Un parte de recuento que separa lo que se cuenta de lo que se debe recontar.

¿Para qué sirve un parte de recuento?

Un parte de recuento es la hoja en la que se anota lo que se ha contado y se compara con lo que decía el sistema. Sirve para dos cosas: dejar constancia de quién contó qué y cuándo, y decidir qué diferencias merecen una segunda cuenta antes de corregir el stock del programa. Corregir sin recontar es la forma más habitual de meter errores nuevos en el inventario.

Esta plantilla es para cualquier recuento: uno general, uno cíclico por zonas o una verificación puntual cuando sospechas de una referencia. Se imprime por zona, se rellena en el almacén y se pasa al ordenador. Va bien junto a la plantilla de inventario cíclico: el calendario dice qué contar, el parte recoge el resultado.

Qué trae la plantilla: dos hojas.

«Cómo usarla» y «Recuento». En la hoja de recuento, la fila 1 tiene la celda del margen aceptado (viene al 2 %), la fila 2 son las cabeceras y desde la 3 empiezan los datos, con 500 filas preparadas. Trae tres referencias de ejemplo de ferretería: tornillos, tacos y silicona.

Los campos, uno a uno.

Una celda de margen y diez columnas: siete las escribes y tres las calcula la hoja.

• Margen aceptado, % (celda C1): la diferencia que consideras normal. Viene al 2 %. Todo lo que pase de ahí, en positivo o en negativo, se marca.
• Ubicación (A), Referencia (B) y Producto (C): dónde está y qué es.
• Teórico, en unidades (D): el stock que dice tu programa antes de contar. Se copia antes del recuento.
• Contado, en unidades (E): lo que hay de verdad. Lo apunta quien cuenta, sin mirar el teórico.
• Diferencia, en unidades (F), calculada: contado menos teórico. Negativa es falta; positiva, sobra. Queda vacía si no hay cifra contada.
• Diferencia % (G), calculada: la diferencia dividida entre el teórico. Queda vacía si no hay contado o si el teórico es cero.
• Contado por (H) y Fecha (I): el nombre de quien contó y el día. La fecha tiene formato día/mes/año.
• Volver a contar (J), calculada: «Sí» si el valor absoluto de la diferencia en porcentaje supera el margen de C1; «No» si no. Las «Sí» salen en rojo.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

La caja de tornillos 4x40 en A-01-02: teórico de 120, contado 118. La diferencia es de menos 2 unidades, un 1,7 % del teórico. Está por debajo del 2 % y «Volver a contar» dice «No»: se ajusta en el programa.

Los tacos de nylon de 8 mm en A-01-03: teórico 300, contado 260. Diferencia de menos 40, un 13,3 %. Supera el margen: «Sí», en rojo. Esa referencia se vuelve a contar, preferiblemente por otra persona, antes de tocar nada. Puede que sea un error de conteo, una caja mal ubicada en otra estantería o una salida sin registrar. La silicona blanca cuadra: 48 y 48, cero.

En la práctica: antes de contar, copia las referencias de la zona con el teórico; imprime la hoja sin las columnas calculadas o escóndelas; quien cuenta rellena «Contado», su nombre y la fecha. Después se reabre el archivo y se mira la columna J.

Un detalle práctico: el parte sirve también como prueba de lo contado. Guarda una copia por recuento con la fecha en el nombre del archivo, y si más adelante alguien pregunta por qué se ajustó una referencia, tienes quién contó, cuándo y cuánto. Sin esa copia, el ajuste se queda en el programa sin explicación y el siguiente recuento empieza otra vez a ciegas. Cambia el margen en C1 según el producto. Un 2 % para tornillería puede ser mucho para algo caro y poco para algo que se cuenta a granel. Si el margen es distinto por tipo de artículo, haz un parte por tipo.

Errores típicos.

Contar con el teórico delante. La persona que ve «120» y encuentra 118 suele dar 120 por buenos antes de buscar los dos que faltan. Cuenta a ciegas: apunta lo que hay y compara después.

Ajustar sin recontar. Una diferencia grande suele ser un error de conteo, una ubicación equivocada o una salida sin registrar. Resuélvelo antes de corregir el programa, o dejas el inventario más sucio de lo que estaba.

Usar un margen único para todo. Un 2 % en una referencia de 10 unidades son 0,2 unidades: cualquier diferencia de una unidad ya pasa del margen. Para pocas unidades, la diferencia en unidades dice más que el porcentaje.

Olvidar que el teórico cero no calcula porcentaje. Si el programa decía 0 y hay 5, la hoja deja el porcentaje en blanco y «Volver a contar» también. Esas son precisamente las que hay que mirar: ordena por la diferencia en unidades.

Dónde se queda corta.

Es un registro, no un sistema. No ajusta nada en tu programa, no guarda el histórico de recuentos anteriores y no detecta que una referencia falle siempre. Tampoco valora la diferencia en euros: 40 tacos y 4 taladros pesan distinto en la cuenta de resultados, y la hoja los trata igual.

Tampoco impide que alguien teclee el contado sobre la fórmula de otra columna o borre una fila: es una hoja abierta y cualquiera puede estropearla. Protege las columnas calculadas (Revisar, Proteger hoja) si la usa más de una persona. Para saber qué referencias fallan más y contarlas antes hace falta histórico y un criterio de riesgo. Eso queda fuera de una hoja de una pestaña.

O que se rellene sola.

En el sistema de control de stock que montamos, las diferencias entre lo que dice el programa y lo que pasa en realidad se detectan antes del recuento: ventas de productos que figuran sin stock, existencias negativas, referencias que se corrigen a menudo. Te decimos cuáles contar primero, con el motivo.

Puedes ver cómo funciona sobre Excel y probarlo con tus datos pasados en la simulación previa.