Contar poco cada día en vez de parar el almacén: el calendario de recuentos, hecho.

¿Qué es un calendario de inventario cíclico y para qué sirve esta plantilla?

Un inventario cíclico es un recuento permanente: cada día se cuenta una pequeña parte del almacén de forma que, a lo largo del año, todo se cuenta varias veces, y lo que más importa, más a menudo. Frente al inventario general, que obliga a parar y contar todo en un fin de semana, no interrumpe la actividad y corrige los errores cuando son pequeños. La guía de inventario cíclico explica el método con calma.

Lo difícil de hacerlo no es contar, es acordarse de qué toca contar hoy. Esta plantilla resuelve esa parte: guarda cuándo se contó cada referencia, aplica la frecuencia de su clase y te dice qué está vencido. La clase ABC viene de ordenar los productos por el valor que mueven al año, como cuenta la guía de inventario ABC.

Es para almacenes pequeños y medianos con una persona o dos encargadas de contar: material de oficina, ferretería, recambios, un economato. Si ya tienes la clasificación ABC hecha, tardas diez minutos en ponerla en marcha.

Qué trae la plantilla: tres hojas.

«Cómo usarla» con los pasos. «Plan», la hoja de trabajo, con capacidad para 500 referencias. Y «Frecuencias», una tabla pequeña con las tres clases y cada cuántos días se cuenta cada una. Cambias un número ahí y todo el plan se recalcula.

Vienen cuatro referencias de ejemplo (tóner, papel, grapadora y archivador) con sus ubicaciones tipo pasillo-estantería-nivel y fechas de último recuento ya puestas.

Los campos, uno a uno.

Dos tablas: la de frecuencias y la del plan.

• Hoja «Frecuencias», clase y días: A, 30; B, 90; C, 180 de ejemplo. Son números que decides tú según lo que puedes contar a la semana.
• Referencia (A) y Producto (B): identificación en texto libre.
• Ubicación (C): dónde está, por ejemplo A-01-02 (pasillo, estantería, nivel). Sirve para ordenar la ruta de recuento.
• Clase ABC (D): lista desplegable con A, B o C. A son las referencias que más valor mueven; C, las que menos.
• Último recuento (E): fecha en formato día/mes/año de la última vez que se contó.
• Próximo recuento (F), calculado: la fecha del último recuento más los días de la clase, que busca en la hoja Frecuencias con la función BUSCARV (VLOOKUP) y coincidencia exacta. Queda vacío si falta la clase o la fecha.
• Días que faltan (G), calculado: la fecha del próximo recuento menos la fecha de hoy (función HOY, TODAY). Negativo quiere decir que se pasó.
• Estado (H), calculado: «Con retraso» si los días que faltan son negativos; «Esta semana» si son 7 o menos; «Al día» si son más. Rojo, ámbar y sin color.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

Las fechas de ejemplo están calculadas respecto al 2 de noviembre de 2026. El tóner negro es clase A y se contó hace 35 días; como las A se cuentan cada 30, su próximo recuento venció hace 5 días y sale «Con retraso». El papel A4 también es A, pero se contó hace 10 días: le faltan 20 y está «Al día».

La grapadora es clase B, contada hace 80 días con frecuencia de 90: faltan 10 días, «Al día». El archivador es C, contado hace 60 días con frecuencia de 180: quedan 120. Como la fórmula usa la fecha de hoy, los estados cambian solos con el paso de los días y no hace falta tocar nada.

Para ponerla en marcha: borra las cuatro filas, pega tus referencias con su clase y, si no tienes fecha de último recuento, pon la de hoy o una fecha antigua para que aparezcan vencidas. Cada mañana filtra la columna Estado por «Con retraso» y «Esta semana», cuenta esas referencias y escribe la fecha nueva en «Último recuento». La fila se reprograma sola.

Si ves que la lista de «Con retraso» crece, o cuentas menos de lo previsto o las frecuencias son demasiado ambiciosas para el tiempo que tienes. Alarga los días de la clase C antes de abandonar el calendario.

Errores típicos.

Clasificar una sola vez y no volver. Los productos cambian de clase: un artículo que era B se dispara por un cliente nuevo y pasa a A. Revisa la clasificación cada seis meses.

Poner una frecuencia que no se puede cumplir. Si tienes 200 referencias A y cuentas 30 al día, ya no cuentas cada 30 días sino cada semana y pico. La carga diaria sale de dividir las referencias de cada clase entre sus días.

Contar mirando el stock teórico. Quien cuenta tiene que contar a ciegas; si ve la cifra del programa, tiende a confirmarla. Para eso existe la plantilla de parte de recuento.

No registrar el recuento aunque no haya diferencia. Si cuentas y no apuntas la fecha, el plan sigue creyendo que está vencido.

Dónde se queda corta.

La hoja programa fechas, no decide cuánto tiempo cuesta contar ni reparte la carga por día: puedes acabar con 40 referencias vencidas el mismo lunes. Tampoco prioriza por discrepancia: una referencia que cuadra siempre se cuenta con la misma frecuencia que otra que falla cada vez. Un inventario cíclico maduro cuenta antes lo que más se desvía.

Y no está conectada a nada. Las diferencias que encuentres hay que ajustarlas a mano en tu programa, y la fecha del recuento hay que escribirla a mano en la hoja.

O que se rellene sola.

El sistema de control de stock que montamos lee de tu programa los movimientos de cada referencia y detecta por sí mismo cuáles tienen un stock dudoso: ventas sin stock, existencias negativas, saltos inexplicables. Esas son las que merece la pena contar primero. Lo que hace esta hoja con un calendario fijo, el sistema lo hace con riesgo.

Lo ves en la página de control de stock con Excel y puedes comprobarlo con tus datos pasados en la simulación previa.