Software de control de stock: tu ERP sabe lo que tienes, Arume Stock calcula lo que vas a necesitar.

Qué hace en software de control de stock.

¿Qué es un software de control de stock?

Un software de control de stock es el programa que te dice cuánto tienes de cada producto, dónde está y qué hay que hacer con él. Bajo ese nombre se venden dos cosas distintas. Unas registran: entradas, salidas, almacenes, lotes y valor. Otras deciden: cuánto pedir, cuándo y a qué sitio mandarlo. La mayoría de ERP hacen muy bien lo primero y se quedan cortos en lo segundo.

Esta página es para quien ya tiene la primera parte resuelta. Si usas Odoo, Business Central, Sage, Holded o SAP Business One, tus existencias ya están registradas. Lo que buscas al escribir «software de control de stock» suele ser la otra mitad: dejar de decidir los pedidos con una media en Excel y con la experiencia de una persona que no puede mirar todos los productos cada semana.

Si todavía no tienes dónde registrar el stock y vienes de Excel, la página del programa de control de stock está pensada para tu caso. Y si buscas una visión general del sistema, con todas sus piezas, está en la página principal de control de stock con IA.

¿Qué trae ya el módulo de stock de tu ERP?

Casi todos los ERP del mercado español permiten fijar un stock mínimo y un máximo por artículo y almacén, y generar una propuesta de compra cuando el stock baja del mínimo. Odoo lo llama reglas de reabastecimiento; Business Central trabaja con punto de pedido y directivas de reaprovisionamiento; SAP Business One añade un asistente de MRP. Es una base útil y conviene aprovecharla.

El problema está en los números que alimentan esas reglas. El mínimo se puso un día, con la venta de entonces, y casi nunca se revisa producto a producto. No cambia con la temporada, no distingue un almacén de costa de uno de interior y no sabe si el proveedor ha pasado de tardar una semana a tardar tres. Con cientos de artículos y varios almacenes, mantener esos números al día a mano no es realista.

En la guía de ERP o software de reposición se comparan las dos opciones con más detalle, y en las landings de cada programa se explica qué trae cada uno de serie y dónde se queda corto.

• Registro de existencias por almacén, lote y número de serie.
• Mínimo y máximo por artículo, que alguien tiene que calcular y revisar.
• Propuesta de compra cuando el stock cruza el mínimo.
• Valoración del stock para contabilidad y cierre.

¿Qué añade Arume Stock encima del ERP?

Lo que falta para decidir. Primero, una previsión de la venta de cada producto en cada sitio, semana a semana, con una banda que dice cuánto puede fallar. Segundo, el riesgo de quedarte sin él antes de la siguiente reposición, calculado con el stock disponible, lo que va de camino y el plazo medido del proveedor. Tercero, la cantidad que deja ese riesgo en el nivel de servicio que hayas elegido para esa familia.

Un ejemplo con una distribuidora de material de limpieza profesional que sirve desde Zaragoza a delegaciones de Pamplona, Logroño y Huesca. El ERP tiene un mínimo de 30 garrafas de desengrasante en cada delegación. En septiembre, con la vuelta de los colegios y las residencias, la venta de Pamplona se dobla y las 30 garrafas duran cuatro días; en Huesca sobran hasta noviembre. Arume Stock propone mandar a Pamplona antes de que salte el mínimo y no reponer Huesca, y explica las dos líneas.

Alrededor del cálculo hay un panel con el mapa de stock por sitio, un asistente al que se le pregunta en lenguaje normal («¿qué se va a acabar esta semana en Logroño?») y, como añadido, avisos por WhatsApp que montamos con nuestro socio Bedel.

¿Cómo se integra con el ERP?

Con un usuario de solo lectura y una lista cerrada de tablas: artículos, almacenes, movimientos de stock, líneas de venta, pedidos de compra pendientes y, si existen, tarifas y promociones. La lectura se programa a la frecuencia que tenga sentido, normalmente cada noche, y en campaña puede ser varias veces al día.

