Software de reposición: el cálculo es automático, la aprobación es tuya.

Qué hace en software de reposición.

¿Qué es un software de reposición?

Un software de reposición es el programa que decide qué mandar desde el almacén a cada tienda, punto de venta, máquina o cliente, y en qué cantidad. Su trabajo empieza donde acaba el del ERP: el ERP sabe qué hay en cada sitio, el software de reposición calcula qué falta y qué va a faltar antes del siguiente envío.

Se busca a menudo como «software de reposición automática», y conviene aclarar qué es automático. En Arume Stock lo es el cálculo: cada semana, o cada día en campaña, el sistema prepara la propuesta para todos los sitios. Lo que no es automático es la decisión. La propuesta la revisa y la aprueba una persona antes de que salga ningún camión.

Cómo se calcula la reposición de cada sitio.

Para cada producto en cada sitio se miran cuatro cosas: la venta prevista hasta el siguiente envío, con su margen de error; el stock que hay ahora; lo que ya va de camino; y el nivel de servicio de esa familia. Con eso sale la cantidad que deja el riesgo de rotura por debajo del nivel elegido, redondeada a cajas o al múltiplo que use el almacén.

Un ejemplo con una cadena de tiendas de deporte con almacén en Getafe y tiendas en Toledo, Guadalajara, Ciudad Real, Cuenca y Albacete. En septiembre, la bota de fútbol de césped artificial de talla 42 vende unas 5 al mes en Toledo y la tienda tiene 2. El camión pasa cada semana. La propuesta incluye 2 pares para Toledo, con la frase «venta prevista 1,2 por semana, stock 2, riesgo medio antes del próximo envío». En Cuenca, con stock de 6 y venta de 1 al mes, no propone nada y marca el exceso por si conviene trasladarlo.

El calendario de reparto cuenta. Si una tienda recibe dos veces por semana, el envío del martes tiene que cubrir hasta el viernes, no una semana entera. Y si el almacén tiene poco de algo, la propuesta reparte primero donde la rotura cuesta más.

La propuesta semanal y su aprobación.

La propuesta llega como una lista por sitio, ordenada por lo que cuesta no mandar cada línea. Quien repone la revisa, cambia lo que sabe que el sistema no sabe (una tienda que cierra por obras, una promoción local) y aprueba. Lo que cambia queda registrado, y si una misma corrección se repite, el sistema pregunta si hay algo que debería tener en cuenta.

Con el tiempo, el trabajo se concentra en lo que importa. Las líneas que el sistema calcula con confianza alta y que nadie suele tocar se aprueban de golpe; las que marca como dudosas, porque la venta ha cambiado o falta historia, se revisan una a una. La lista aprobada vuelve al ERP o al SGA como traslados, o al equipo de almacén como hoja de preparación.

• Propuesta por sitio, al ritmo del calendario de reparto.
• Cada línea con su porqué en una frase.
• Aprobación en bloque de lo habitual y revisión de lo dudoso.
• Lo aprobado vuelve al ERP o al SGA como traslado.

¿Por qué no basta el reaprovisionamiento automático del ERP?

El reaprovisionamiento automático de la mayoría de ERP funciona con un mínimo y un máximo por producto y almacén. Es una buena base, pero sus números son fijos y alguien tiene que mantenerlos. Con cientos de productos y decenas de tiendas, esos números se quedan viejos: no siguen la temporada ni distinguen una tienda de otra, y nadie los revisa.

Arume Stock aplica la misma idea con los números recalculados cada semana para cada producto en cada sitio. La guía de reaprovisionamiento automático explica las reglas clásicas, revisión continua y periódica, y la de ERP o software de reposición compara las dos opciones sin vender ninguna.

Cómo se implanta sin riesgo.

En tres pasos. El primero es el backtest: se repiten tus semanas pasadas usando solo lo que se sabía cada día y se compara lo que habría mandado Arume Stock con lo que mandasteis. El manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos llama a este esquema validación cruzada de series temporales y explica por qué medir sobre los mismos datos con los que se ajustó un modelo da resultados demasiado optimistas.

El segundo es el modo sombra: durante uno o dos meses el sistema propone cada semana con datos frescos y tu equipo repone como siempre. Al final se cuentan roturas y stock inmovilizado de cada camino. El tercero es el arranque por familias, empezando por las que mejor salen en las dos pruebas. La guía de cómo implantar la reposición automática sin riesgo cuenta el proceso completo.

¿Para quién es?

Para empresas que reponen muchos productos a muchos sitios con un calendario fijo: cadenas de tiendas, franquicias, distribuidores con clientes en ruta, operadores de vending y empresas con furgonetas que se cargan cada mañana. No compensa con pocas tiendas y pocas referencias, donde un mínimo y máximo bien calculado hace el trabajo, ni con venta por proyecto. La guía de cuándo merece la pena un software de reposición ayuda a decidirlo, y el análisis gratuito te da el diagnóstico con tus datos.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si cada lunes alguien pasa horas preparando la reposición de todas las tiendas La propuesta llega hecha y el trabajo pasa a ser revisarla.
• Si repones por mínimo y máximo y las tiendas siguen quedándose sin producto Los niveles se recalculan con la previsión de cada tienda y el calendario real de reparto.
• Si en campaña la reposición semanal se queda corta El cálculo pasa a ser diario en las semanas que lo piden y vuelve a semanal después.
• Si repones máquinas, furgonetas o clientes en ruta Cada punto es un sitio con su venta y su stock, y la carga del vehículo sale de la suma de la ruta.
• Si no te fías de un sistema que repone solo No repone solo. Propone, explica cada línea y una persona aprueba; y antes se prueba en sombra.

Reposición automática que no manda nada sin permiso.

La palabra «automática» asusta con razón: un error en la previsión se convierte en cien envíos equivocados. Por eso Arume Stock automatiza el cálculo y deja la decisión a una persona. La propuesta llega hecha, cada línea con su porqué, y quien repone aprueba, cambia o descarta. Con el tiempo se aprueban de golpe las líneas habituales y la atención va a las que el sistema marca como dudosas.

• Propuesta de reposición por tienda o punto, al ritmo de tus envíos.
• Cada línea con venta prevista, stock y riesgo en una frase.
• Escasez repartida donde la rotura cuesta más.
• Backtest y modo sombra antes de usarlo; siempre aprueba una persona.