedidos». Vienen dos proveedores de ejemplo con cinco pedidos: uno que sirve rápido y uno de importación que tarda el doble.

Los campos, uno a uno.

Hoja «Pedidos» (cuatro columnas que escribes y una calculada) y hoja «Resumen» (dos que escribes y cuatro calculadas).

• Proveedor (A): el nombre, escrito siempre igual. Si escribes «Suministros Norte» y otro día «Sum. Norte», la hoja los cuenta como dos.
• N.º pedido (B): tu número de pedido, para localizar la fila.
• Fecha pedido (C): el día que lo pides. Formato día/mes/año.
• Fecha llegada (D): el día que llega y lo puedes vender. Se deja vacía mientras no ha llegado.
• Plazo real, en días (E), calculado: fecha de llegada menos fecha de pedido. Queda vacío si falta alguna de las dos.
• Resumen, Proveedor (A) y Plazo prometido, en días (B): los escribes tú, uno por proveedor, con el plazo que te dice cada uno.
• Pedidos (C), calculado: cuántos pedidos de ese proveedor tienen plazo calculado, con COUNTIFS (CONTAR.SI.CONJUNTO). Solo cuenta los ya recibidos.
• Plazo medio (D), calculado: media de los plazos de ese proveedor, con AVERAGEIFS (PROMEDIO.SI.CONJUNTO) y un decimal.
• Plazo más largo (E), calculado: el máximo plazo de ese proveedor, con MAXIFS (MAX.SI.CONJUNTO).
• Llegaron tarde (F), calculado: cuántos pedidos de ese proveedor tardaron más que el plazo prometido de la columna B.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

Suministros Norte promete 7 días. Los tres pedidos de ejemplo tardaron 8, 11 y 7 días. El resumen dice: 3 pedidos, plazo medio de 8,7 días, el más largo de 11 y 2 llegados tarde (el de 8 y el de 11; el de 7 cumple, porque tarde es más de lo prometido). La promesa era 7 y la media real es casi 9: si calculabas con 7, ibas corto.

Importaciones Sur promete 15 días. Sus dos pedidos tardaron 21 y 18: plazo medio de 19,5 días, el más largo de 21 y los dos llegaron tarde. Aquí la diferencia entre lo prometido y lo real es de casi cinco días, y es justo el tipo de dato que cambia un punto de pedido.

Para usarla: cada vez que hagas un pedido, añade una fila con proveedor, número y fecha de pedido; cuando llegue, la fecha de llegada. En «Resumen», escribe cada proveedor una vez, con el plazo prometido. A los dos meses, mira el plazo medio y el más largo, y úsalos en tus cálculos de punto de pedido: el medio para el caso normal, el más largo si cubrir la rotura te importa.

Errores típicos.

Anotar la fecha de entrada del camión en vez de la fecha en que lo puedes vender. Si la mercancía queda dos días en el muelle sin colocar, el plazo que te importa incluye esos dos días.

Escribir el nombre del proveedor distinto cada vez. Las fórmulas comparan texto exacto. Elige una forma y cópiala; mejor aún, haz una lista desplegable con tus proveedores.

Dejar pedidos sin fecha de llegada y olvidarlos. No dan error: simplemente no se cuentan. Un pedido que lleva dos meses sin llegar es un dato importante que la hoja no te enseña; revisa de vez en cuando los que tienen la llegada en blanco.

Mezclar en el mismo proveedor productos con plazos muy distintos (stock en almacén frente a pedido especial). Si pasa, apunta el proveedor con un sufijo («Norte, stock» y «Norte, especial») para no promediar churras con merinas.

Calcular con pocos datos. Con tres pedidos la media es un indicio; con veinte, un dato.

Dónde se queda corta.

La plantilla mide el plazo, pero no calcula cuánto varía. El plazo más largo es una pista, pero un solo pedido atrasado lo dispara; la desviación típica del plazo sería mejor medida, y no está. Tampoco distingue por producto ni por época: el plazo de diciembre no se parece al de abril. Y requiere que alguien apunte cada pedido, algo que se abandona a la tercera semana si no hay un responsable.

Su valor está en el primer vistazo: saber si tus plazos reales están lejos de los supuestos. Cuando lo estén, ya sabes por qué te quedas sin stock con un punto de pedido que parecía bien calculado.

O que se rellene sola.

Tu programa ya guarda las fechas de pedido y de recepción. El sistema de control de stock que montamos las lee, calcula el plazo real de cada proveedor, con su variación, y lo usa en cada propuesta de pedido. Sin que nadie apunte nada, y con el plazo actualizado cada semana.

Mira la versión para quien trabaja con Excel y la simulación con tus datos, donde repetimos fechas pasadas con lo que se sabía ese día.