Lo que vuelve al ERP depende de ti. Lo más habitual es un fichero que tu equipo importa como pedido de compra o como traslado entre almacenes. Si prefieres que aparezca directamente como borrador dentro del ERP, se habilita un permiso de escritura limitado a esos borradores y siempre los confirma una persona. También hay quien solo quiere la lista y prefiere teclear el pedido como hasta ahora.

No se modifica la configuración del ERP ni se instalan módulos dentro de él, así que una actualización de versión no rompe nada. Si tu partner de ERP tiene que intervenir, es para crear el usuario de lectura, y esa tarea lleva poco.

¿Cuándo compensa y cuándo no?

Compensa cuando hay muchos pares de producto y sitio y la decisión se repite cada semana: distribuidores que reparten a clientes o delegaciones, cadenas de tiendas, mayoristas con varios almacenes, tiendas online con stock en más de un punto. Con 500 referencias en 12 sitios ya son 6.000 pares, y nadie los revisa todos.

No compensa si tienes un solo almacén con pocas referencias que conoces de memoria, si vendes casi todo por proyecto o si el stock es tan barato que sobrar no cuesta. En esos casos las reglas de mínimo y máximo de tu ERP, bien calculadas una vez al trimestre, son suficientes. La calculadora de punto de pedido de esta web te ayuda a ajustarlas.

Cómo se prueba antes de decidir.

Con tus datos. Primero un backtest: se repiten semanas pasadas usando solo lo que se sabía cada día y se compara lo que habría propuesto Arume Stock con lo que hicisteis y con una referencia sencilla. El manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos describe este esquema como validación cruzada de series temporales, en la que ninguna observación futura entra en la previsión. Sin esa regla, cualquier modelo parece mejor de lo que es.

Después, uno o dos meses en modo sombra: el sistema propone con datos frescos y tu equipo decide como siempre. Al final se cuentan las roturas y el stock inmovilizado de cada camino. Si no mejora lo que ya haces en una familia de productos, en esa familia no se usa. El primer paso, si quieres, es el análisis gratuito: nos mandas un export de ventas y stock y te devolvemos qué productos estuvieron a cero y cuántos días.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu ERP tiene reglas de mínimo y máximo que nadie revisa desde hace años y se siguen disparando pedidos con cantidades que ya no tienen sentido. Se comparan esas reglas con lo que habría propuesto la previsión sobre tu histórico, producto a producto.
• Si el ERP lleva bien el stock pero el reparto a tiendas se decide en una hoja aparte que alguien rellena cada semana copiando datos. Esa hoja desaparece: la propuesta sale de los mismos datos del ERP y vuelve a él.
• Si has mirado módulos de previsión de tu ERP y te piden cambiar de versión o contratar una capa entera de planificación. Arume Stock va al lado, lee lo que ya tienes y se prueba con tu histórico antes de decidir.
• Si tienes varios almacenes y cada uno pide por su cuenta y a la vez sobra en uno lo que falta en otro. El cálculo se hace en todos a la vez y propone traslados además de compras.
• Si compras con cuatro semanas de plazo y la temporada te pilla siempre a contrapié La previsión mira el plazo entero del proveedor y la curva de cada familia, y el pedido sale antes de que el mínimo salte.

Software de control de stock que no compite con tu ERP.

Cambiar de ERP para tener previsión es caro, lento y casi nunca necesario. El módulo de stock de tu programa hace bien lo que tiene que hacer: registrar entradas, salidas, almacenes y valor. Lo que no hace es mirar hacia delante con cada producto en cada sitio. Arume Stock cubre esa parte, se conecta con permisos de solo lectura y se mide con tus datos antes de que decidas si sigue.

• Lee tu ERP con usuario de solo lectura; no se instala nada dentro.
• Previsión, riesgo de rotura y cantidad por producto y por sitio.
• Propuesta semanal que aprueba una persona y vuelve a tu programa.
• Probado con tu histórico (backtest) y en modo sombra antes de usarlo.