El punto de pedido con nivel de servicio: eliges el riesgo y Excel saca el colchón.

¿Qué calcula esta plantilla y cuándo conviene usarla?

Calcula dos números por producto: el stock de seguridad y el punto de pedido. El punto de pedido es el nivel de stock al que tienes que lanzar el pedido para que, cuando llegue, no te hayas quedado sin nada. El stock de seguridad es la parte de ese número que cubre la incertidumbre: lo que no sabes de cuánto venderás ni de cuánto tardará el proveedor.

Conviene usarla cuando ya controlas lo básico y quieres dejar de poner el colchón a ojo. La diferencia con la plantilla de control de stock es que aquí el colchón no lo decides tú en unidades, sino que lo decides en riesgo: «acepto quedarme sin stock una de cada veinte veces». La hoja convierte eso en unidades.

Es para productos con demanda razonablemente regular. Si vendes a golpes, con muchos días a cero, la fórmula subestima el colchón; más abajo explicamos cuándo se queda corta, y hay una guía sobre demanda intermitente.

Qué trae la plantilla: dos hojas.

«Cómo usarla» resume los pasos y avisa de que la fórmula es la de manual: demanda normal y plazo fijo. «Cálculo» es la hoja de trabajo, con 200 filas preparadas. Vienen tres productos de ejemplo de material eléctrico: un cable, un magnetotérmico y una caja estanca.

La columna del nivel de servicio es una lista desplegable con cuatro valores, para que nadie escriba un 95 en lugar de 0,95 y rompa la cuenta.

Los campos, uno a uno.

Nueve columnas: seis las escribes o eliges tú y tres las calcula la hoja.

• Referencia (A) y Producto (B): identificación, texto libre.
• Venta media diaria, en unidades (C): las ventas del periodo divididas entre los días, contando los días en que vendiste cero.
• Desviación diaria, en unidades (D): cuánto se separa la venta de cada día de esa media. En Excel se saca con DESVEST sobre las ventas diarias, no sobre totales mensuales.
• Plazo proveedor, en días (E): desde que pides hasta que puedes vender.
• Nivel de servicio (F): lista con 90 %, 95 %, 97,5 % y 99 %. Es la probabilidad de no quedarte sin stock durante el plazo.
• Factor z (G), calculado: la función NORM.S.INV del nivel de servicio, redondeada a dos decimales. Para 95 % sale 1,64; para 97,5 %, 1,96; para 99 %, 2,33.
• Stock de seguridad (H), calculado: z por la desviación diaria por la raíz cuadrada del plazo, redondeado hacia arriba. Solo se calcula si están la desviación, el plazo y el nivel de servicio.
• Punto de pedido (I), calculado: la venta media diaria por el plazo, más el stock de seguridad, redondeado hacia arriba.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

Cable de 2,5 mm² en rollo de 100 m: vende 4 al día de media, con una desviación de 2, el plazo es de 10 días y has elegido 95 %. La z es 1,64. Stock de seguridad: 1,64 por 2 por la raíz de 10 (3,16), que da 10,4 y se redondea a 11. Punto de pedido: 4 por 10 son 40, más 11, igual a 51. Cuando el stock baje de 51 rollos, pides.

Magnetotérmico de 16 A: 9 al día, desviación 4, plazo 7 días, nivel del 97,5 %. z de 1,96, seguridad de 1,96 por 4 por 2,65, que da 20,7, es decir 21 (la hoja redondea hacia arriba). Punto de pedido: 9 por 7 son 63, más 21, igual a 84.

Caja estanca: 3 al día, desviación de 2,5, plazo largo de 14 días, nivel del 90 %. z es 1,28, y el colchón sale de 1,28 por 2,5 por 3,74, unos 12. Punto de pedido: 42 más 12, igual a 54. Fíjate en que el colchón de la caja estanca (12) es casi igual que el del cable (11) con una venta media menor: le pesan el plazo de 14 días y lo irregular de sus ventas, no el volumen.

Para ponerla en marcha, calcula la venta media y la desviación de tus últimas semanas por producto (una tabla dinámica o DESVEST sobre ventas diarias), escríbelas, elige el nivel de servicio y lee el punto de pedido.

¿Qué nivel de servicio elijo?

No hay un nivel correcto para todo. Cada punto de nivel de servicio cuesta stock: pasar del 95 al 99 % sube el colchón de un producto casi un 40 % (la z pasa de 1,64 a 2,33). Lo razonable es repartirlo: 99 % para lo que, si falta, para al cliente o a la obra; 90 o 95 % para el resto. La guía de nivel de servicio lo explica con ejemplos y la calculadora de stock de seguridad te deja probar cifras sin abrir el archivo.

Errores típicos.

Calcular la desviación sobre ventas mensuales. Un total mensual siempre varía menos que los días que lo componen, y la fórmula necesita la desviación diaria. Si usas la mensual, el colchón sale ridículamente bajo.

Dejar fuera los días a cero. Si un producto vende 20 unidades en 5 de 30 días, la media diaria no es 4: es 0,67. Cuéntalos todos o la plantilla sobreestima el ritmo y subestima la irregularidad.

Confundir plazo del proveedor con plazo prometido. Si tu proveedor dice 7 días y a veces tarda 12, la hoja trabaja con 7 y tu colchón es fino. Mide los plazos reales con la ficha de proveedor y usa el más largo habitual, o el medio más un margen.

Aplicar el mismo nivel de servicio a todo y no revisarlo en un año. La demanda cambia de estación a estación y la desviación con ella.

Dónde se queda corta.

Es la fórmula de manual: demanda con forma de campana y plazo que no varía. Si el plazo del proveedor fluctúa mucho, la fórmula real añade ese segundo término y esta hoja no lo tiene, así que el colchón sale corto. Si vendes a golpes (muchos días a cero y de repente un pedido grande), la distribución no es normal y el resultado es poco fiable. Y no entiende de temporadas: la desviación calculada en enero no sirve para agosto.

Tampoco reparte por sitios. Un punto de pedido por producto vale para un almacén. Con diez tiendas, cada una tiene su demanda y su colchón, y mantener diez hojas al día es donde Excel deja de ser práctico.

O que se rellene sola.

En el sistema que montamos, la desviación y la media no las calculas tú: las sacamos del histórico de ventas de tu programa por producto y por sitio, con estacionalidad y con el plazo real de cada proveedor, y las recalculamos cada semana. Lo que hace esta hoja con una fila lo hace el sistema con todas, y para cada sitio.

Puedes ver la idea en el sistema de control de stock, la versión para quien trabaja en Excel, y comprobar qué habría propuesto con tus datos en la simulación previa.