Glosario
Gestor de stock: la persona (o la herramienta) que decide cuánto pedir, cuándo y a dónde
Definición
Un gestor de stock es la persona responsable de que haya el producto necesario, en el sitio necesario, sin acumular de más: decide qué pedir a los proveedores, cuánto y cuándo, y qué mandar a cada almacén o tienda. Por extensión, se llama también gestor de stock al programa que le ayuda con las cuentas. Su trabajo se mide con el nivel de servicio, las roturas, la rotación y el stock parado.
«Gestor de stock» se usa con dos sentidos. Es el puesto de la persona que decide las compras y los envíos de mercancía, y es también el nombre que se da a los programas que ayudan a hacerlo. Aquí explicamos los dos, qué decide un gestor de stock cada semana y con qué se mide si lo hace bien.
Qué es exactamente
Como puesto, el gestor de stock es quien responde de que no falte ni sobre. En una pyme suele ser el responsable de compras o el de almacén, a veces el propio gerente; en una empresa mediana es un puesto propio, a menudo llamado planificador de inventario o de aprovisionamiento. Su trabajo es decidir, para cada producto, cuánto pedir al proveedor, cuándo, y cómo repartirlo entre almacenes, tiendas, furgonetas o clientes.
Como herramienta, «gestor de stock» es el nombre comercial de muchos programas que llevan las existencias o proponen pedidos. Conviene preguntar cuál de las dos cosas hace cada uno: hay gestores de stock que solo apuntan entradas y salidas, y otros que calculan qué pedir.
También se le llama
Gestor de inventario, responsable de stock, planificador de inventario, técnico de aprovisionamiento o, en inglés, inventory planner y stock controller. En distribución se habla también de «reponedor central» cuando la persona decide qué se manda a cada tienda desde el almacén.
Qué decide cada semana
Un ejemplo con datos inventados. La gestora de stock de un mayorista de material eléctrico con seis delegaciones en Andalucía tiene cada lunes cuatro tareas: revisar qué referencias van a romper antes del siguiente camión, lanzar los pedidos a fabricantes respetando sus mínimos, repartir lo que llega entre las delegaciones y decidir qué hacer con lo que lleva meses sin moverse.
Con 2.500 referencias y seis delegaciones son 15.000 pares de producto y sitio. Nadie los revisa todos. En la práctica mira los 300 que conoce y el resto se repone por la regla de mínimo y máximo que alguien puso hace años. Ahí es donde una herramienta aporta: ordena las 15.000 líneas por riesgo y le deja delante las 60 que necesitan su criterio.
- Qué se va a acabar antes de que llegue el siguiente pedido.
- Cuánto pedir a cada proveedor, con sus mínimos y sus plazos reales.
- Cómo repartir lo que hay cuando no llega para todos.
- Qué hacer con el stock que no se mueve: devolverlo, trasladarlo o liquidarlo.
Ojo con esto
Cómo se mide si la gestión de stock funciona, y las trampas de cada indicador:
- Nivel de servicio: el porcentaje de pedidos o líneas servidos a tiempo. Subirlo cuesta stock; nunca se mide solo.
- Rotación y días de cobertura: cuántas veces se renueva el stock. Una rotación alta con muchas roturas no es buena noticia.
- Stock muerto: lo que lleva meses sin venderse. Es dinero parado que el gestor tiene que vigilar.
- Roturas: cuántos días y en cuántos sitios faltó cada producto. Si solo se mira la venta, las roturas no se ven.
Dónde aparece en el sistema
Nuestro sistema hace la parte de las cuentas del gestor de stock: calcula para cada producto en cada sitio la venta prevista, el riesgo de rotura y la cantidad a pedir o mandar, y le entrega la lista ordenada por riesgo con el porqué de cada línea. Las decisiones que necesitan criterio siguen siendo suyas, y cada cambio que hace queda registrado. Cómo funciona como herramienta está en la página del gestor de stock con IA.
Términos relacionados
Pedido sugerido, gestión por excepción, política de inventario, control de existencias y predictor de stock.
Preguntas frecuentes
¿Qué funciones tiene un gestor de stock?
Decidir qué pedir a los proveedores, cuánto y cuándo; repartir el stock entre almacenes, tiendas o clientes; vigilar el stock que no se mueve; y coordinar los recuentos para que el número del programa coincida con lo que hay.
¿Un programa puede sustituir al gestor de stock?
Puede quitarle las cuentas: calcular miles de líneas cada semana y dejarle delante las que importan. Lo que no sustituye es lo que sabe y no está en los datos, como un cliente que va a cambiar de proveedor o una feria el mes que viene.
¿Gestor de stock y gestor de inventario son lo mismo?
Sí, en la práctica se usan como sinónimos. «Inventario» se usa más en Latinoamérica y en contextos contables; «stock», más en almacén y tienda en España.