¿Cómo preparar el stock de la vuelta al cole?

La respuesta corta y para quién es.

Se prepara calculando para cada artículo y para cada tienda la demanda de las tres o cuatro semanas fuertes, añadiendo un margen por lo que cambia de un año a otro y restando lo que ya tienes. Guarda siempre una parte del presupuesto para reponer en septiembre, porque lo que se agota primero no es lo que más pedías sino lo que el cliente trae apuntado en una lista.

Está pensado para papelerías con una o varias tiendas, con material escolar, mochilas, estuches y papelería técnica, que compran a mayoristas o a fabricantes con plazos de una o dos semanas. Si vendes además libros de texto por encargo, esa parte va aparte: se pide contra pedido del cliente y no se calcula con previsión.

Cómo se decide hoy en una papelería y por qué falla.

Lo habitual es abrir el pedido de julio con las ventas de septiembre del año anterior en una hoja y subir o bajar «a ojo» según cómo se vea la campaña. Se pide por artículo en cantidades redondas y casi siempre se reparte entre tiendas por el tamaño del local, no por lo que cada barrio compra de verdad.

Falla por tres sitios. Primero, las ventas del año pasado no son la demanda del año pasado: si el cuaderno de tapa dura se acabó el día 8 de septiembre, todo lo que no vendiste del 8 al 14 no está en el informe. Segundo, el reparto por tamaño de tienda no refleja la zona: la papelería junto a un colegio concertado vende estuches y la del centro vende material de oficina. Tercero, las listas de material que dan los colegios cambian de un curso a otro, y los cambios no llegan al pedido hasta que el cliente llega con la lista en la mano.

La consecuencia es la de siempre: algunos artículos de las listas se agotan en la segunda semana y otros quedan en la estantería hasta Navidad. La campaña es corta y no se puede arreglar con otra semana de pedido.

Paso a paso con un ejemplo: el cuaderno A4 de cuadros en una tienda.

Una papelería con tres tiendas vende un cuaderno A4 de tapa dura. El año pasado, la tienda de Valencia lo vendió del 28 de agosto al 14 de septiembre (18 días): 280 unidades. Pero se quedó sin existencias el 8 de septiembre, a los 12 días. En esos 12 días vendió 280 unidades, unas 23 al día. Los 6 días siguientes, sin existencias, no vendió nada.

Primer paso, reconstruir lo que se perdió. En la tienda de Alicante, que no se quedó sin cuadernos, esos mismos 6 días se vendieron unas 15 unidades diarias. Aplicamos ese ritmo a Valencia: 6 × 15 = 90 unidades perdidas. La demanda real del año pasado fue 280 + 90 = 370, un tercio más de lo que dice el informe de ventas.

Segundo paso, mirar la variación entre años. Con las tres últimas campañas ya corregidas, la demanda de esa tienda fue 340, 370 y 410. La media es 373. Las diferencias con la media son −33, −3 y +37; al cuadrado, 1.089, 9 y 1.369; suman 2.467. Dividido entre 2 (tres años menos uno) da 1.233 y su raíz es 35, la desviación típica. Para un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65) el margen es 1,65 × 35 = 58 unidades.

Tercer paso, el pedido. Objetivo de la tienda: 373 + 58 = 431 unidades. En la tienda quedan 60 de la campaña anterior, así que hay que pedir 371. El proveedor sirve en cajas de 12: 371 / 12 = 30,9, es decir, 31 cajas (372 unidades). Si el proveedor tarda diez días, la fecha límite es diez días antes de que empiece la campaña, y mejor un margen de otros cinco por si el transporte se retrasa.

Errores típicos en la vuelta al cole.

El primero es repartir toda la compra en julio. Mejor pedir en dos tandas: el grueso antes de la campaña y una reserva del 15 o el 20 % del presupuesto para la reposición del 7 al 12 de septiembre, cuando ya sabes qué se mueve. Lo que se agota en la primera semana se repone; lo que va lento, se deja.

El segundo es tratar igual a todos los artículos. El cuaderno básico, el lápiz o el rotulador de uso diario se agotan y se reponen todo el año, y a esos les conviene un nivel de servicio alto. El estuche con licencia de personajes o la mochila de moda caducan: si sobran, no los vende nadie en octubre. Para esos, un nivel más bajo y menos stock, aunque pierdas alguna venta. La guía de stock muerto explica cómo medir lo que se queda sin vender.

El tercero es mirar solo el total y no la talla de la caja. Si el proveedor sirve en cajas de 12 y tu venta prevista en una tienda es de 40, no pidas 40: pide 36 o 48 según lo que cueste quedarte corto o largo, y deja que la otra tienda absorba la diferencia con un traslado.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema hace lo del ejemplo para cada artículo y cada tienda a la vez: reconstruye la demanda de las campañas anteriores teniendo en cuenta los días sin existencias, calcula el margen por variación y propone la cantidad por tienda redondeada a cajas. Tú ves el porqué de cada cifra y la cambias si sabes algo que el sistema no sabe, como que un colegio ha cambiado la lista.

Durante la campaña lee las ventas cada día y propone cada semana qué reponer, con prioridad para lo que se acaba antes. La landing de papelerías explica cómo se conecta a tu programa de ventas, y la pieza de previsión de demanda detalla cómo se trata la estacionalidad. El manual de referencia Forecasting: Principles and Practice describe el método de Holt-Winters para series con un patrón estacional que se repite con periodo fijo, como una campaña anual.

Un aviso de honestidad: una campaña por año da muy poco historial. Con tres o cuatro campañas, cualquier método tiene poca base, y el sistema se apoya además en la venta del resto del año y en las campañas de las demás tiendas. Para artículos nuevos de la lista, sin historial, el mismo manual recuerda que el juicio de las personas suele ser el único método disponible y que conviene anotar el razonamiento para evaluarlo después. Aquí el sistema te enseña la cifra y tú pones el criterio.

Qué datos hacen falta.

Las ventas por artículo, tienda y día de al menos las tres últimas campañas, el stock actual por tienda y, si lo tienes, el día en que cada artículo se quedó sin existencias. Si no lo tienes, se estima mirando los días con venta cero entre días con venta alta. Hacen falta también la unidad de compra de cada proveedor (cajas de 12, packs de 5) y su plazo real.

Un usuario de solo lectura de tu programa de ventas basta para leerlo. Si tus ventas están en una hoja de cálculo o en un TPV con exportación, se carga también. Las listas de los colegios no hacen falta en digital: se cruzan con lo que cambia en las ventas de la primera semana.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes una sola tienda pequeña, con unos cientos de artículos y compras a un único mayorista que sirve en 24 horas, una hoja de cálculo con la demanda real reconstruida a mano da casi lo mismo y es gratis. Un sistema sirve cuando son varias tiendas, cientos de referencias o proveedores con plazos largos, es decir, cuando la hoja ya no cabe en la cabeza de una persona.

Tampoco merece la pena para el libro de texto por encargo ni para la parte de papelería de oficina de clientes fijos: ahí compras contra pedido, no con previsión.

Cómo empezar.

Lo más sencillo es repetir la campaña pasada: con tus datos se simula lo que habría propuesto el sistema en julio del año anterior y se compara con lo que hiciste de verdad, artículo por artículo. Se explica en simulación con tus datos. Si prefieres empezar por un análisis sin compromiso de tus cifras, está el análisis gratuito. Cuanto antes se haga, más margen queda antes de julio.